MANAJEMEN KANTOR
REVIEW
DISUSUN GUNA MEMENUHI PENILAIAN
MATA KULIAH MANAJEMEN KANTOR
Oleh:
Betty
Nugrahanti Mawengku
NIM.
14020413060045
PROGRAM STUDI DIPLOMA III ADMINISTRASI
PERKANTORAN
FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS
DIPONEGORO
SEMARANG
2014
DAFTAR ISI
Daftar
Isi………………………………………………………………………………2
PEMBAHASAN
A.
Peran dan Tanggung
Jawab…………………………………………………...3
B.
Penetapan Pedoman dan Prosedur
Kantor…………………………………….5
C.
Penanganan Staf Kantor……………………………………………………...9
D.
Efektivitas Kepemimpinan…………………………………………………..17
E.
Pentingnya Hubungan Baik dengan
Pelanggan……………………………...22
Daftar
Pustaka
PEMBAHASAN
A. Peran dan Tanggung Jawab
Seorang manajer kantor mempunyai banyak
tanggung jawab dan mengerjakan banyak hal, antara lain;
1. Perencanaan,
yaitu membuat rancangan masa depan.
2. Pengaturan,
yaitu mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya penting.
3. Pengambilan
keputusan, yaitu meneliti informasi yang relevan dan memilih rangkaian
tindakan.
4. Komunikasi,
yaitu memberi dan menerima umpan balik.
5. Pemberian
Motivasi, yaitu menggunakan kemampuan hubungan
masyarakat untuk merangsang produktivitas karyawan.
6. Tindakan,
yaitu menerapkan rencana dan keputusan.
7. Pengendalian,
yaitu membandingkan kinerja dengan rencana.
8. Evaluasi,
yaitu menganalisis hasil dengan usaha, waktu dan biaya.
9. Kepemimpinan,
yaitu menunjukan melalui contoh bahwa tim kantor produktif, professional dan
positif.
Sasaran utama menjadi Perencana Yang
Efektif ialah memenuhi tanggung jawab serta memenuhi kebutuhan konsumen dan
karyawan secara memuaskan. Berarti harus mengkaji hal yang penting hal-hal yang
penting, menentukan arah melangkah, merumuskan sasaran dan merancang rencana
jangka pendek dan jangka panjang untuk mencapai tujuan.
Langkah-langkah untuk menciptakan visi
kantor;
a. Menentukan
posisi sekarang.
b. Menentukan
posisi yang ingin dicapai di masa depan.
c. Mengumpulkan
informasi.
d. Meramalkan
kemungkinan kejadian masa depan.
e. Membuat
gambaran masa depan.
f. Menentukan
sasaran yang bisa dicapai.
g. Menyusun
rencana untuk mencapai sasaran.
h. Mengawasi
kemajuan, memperoleh umpan balik, dan membuat penyesuaian.
i. Mencapai
sasaran.
Perencanaan tidak pernah berhenti. Setiap
tahap dalam proses perencanaan membawa semakin dekat dengan kesuksesan.
Agar dapat membuat rencana secara efektif,
harus mempu menetapkan dan mencapai sasaran bagi diri sendiri dan bagi
organisasi.
Sasaran;
1. Merupakan pernyataan yang ingin dicapai.
2. Harus dikembangkan dengan
input dari semua pihak terkait.
3. Bersifat khusus dan bisa diukur.
4. Menggambarkan kriteria yang digunakan untuk menentukan terpenuhinya
sasaran.
5. Biasanya mencakup kerangka waktu
penyelesaian, meskipun beberapa
sasaran berkelanjutan, seperti sasaran
bagi karyawan yang menjalankan
fungsi pemrosesan rutin.
6. Harus bersifat menantang dan dapat
dicapai.
7. Harus diganti dengan sasaran baru jika
kebutuhan pekerjaan berubah atau
satu proyek tertentu telah selesai.
8. Harus konsistenn dengan standar kantor.
Dengan sistem kontrol yang baik, bisa
membuat pekerjaan mengalir ke kantor. Ketika memulai satu proyek, membutuhkan
satu sistem untuk memastikan proyek tersebut berjalan berdasarkan rencana
menuju sasaran.
Sebelum proyek dimulai;
· Tentukan
hasil yang diharapkan.
· Sebutkan
langkah-langkah utama.
· Tentukan
kerangka waktu.
· Buatlah
jadwal.
· Tentukan
sumber daya yang dibutuhkan.
· Tetapkan
titik pemeriksaan.
· Dapatkan
pemahaman dan dukungan dari anggota tim.
Selama pekerjaan dilakukan;
§ Meminta
laporan dan berita terbaru dan lengkap.
§ Menindaklanjuti
pada titik pemeriksaan tertentu.
§ Memantau
motivasi anggota tim.
Setelah pekerjaan selesai;
o
Mengevaluasi kinerja dan mengambil
tindakan untuk meningkatkan kinerja, jika perlu.
o
Menghargai kinerja dan prestasi yang
baik.
Kunci lain untuk menjaga aliran kerja
adalah dengan menerapkan manajemen waktu yang efektif. Dimulai dengan mengkaji
kebiasaan kerja dan memastikannya sudah produktif mungkin.
Apa yang terjadi jika karyawan tidak tahu
cara mengerjakan tugasnya, tidak bisa mengerjakan tugasnya karena ada sesuatu
yang menghambat atau tidak mau mengerjakan tugas mereka? Mereka menjadi tidak produktif dan mereka
melakukan “Korupsi Waktu”. Korupsi waktu adalah hilangnya waktu sehingga
merugikan perusahaan.
Korupsi
waktu bisa berbagai macam;
1. Tambahan
waktu pada jam istirahat atau makan siang.
2. Sering
ke kamar mandi.
3. Telepon
pribadi yang lama.
B. Penetapan Pedoman dan Prosedur
Kantor
Setiap kantor membutukan pedoman dan
prosedur yang mendukung organisasi tanpa melimpahkan beban berat.
Pedoman
dan prosedur yang efektif;
1. Bersifat
realitis dan mudah dimengerti.
2. Bisa
dikembangkan dengan masuk dari karyawan.
3. Harus
disampaikan, dipahami dan diterima oleh karyawan.
4. Harus
fleksibel terhadap revisi ketika alasan bisnis membutukan perubahan.
Beberapa
contoh pedoman standar kantor meliputi;
a. Papan
Pengumuman Buletin Wajib (peraturan pemerintah pusat atau pemerintah daerah).
b. Laporan
Belanja Kantor dan Aturan Kepatuhan.
c. Aturan
Berpakaian.
d. Kehadiran.
e. Aturan
Kerja.
f. Pencegahan
pelecehan Seksual.
Papan pengumuman Buletin wajib, perusahaan
harus menempelkan pemberitahuan tertentu yang diwajibkan oleh hukum dan
peraturan pemerintahan pusat dan pemerintah daerah.
Peratuaran
oleh pemeritah pusat maupun pemerintah daerah dapat berupa;
1. Upah
Minimum.
2. Kesetaraan
Kesempatan Kerja, dapat meliputi:
a. Diskriminasi
Usia dalam Undang-Undang Tenaga Kerja.
b. Undang-Undang
Warga Negara Penyandang Cacat.
c. Undang-Undang
Kesetaraan Upah.
d. Undang-Undang
Rehabilitasi.
e. Undang-Undang
Hak Sipil.
3. Undang-Undang
Perlindungan Karyawan.
4. Undang-Undang
Cuti Berobat dan Keperluan Keluarga.
5. Undang-Undang
Perlindungan Kesehatan dan Keselamatan Kerja.
Setiap kantor membutuhkan pedoman laporan
pengeluaran kantor. Kantor harus mempunyai standar penagihan pembayaran untuk
menjadi pedoman karyawan yang mengadakan pengeluaran berkaitan dengan bisnis.
Kontrol yang teliti bisa menambah
kesehatan keuangan organisasi.
Beberapa
rekomendasi untuk pengontrol pengeluaran;
· Semua
pengeluaran harus sesuai dengan kebutuhan kantor.
· Tentukan
batas biaya untuk pos tertentu, seperti makan siang kantor, hadiah untuk
pelanggan dan pembeli nonrutin.
· Pusat
pembelian persediaan, perlengkapan, teknologi dan biaya perjalanan supaya
mendapatkan sejumlah potongan dan menjaga konsistensi perusahaan.
· Awasi
pengguna kartu kredit perusahaan.
· Semua
item yang melebihi batas biaya harus mendapat persetujuan.
Aturan berpakaian harus menunjukan tugas
yang sedang dikerjakan dan karakter bisnis. Karyawan yang berhubungan langsung
dengan pelanggan harus berpakaian dengan baik untuk membuat pelanggan merasa
sekaligus untuk menunjukkan kesan kompetensi dan keahlian. Aturan berpakaian
bisa menjadi persoalan sensitif bagi manajer dan karyawan.
Secara umum, ketidakhadiran merupakan hari
libur yang tidak terjadwal, kecuali untuk hari libur karena;
o
Wisata dan libur yang dibiayai kantor.
o
Cuti melayat.
o
Libur pemilu
o
Ketidak hadiran yang dilindungi hukum
misalnya Undang-Undang Cuti Berobat atau keperluan keluarga.
Secara umum, eratuaran kerja berlaku untuk
seluruh karyawan ketika mereka mengerjakan bisnis perusahaan atau ketika mereka
menggunakan kendaraan kantor. Meskipun tidak mungkin menyediakan daftar penuh
peraturan kerja yang berkaitan dengan perilaku dan kinerja, contoh-contoh larangan berikut ini bisa membantu menentukan peraturan yang bisa diterapkan di kantor;
a. Menggunakan
bahasa kasar dan mengintimidasi aau sikap yang kurangg tepat di lingkungan
kantor.
b. Mengizinkan
orang luar menggunakan kendaraan kantor atau property kantor.
c. Mengubah
atau memalsukan laporan kantor dan surat lamaran karyawan.
d. Bersikap
kasar atau mengancam di lingkungan kantor.
e. Membangkang
atau menolak melaksanakan tugas yang diberikan.
f. Meninggalkan
kantor bagian atau lingkungan perusahaan tanpa izin sebelum akhir jam kerja
yang dijadwalkan.
g. Menyalahgunakan,
menyelewengkan atau memindahkan dana atau properti kantor tanpa izin.
h. Memiliki,
menyalurkan, menjual, menggunakan atau terpengaruh minuman beralkohol atau
obat-obatan ketika bekerja atau ketika
berada di lingkungan kantor.
i. Menyebarkan
atau menyalahgunakan informasi rahasia tentang perusahaan atau pelanggan atau
pemasok.
j. Pelecehan
seksual atau kejahatan lain terhadap karyawan dan pemasok.
k. Tidur
ketika bertugas.
l. Merokok
di tempat terlarang atau di tempat-tempat dengan tanda “dilarang merokok”
m. Kinerja
yang tidak memuaskan atau kelalaian fatal.
n. Melanggar
peraturan keselamatan, kesehatan atau keamanan.
Pelecehan adalah segala bentuk periku
seksual yang membuat seseorang merasa tidak nyaman, dan bisa berupa;
· Pria
melecehkan wanita.
· Wanita
melecehkan pria.
· Seseorang
melecehkan orang lain dengan jenis kelamin yang sama.
Jika kinerja seseorang di pengaruhi oleh
sikap, tindakan atau bahasa yang tidak menyenangkan secara berulang, di situlah
terjadi pelecehan.
Situasi-situai
di bawah ini bisa dianggap sebagai pelecehan seksual;
§ Seseorang
dibuat merasa bahwa dia harus tunduk atau menerima ajakan seks sebagai syarat
menjadi karyawan.
§ Seorang
pria memandangi tubuh seorang wanita ketika sedang berbincang.
§ Seseorang
dipengaruhi hingga merasa tunduk atau menolak ajakan seks akan mempengaruhi
pekerjaan, kemajuan, evalusai atau penugasan.
§ Baju
seorang karyawan wanita yang kurang pantas merusak konsentrasi rekan-rekan
kerja yang lain.
§ Tindakan
seksual dimaksudkan untuk mengganggu kinerja seseorang.
§ Seseorang
tersinggung dengan lelucon mesum .
§ Seseorang
merasa terintimidasi secara seksual oleh lingkungan kerja.
§ Atasan
berkali-kali mengajak bawahannya untuk berkencan.
§ Pujian
yang tidak diinginkan dengan nada tambahan berbau seksual yang dilakukan
berulang-ulang.
§ Seseorang
bersikap ramah, menepuk orang lain di bagian yang membuat orang lain tersebut
merasa tidak nyaman.
C.
Penanganan
Staf Kantor
Orang yang dipilih harus dinilai dengan
seksama sesuai dengan gambaran kerja tertulis untuk memastikan bahwa dia
mempunyai kemampuan dan pengalaman yang memenuhi persyaratan kerja. Kesuksesan tertinggi
organisasi terkait erat dengan kualitas keputusan dalam memperkerjakan orang.
Enam langkah untuk membantu memperjelas
keputusan dalam memperkerjakan orang;
1. Pelajari
deskripsi kerja untuk memastikan bahwa deskripsi tersebut adalah yang terbaru.
2. Libatkan
staf-staf utama untuk memastikan bahwa deskripsi kerja mencemarkan kewajiaban
kerja. Tulislah uang deskripsi kerja tersebut berdasarkan masukan.
3. Siapkan
daftar pertanyaan hukum khusus untuk ditanyakan kepada kandidat.
4. Catatlah
jawaban wawancara dalam bentuk skala.
5. Tentukan
kandidat terbaik dengan mempelajari penilaian yang berupa skala.
6. Buatlah
tawaran kerja.
Harus melindungi hak-hak karyawan dan
perusahaan berdasarkan undang-undang EEO (Equal Employment Opportunity)
pemerintah pusat yang berlaku. Harus merekrut, menyeleksi, mempekerjakan,
memindah, dan member kenaikan jabatan pada karyawan dan mengatur seluruh
kompensasi dan program bonus karyawan berdasarkan kualifikasi dan kinerja
masing-masing, dengan tidak memandang ras, agama, jenis kelamin, Negara asal,
usia, warna kulit, cacat fisik atau mental (atau yang dianggap sebagai
kekurangan), status veteran atau veteran cacat.
Pedoman yang memberikan cara positif untuk
memenuhi persyaratan EEO;
a. Undang-undang
EEO sangat rumit dan masih terus diuji dan ditafsirkan. Waspadai perubahannya.
b. Ciptakan
dan pelihara suasana dalam organisasi yang menunjukkan bahwa mengerti tentang
kebijakan EEO dan mendukungnya.
c. Cegah
tindakan-tidakan diskriminasi dalam bentuk apa pun oleh siapa pun di kantor.
Bahkan kejadian yang seperti sepele bisa membuat orang tidak nyaman dan
menimbulkan tuntutan diskriminasi dan penyelidikan lanjut.
d. Analisis
posisi yang di atur untuk memastiakan kualifikasi wajib orang yang akan mengisi
posisi tersebut berdasarkan persyaratan kerja yang terpercaya.
e. Pastikan
tidak ada tindakan-tindakan diskriminasi dalam setiap perekrutan.
f. Carilah
kemungkinan ketidakadilan dalam hal gaji, tugas kerja, proyek khusus, pelatihan
dan praktis promosi sesuai wewenang lalu perbaikilah ketidakadilan tersebut.
g. Lakukan
upaya untuk mendukung dan membantu wanita kaum minoritas dan orang-orang cacat
yang mempunyai kualitas untuk maju dalam perusahaan.
h. Catatlah
semua tindakan disiplin yang diambil dan alasan pemilihan, pemberhentian,
pemindahan, kenaikan jabatan atautindakan personal lainnya.
i. Jangan
abaikan karyawan yang tidak memuaskan. Jika seorang karyawan tidak dapat
memjalankan tugasnya, berhentikan atau pindahkan dia ke posisi yang lebih
sesuai.
Pengakuan dan pemanfaatan kemampuan dan
pengalaman orang lain melibatkan mereka dalam pembinaan hubungan baik, rasa
hormat, kepemilikan dan kesetiaan. Semakin tinggi semangatnya, semakin rajin
karyawan tersebut bekerja dan hasilnya adalah produktivitas yang meningkat.
Bisnis menerima banyak keuntungan dengan
mengakui dan mendorong keragaman tenaga kerja. Di antara keuntungan-keuntungan
tersebut, pertimbangkan 3 dampak ekonomi terbesar berikut ini;
1) Meningkatkan
daya beli.
2) Mengurangi
biaya dengan mengurangi pergantian karyawan
3) Mendapatkan
keuntungan dari produktivitas, kreativitas, dan inovasi seluruh karyawan.
Deskripsi kerja yang disusun secara
professional meliputi kelima elemen berikut ini;
1. Tujuan
kerja.
2. Tugas
karyawan dalam pekerjaan tersebut.
3. Bagaimana
pekerjaan tersebut dilaksanakan?
4. Hubungan
antarmanusia atau ketrampilan pribadi apa yang diperlukan?
5. Kualitas
fisik apa yang penting?
Setelah menyusun deskripsi kerja, siap
menguji calon karyawan dengan kriteria yang sudah ditetapkan. Ikuti saran-saran
berikut ini untuk melakukan wawancara yang efektif;
·
Gunakan wawancara telepon untuk
mendapatkan informasi dan menyaring kandidat.
·
Tentukan bagian resume yang paling
penting untuk posisi yang ditawarkan.
·
Pelajari pengalaman kerja kandidat
sebelum menawarkan kesempatan wawancara untuk posisi yang tersedia.
·
Lakukan wawancara di tempat yang bebas
gangguan.
·
Ciptakan suasana yang santai. Buatlah
kandidat nyaman.
·
Buatlah pertanyaan bebas yang
membutuhkan jawaban lebih dari sekedar “ya” dan “tidak”.
·
Gunakan beberapa pertanyaan penilaian
diri yang menuntut kandidat untuk menampilkan kemampuan penalaran atau pemecahan
masalah.
·
Aturlah situasi hipotesis yang
mengharuskan kandidat menunjukan ketrampilan menjelaskan dan menyelesaikan
masalah.
·
Galilah pengalaman dan pendidikan
kandidat yang berhubungan dengan syarat pekerjaan.
·
Simaklah baik-baik dan ulangi item-item
kunci yang dikatakan oleh kandidat.
·
Buatlah catatan di kertas lain selain
kertas lamaran atau resume. Ingatlah bahwa semua catatan bisa dijadikan dasar
tindakan hukum.
·
Evaluasi semua kandidat dengan criteria
yang sama.
·
Ajukan wawancara tambahan dengan kandidat
yang paling berpotensi dan bersama pegawai personalia utama yang lain.
·
Periksalah referensi dengan seksama.
·
Buatlah tawaran pekerjaan tertulis untuk
kandidat yang paling berpotensi.
Selam wawancara, bersiaplah untuk membahas
informasi tentang pekerjaan dan perusahaan berikut ini;
o
Sejarah perusahaan, termasuk produk dan
layanan andalan.
o
Visi dan misi perusahaan.
o
Deskripsi kerja yang menjelaskan
kewajiban dan tanggung jawab.
o
Cara dan waktu kinerja akan dievaluasi.
o
Jam kerja, peraturan dan informasi lain
mengenai kantor.
o
Informasi kompensasi dan tunjangan
kantor.
Orientasi karyawan yang cermat merupakan
kegiatan penting yang juga akan dilakukan sebagai seorang manajer kantor.
Seringnya, sikap seorang karyawan terhadap organisasi yang akan dia tempati
ditentukan di hari-hari pertamanya.
Program orientasi harus meliputi hal-hal
berikut;
§ Sambutan
yang halus.
§ Perkenalan
dengan orang-orang penting di kantor.
§ Mempelajari
kantor dan gedung, termasuk pintu darurat.
§ Gambaran
hal-hal penting seperti jam kerja dan peraturan kerja, tunjangan, prosedur
darurat, keselamatan, kebijakan kehadiran, dan lain-lain.
§ Gambaran
kewajiban kerja dan syarat minimum kerja.
§ Gambaran
pelatihan awal yang akan diterimma karyawan.
§ Waktu
bagi karyawan untuk menyesuaikan diri dengan area kerja.
§ Meja
atau ruang kerja yang lengkap.
§ Dokumen,
seperti buku catatan laba, buku telepon perusahaan, dan lain-lain.
§ Tugas
pertama.
Setiap
program pelatihan terdiri dari empat langkah;
1. Tentukan
cara mengerjakan tugas.
2. Perencanaan
pelatihan.
3. Berikan
Pelatihan.
4. Evaluasi
pelatihan.
Banyak manajer kantor yang percaya bahwa
masa pelatihan kerja adalah salah satu bentuk pelatihan efektif. Tetapi, masa
pelatihan bisa berhasil hanya jika membuat rencana yang baik. Berikut ini yang
harus ada dalam program masa pelatihan;
a. Daftar
tugas, standar kinerja, rencana dan materi pelatihan untuk masing-masing tugas.
b. Pelatihan
yang bersedia melatih dan memahami
prinsip-prinsip pelatihan dasar.
c. Materi
tertulis, seperti manual dan buku kerja untuk mencatat apa yang diajarkan.
d. Waktu
yang cukup untuk melatih dengan benar.
e. Peralatan
dan persediaan penting untuk dapat melaksanakan pelatihan kerja yang efektif.
f. Sarana
untuk mengevaluasi pelatihan.
Seorang manajer yang efekti mengetahui
cara melatih dan member bimbingan kepada karyawannya. Bimbingan dan pelatihan
mempunyai beberapa kesamaan. Terkadang keduanya saling tumpang tindih.
Penyebab utama;
§ Kurangnya
pengetahuan mengenai tanggung jawab kerja.
§ Masalah
pribadi karyawan.
Gejala;
o
Kinerja atau masalah perilaku.
Pendekatan yang diharapkan;
· Bimbingan
· Pelatihan
Untuk meningkatkan produktivitas kantor,
harus membuat karyawan bangga dengan tugas dan prestasi mereka. Setiap karyawan
ingin merasa puas akan kontribusi mereka. Kepuasan berkaitan dengan lima
kebutuhan dasar yang ditetapkan oleh psikolog Abraham Maslow, yang mengamati
bahwa setiapn orang mempunyai kebutuhan dasar yang sama antara lain;
1. Kebutuhan
bertahan hidup.
2. Kebutuhan
akan rasa aman.
3. Kebutuhan
akan kasih saying.
4. Kebutuhan
akan pengakuan.
5. Kebutuhan
akan aktualisasi diri.
Sasaran kinerja yang ditetapkan menentukan
dua hal;
1. Pekerjaan
yang ingin diselesaikan.
2. Cara
menyelesaikannya.
Penilaian kinerja memiliki 3 fungsi dasar;
1) Untuk
member umpan balik yang cukup bagi masing-masing karyawan dalam hal kinerja.
2) Sebagai
ajang diskusi empat mata tentang penyesuaian atau perubahan terhadap tujuan
kinerja yang ada.
3) Menyediakan
data bagi manajer atau supervisor supaya bisa menilai karyawan, tugas kerja dan
kompensasi.
Penilaian kinerja formal harus
dilakukan;
o
Secara teratur dan tertulis.
o
Pada waktu dan tempat yang ditentukan
sebelumnya, bebas dari gangguan.
o
Menggunakan dokumen yang bisa di jadikan
acuan untuk merangkum kinerja.
o
Terpisah dari tinjauan kompensasi.
o
Dengan tindak lanjut tertulis yang
mengurangi semua rencana tindakan yang berasal dari sesi kinerja.
Delapan
langkah menuju penilaian kinerja yang lebih efektif;
1. Ketika
seorang karyawan dipekerjakan atau ditugaskan ke kantor, sediakan deskripsi
tertulis mengenai perilaku dan kualitas yang diperlukan untuk tugas tersebut.
2. Tetapkan
sasaran khusus bersama karyawan dan tuliskan kesepakatan tersebut.
3. Pastikan
sasaran tersebut adil dan masuk akal sehingga memudahkan mengevaluasi kinerja
karyawan.
4. Jelaskan
bahwa proses kajian kinerja dirancang untuk mengevaluasi cara pencapaian
sasaran dan sarana yang digunakan karyawan untuk mencapainya.
5. Dapatkan
kesepakatan dengan karyawan tentang criteria perilaku dan kinerja yang ingin
dicapai.
6. Tetapkan
tanggal untuk tinjauan pertama. Pastikan menjadwalkan tinjauan pertama selama
masa percobaan yang ditentukan oleh kantor.
7. Awasi
karyawan selama masa tinjauan serta catatlah insiden perilaku yang memengaruhi
kinerja karyawan atau menggambarkan pola perilaku.
8. Jadwalkan
penilaian actual jauh sebelumnya untuk memungkinkan karyawan mempersiapkan
diri.
Jika bertanggung jawab atas evaluasi
kinerja, ingatlah untuk: berkonsentrasi pada kinerja yang diukur berdasarkan
harapan yang dipahami semua pihak.
Beberapa
kesalahan umum adalah;
· Prasangka:
hal-hal yang membuat kita cenderung bereaksi yang tidak ada hubungannya dengan
kinerja, seperti misalnya gender, suku, agama, pendidikan, latar belakang
keluarga, usia, dan lain-lain.
· Penilaian
sifat: terlalu banyak perhatian pada sifat yang tidak berhubungan dengan
pekerjaan dan hal-hal yang sulit untuk diukur. Yang termasuk contohnya adalah
fleksibilitas, ketulusan, dan keramahan.
· Penekanan
yang terlalu berlebihan pada kinerja yang baik atau kurang baik pada satu atau
dua tugas yang bisa menyebabkan kajian yang tidak seimbang atas keseluruhan
kontribusi.
· Mengandalkan
kesan dari pada fakta.
· Membuat
karyawan bertanggung jawab atas akibat dari factor-faktor di luar kemampuannya.
· Gagal
menyediakan kesempatan persiapan sebelumnya bagi masing-masing karyawan.
Karyawan yang bekerja dalam suasana yang
santai akan lebih leluasa untuk membahas kekurangan mereka pada saat penilaian.
Jika hal ini terjadi, manajer bisa bersikap suportif dengan mengatakan
misalnya, “Bagus sekali”. Apa yang bisa kita lakukan untuk memperbaiki situasi
ini?”
Beberapa karyawan mungkin tidak menyadari
bahwa mereka gagal memenuhi harapan. Kadang-kadang, mereka merasa bahwa
semuanya baik-baik saja karena mereka melihat ada orang lain yang melakukan hal
yang sama.
Sebelum bertindak untuk memperbaiki
kinerja yang tidak memuaskan, terlebih dahulu harus meninjau harapan bersama
karyawan, Jika karyawan tersebut tidak menyadari harapan ini, mereka harus
diberi penjelasan dan mereka harus berkomitmen untuk memenuhinya. Jika harapan
itu tidak terpenuhi karena alasan lain, manajer harus terlebih dahulu
mempelajari penyebabnya dan menyepakati rencana tindakan perbaikan yang akan
dilaksanakan bersama karyawan.
Harus mengikuti prosedur khusus untuk
menangani karyawan dengan kinerja lemah. Langakh-langkah berikut ini perlu
diambil ketika kinerja seorang karyawan tidak memuaskan.
o
Langkah 1: Pelatihan
o
Langkah 2: Peringatan Verbal
o
Langkah 3: Peringatan Tertulis
o
Langkah 4: Percobaan
o
Langkah 5: Pemberhentian
Ketika memutuskan untuk mempekerjakan
seseorang sebaiknya ada kecocokan antara pekerjaan dan karyawan.
D.
Efektifitas
Kepemimpinan
Jika mempunyai kemampuan komunikasi yang
kuat, akan lebih efektif daripada rekan kerja yang tidak mempunyai kemampuan
tersebut. Seorang komunikator yang baik mengetahui apa yang harus dikatakan dan
cara mengatakannya secara verbal maupun tertulis, di dalam rapat kecil kantor
atau di hadapan banyak orang.
Kemampuan komunikasi yang efektif akan;
§ Meningkatkan
rasa percaya diri, kredibilitas, dan kompetensi.
§ Mengurangi
kesalahpahaman dan kebingungan.
§ Menghemat
waktu semua orang.
§ Membantu
menegosiasikan posisi dalam hal proyek dan anggaran.
Kemampuan tersebut juga berguna di rumah,
dalam organisasi nirlaba dan keanggotaan dalam asosiasi professional.
Menyimak secara aktif yaitu menunjukan empati kepada pembicara,
menghindari penilaian, menyimak fakta, emosi, kebutuhan dan maksud. Kiat
berikut ini akan membantu meningkatkan keterampilan menyimak;
a. Belajar
member jeda pada saat berbicara.
b. Pikirkan
sudut pandang orang lain.
c. Cermatilah
tindakan nonverbal.
d. Jangan
menyela.
e. Carilah
maksud sebenarnya dan temukan apa yang tersirat.
f. Bersikap
setuju ketika menyimak.
g. Ulangi
perkataan pembicara untuk memperjelas.
h. Berhenti
berbicara atau diam tetapi memperhatikan.
Ketika menyimak;
§ Perhatikan
apa yang disampaikan orang lain ketika orang tersebut menyampaikan orang lain
ketika orang tersebut menyampaikannya.
§ Perhatikan
minat dengan mengangguk, kontak mata dan senyum.
Ketika merencanakan komunikasi;
o
Berfokuslah pada tidak lebih dari tiga
poin penting.
o
Komunikasikan informasi teknis dengan
menyampaikan ide sederhana terlebih dahulu dilanjutkan dengan ide yang lebih
rumit.
o
Buatlah gambaran dengan menggunakan
cerita dan contoh nyata yang familier.
o
Gunakan cerita dengan hemat dan tepat.
o
Pahami benar topik.
o
Rencanakan poin-poin yang akan
disampaikan dan siapkan argument.
o
Sebutkan keinginan dan jika mendengar
kata “Tidak”, mulailah berunding.
o
Pastikan komunikasi menjelaskan kepada
orang dengan cara, beriakan manfaat bagi orang lain.
o
Lakukan latihan mental komunikasi dengan
menggambarkannya tepat seperti yang diinginkan.
Umpan balik adalah sarana untuk memperkuat
sikap positif atau meminta perubahan atas sikap negatif. Umpan balik harus
dilakukan secara diplomatis. Umpan balik harus bersifat khusus dan berguna.
Pilihlah kata-kata terbaik supaya pendengar mengerti bahwa sikapnya
berpengaruh. Pastikan waktunya tepat, dan sebisa mungkin hindari gangguan. Sampaikan
maksud dengan tenang, jelas, dan masuk akal. Ketika memberi umpan balik,
pastikan: siap untuk mendengarkan dan menerima.
Langkah-langkah pemberian umpan balik;
1. Deskripsikan
perilaku.
2. Berikan
informasi nyata berdasarkan pengamatan dan tindakan.
3. Katakan
detail-detail khusus, dengan mengutip contoh-contoh terbaru.
4. Berfokuslah
pada sikap dan informasi yang dapat berubah yang bisa bermanfaat bagi penerima.
5. Gambarkan
dampaknya dan perubahan yang diharapkan.
6. Gunakan
kalimat dengan kata “saya”, bukan “Anda”. Hindari pernyataan kritis dan
evaluatif.
7. Gunakan
bahasa tubuh yang tepat dan menenangkan.
Komunikasi telepon yang efektif. Suara
merupakan alat paling penting saat menelpon, karena tidak menggunakan ekspresi
wajah atau gerakan tubuh untuk membantu menyampaikan pesan.
Manajer yang efektif adalah pemimpin tim,
yang menyatukan seluruh karyawan untuk mencapai sasaran bersama. Manajer kantor
sering bertanggung jawab untuk membentuk sekaligus memimpin tim. Menjaga agar
tim selalu mengetahui perkembangan terbaru merupakan salah satu tanggung jawab
terpenting sebagai seorang pemimpin tim.
Perencanaan adalah kunci tim yang efektif
dan produktif. Perencanaan yang baik akan menghindarkan tim dari kebingungan
dan usaha yang berulang. Tanpa perencanaan yang cermat: waktu, usaha, dan uang
sering terbuang percuma.
Tujuh
aturan bagi pemimpin tim;
1. Pastikan
sasaran dikomunikasikan dengan jelas dan dipahami.
2. Berikan
kesempatan untuk bertemu dan bertukar ide dengan anggota tim yang lain.
3. Perlakukan
karyawan secara setara dan berilah masing-masing kesempatan untuk member
kontribusi.
4. Jadilah
teladan dengan cara mendukung kebijakan dan prosedur perusahaan.
5. Bersikap
konsisten dan positif. Bukan ucapan dengan tindakan.
6. Tetap
bersikap tenang walaupun di bawah tekanan.
7. Selalu
penuhi janji pada semua karyawan.
Kebanyakan dari kita menghabiskan banyak
waktu untuk rapat. Daripada menghabiskan waktu untuk rapat, belajarlah menggunakan
rapat tim untuk memberi motivasi dan meningkatkan kretifitas.
Sebagai besar keputusan melibatkan unsur
risiko atau ketidakpastian. Pemimpin yang baik adalah pembuat keputusan yang
baik walaupun harus mengambil resiko. Membantu mengembangkan kemampuan
pengambilan keputusan, agar menjadi pemimpin yang lebih efektif;
· Tentukan
permasalahannya.
· Kumpulan
fakta.
· Ujian
pilihan.
· Buatlah
keputusan.
· Sampaikan
keputusan kepada pihak yang terlibat langsung.
Manajer yang baik mengetahui cara
menciptakan situasi win-win (sama-sama untung) dan membuat setiap orang
bergerak mencapai sasaran. Tetapi untuk mempelajari kemampuan ini butuh
kemampuan berkompromi dan mempertimbangkan banyak sudut pandang secara
bersamaan.
Meskipun semua orang sudah menyepakati stu
sasaran, perselisihan masih bisa terjadi. Berikut ini tujuh saran untuk
menyelesaikan konflik;
1. Jadwalkan
rapat dengan pihak yang terlibat untuk mendiskusikan situasi yang terjadi.
2. Saat
rapat, katakana bahwa ada konflik yang sedang terjadi.
3. Gunakan
pertanyaan “Saya” untuk menghindari tuduhan.
4. Ajukan
pertanyaan yang mengharuskan orang lain membahas situasi yang ada.
5. Ulangi
perkataan lawan bicara, merupakan cara yang baik untuk memastikan bahwa
memahami apa yang didengar.
6. Nyatakan
keinginan semua pihak.
7. Sepakati
satu resolusi dan jadwalkan rapat untuk menindaklanjuti situasi tersebut.
Orang yang sulit bisa bersikap tidak baik,
mengganggu, dan sering tidak bisa diatasi dan menyebabkan stress bagi
orang-orang di sekitarnya. Jika bisa mengkaji perilaku orang sulit ini dan
benar-benar mendengar apa yang mereka katakana, lebih mampu menghadapi
kepribadian yang sulit secara lebih efektif.
Ikuti strategi berikut untuk menghadapi 7
tipe dasar orang yang sulit;
1) Penyerang
Penyerang
berkuasa serta membutuhkan ruang dan waktu untuk melampiaskan kemarahan.
2) Penyombong
Penyombong
juga berkarakter keras, tetapi berbeda dengan penyerang, mereka sering
bertindak seperti ahli bidang tertentu.
3) Pengecut
Pengecut
sering menggunakan sindiran tajam kasar atau cara-cara curang untuk mendapatkan
yang mereka inginkan.
4) Korban
Korban
bertindak lemah dan kalah, serta sering mengeluh.
5) Penentang
Penentang
biasanya mencurigai orang yang berwenang dan yakin bahwa opini mereka paling
benar.
6) Serba Setuju
Orang
yang serba setuju ingin disenangi dan selalu menawarkan diri untuk mengerjakan
apapun yang disuruh.
7) Tidak Tanggap
Orang
yang tidak sanggup sering menarik diri. Biasanya sulit mendapatkan komitmen
positif dari mereka.
Perubahan adalah sesuatu yang tidak bisa
dihindari. Sebagai manajer, harus siap membantu orang lain menerima dan
menyesuaikan diri dengan perubahan. Perubahan sering menimbulkan ketakutan
mendasar seperti kehilangan kendali, ketidakpastian, kejutan dan keharusan
mengerjakan lebih dari satu tugas. Tetapi perusahaan bisa menciptakan
kesempatan. Perubahan sangat penting untuk ketahanan hidup. Organisasi harus
berubah supaya bisa bersaing. Manajer harus memimpin upaya menghadapi perubahan
dan membantu karyawan melalui perubahan tersebut.
E.
Pentingnya
Hubungan Baik dengan Pelanggan
Semua orang adalah pelanggan. Pelanggan
adalah orang-orang yang mengandalkan sepenuhnya atau sebagian, untuk
menyelesaikan tugas. Semua fungsi dan departemen dalam bisnis layanan saling
terkait dan saling tergantung dalam pencapaian misi.
Sebagai besar bisnis dirancang untuk
mendukung pelanggan atau klien, baik eksternal atau internal (yaitu departemen
lain). Penelitian survey pelanggan menunjukan bahwa ada empat kebutuhan dasar
pelanggan.
Pelanggan
ingin;
1. Dimengerti.
2. Merasa
disambut dengan nyaman.
3. Merasa
penting dan dihormati.
4. Terpenuhi
kebutuhannya.
DAFTAR PUSTAKA
Manning,
Marilyn, Ph.D dan Patricia Haddock. 2010. Manajemen
Kantor. Jakarta : PT Indeks
