MANAJEMEN PERBEKALAN

KOMPETENSI MANAJEMEN PERBEKALAN

Guna Untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah Kompetensi Manajemen Perbekalan

Dosen Pengampu Slamet Santoso

Di susun :

Citra Restu Utami                     14020413060009

Denada Anindia Dewi               14020413060023

Retno Wahyu Harinintyas        14020413060024

Galih Ayu Prabandari               14020413060025

Betty Nugrahanti Mawengku    14020413060045

DIII ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULATAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan paper ini. Semoga paper ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.

Harapan penulis semoga paper ini mampu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga penulis dapat memperbaiki bentuk maupun isi paper ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.

Semarang,05 Mei 2015

Penullis

DAFTAR ISI

BAB I 4

PENDAHULUAN.. 4

1.1.       Latar Belakang. 4

1.2.       Rumusan Masalah. 5

1.3.       Tujuan Penulisan. 5

BAB II 6

PEMBAHASAN.. 6

2.1.       Pengertian Perbekalan. 6

2.2.       Pengadaan, inventarisasi, penggudangan, pemeliharaan, penghapusan barang di “momow”. 6

2.2.1.         Tahap I (Pengadaan Barang). 6

2.2.2.         Tahap II (Inventarisasi Barang). 9

2.2.3.         Tahap III(Penggudangan Barang). 13

2.2.4.         Tahap IV (Pemeliharaan Barang). 16

2.2.5.         Tahap V (Penghapusan Barang). 20

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor. 21

BAB III 22

PENUTUP. 22

Kesimpulan: 22

Saran: 22

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

Masalah sumber daya manusia masih menjadi sorotan dan tumpuhan bagi perusahaan untuk tetap dapat bertahan di era globalisasi. Sumber daya manusia mempunyai peran utama dalam setiap kegiatan perusahaan. Walaupun didukung dengan sarana dan prasarana serta sumber dana yang berlebihan, tetapi tanpa dukungan sumber daya manusia yang andal kegiatan perusahaan tidak akan terselesaikan dengan baik. Hal ini menunjukkan bahwa sumber daya manusia merupakan kunci pokok yang harus diperhatikan dengan segala kebutuhannya. Sebagai kunci pokok, sumber daya manusia akan menentukan keberhasilan pelaksanaan kegiatan perusahaan. Tuntutan perusahaan untuk memperoleh, mengembangkan dan mempertahankan sumber daya manusia yang berkualitas semakin mendesak sesuai dengan dinamika lingkungan yang selalu berubah. Manajemen persediaan juga merupakan masalah penting yang dihadapi oleh perusahaan. Untuk mendukung kelancaran produksi yang pada akhirnya akan berpengaruh pada kelancaran pemenuhan permintaan konsumen maka manajemen harus selalu berusaha menjamin ketersediaan bahan. Manajemen persediaan mengharuskan adanya pengelolaan persediaan untuk merencanakan dan mengendalikan persediaan pada tingkat yang optimum, menentukan kualitas persediaan yang wajar untuk memenuhi kebutuhan pengolahan/produksi atas suatu dasar yang terjadwal dan sesuai dengan order pelanggan. Tujuan dari manajemen persediaan tidak hanya mempertimbangkan biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya transportasi, tetapi pertimbangan lain yang harus dilakukan adalah tingkat layanan (service level) bagi pelanggan. Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material. Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Manajemen Perbekalan sangat penting bagi setiap kantor maupun organisasi. Karena kegiatan yang dilakukan di kantor yang berkaitan dengan perbekalan mulai dari perencanaan pengadaan dan penyimpanan barang perlui diatur.

1.2.           Rumusan Masalah

1.   Apa pengertian perbekalan?

2.   Bagaimana pengadaan, inventarisasi, penggudangan, pemeliharaan, penghapusan barang di “momow”?

1.3.           Tujuan Penulisan

1.   Mengetahui pengertian perbekalan.

2.   Memahami bagaimana pengadaan, inventarisasi, penggudangan, pemeliharaan, penghapusan barang di “momow”?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.     Pengertian Perbekalan

Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas  perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.

2.2.     Pengadaan, inventarisasi, penggudangan, pemeliharaan, penghapusan barang di “momow”

Momow merupakan tempat makan yang lumayan merakyat, enak dan murah. Disini tersedia menu kerang dan leker.

Momow memiliki 3 cabang di Semarang :

1.      Daerah Karangjati, PLN Jatingaleh masuk ke arah jatidiri, tempatnya di kanan jalan, depan alfamart. Buka pada pukul 18.00-23.00

2.      Daerah Cemara Banyumanik, deket pengkolan persewaan buku Garfield. Buka pada pukul 12.00-23.00

3.      Daerah Veteran, dari arah Simpang Lima Semarang, ada Polda belok kanan, tempatnya kanan jalan. Buka pada pukul 18.00-23.00

2.2.1.      Tahap I (Pengadaan Barang)

Tanya-jawab :

1.      Apa saja yang termasuk perbekalan di Momow ?

Jawaban : Yang termasuk dalam perbekalan disini antara lain; bahan baku pembuatan di daftar menu, meja, kursi, dan peralatan dapur.

2.      Bagaimana cara pengadaan barang di Momow ?

Jawaban : Melakukan survei pasar (untuk menentukan supplier kerang dan bahan baku  yang baik).

3.      Apakah di Momow membuat laporan pemakaian barang ?

Jawaban : Iya, setiap pemakaian barang dilakukan setiap harinya disini.

4.      Apakah di Momow melakukan pemilihan dan penentuan supplier ?

Jawaban : Iya, seperti yang dijelaskan tadi kita sudah melakukan survei pasar menentukan supplier bahan baku yang baik.

5.      Bagaimana caranya melakukan order pembelian bahan baku di Momow ?

Jawaban : Setelah kami melakukan survei pasar dan menentukan penjual yang memenuhi kriteria kami, kami order barang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh tiga cabang Momow.

6.      Bagaimana cara melakukan pengecekan pengadaan terhadap bahan baku ?

Jawaban : Setiap supplier melakukan penyetoran, kita selalu mengecek berapa bahan baku yang sudah masuk dan kita terima.

Teori

Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008) pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang dipraktekkan secara internasional efisiensi, efektifitas, persaingan sehat, keterbukaan, transpraransi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas.

1. Efisiensi 

Prinsip efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan menggunakan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa dalam jumlah, kualitas yang diharapkan, dan diperoleh dalam waktu yang optimal.

2. Efektif 

Prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.

3. Persaingan Sehat

Prinsip persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah adanya persaingan antar calon penyedia barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, tidak terjadi kecurangan dan praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme).

4. Terbuka

Prinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.

5. Transparansi 

Prinsip transparansi dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian informasi yang lengkap tentang aturan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat dan masyarakat.

6. Tidak Diskriminatif 

Prinsip tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa.

7. Akuntabilitas

Prinsip akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

a. Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.

2. Memilih supplier.

a. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.

b. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan dipilih berada di mancanegara.

c. Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan dan sebagainya.

d. Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi supply chain.

3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

a. Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.

b. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.

c. Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement(e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

a. Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.

b. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing dari supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

5. Melakukan proses pembelian.

a. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.

b. Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda.

6. Mengevaluasi kinerja supplier

a. Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.

b. Kinerja yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supplay chain dan jenis barang yang dibeli. (http://xerma.blogspot.com/2014/05/pengertian-procurement-pengadaan-barang.html)

Kesimpulan : menurut kami pengadaan barang di Momow sudah memenuhi teori-teori diatas walaupun kelihatannya sederhana namun mereka mampu menjalankan Momow dengan baik, sehingga Momow sukses seperti sekarang ini dan mampu bersaing dengan yang lain di bidang yang sama.

2.2.2.      Tahap II (Inventarisasi Barang)

Tanya-jawab

1.      Bagaimana pengelompokan barang inventaris di Momow?

Jawaban : sebenarnya tidak terlalu rumit dalam pengelompokannya, kami mengelompokan inventarisasi barang tidak bergerak dan barang bergerak. Inventarisasi barang tidak bergerak meliputi lahan atau tempat dagang kami ini. Inventarisasi barang bergerak meliputi peralatan dapur, kulkas, meja, kursi dan lain-lain.

2.      Apakah di Momow membuat nomor inventarisasi barang ?

Jawaban : Tidak, karena Momow masih tergolong kecil, jadi kami tidak membuat nomor inventarisasi. Setiap barang yang harus diganti langsung kami ganti.

3.      Apakah di Momow melakukan pencatatan persedian barang ?

Jawaban : Iya, kami selalu melakukan pencatatan persediaan barang, karena pencatatan tersebut menjadi bahan pengambilan keputusan untuk pengadaan barang-barang lagi.

Teori

Didalam sebuah perusahaan, inventaris atau bisa disebut juga dengan suatu aset penting yang sangat berharga bagi perusahaan. Dikarenakan inventaris ini sangat penting guna pelaksanaan aktifitas perusahaan dan produktifitas kerja. Menurut Achmad (2011 : 39) yang mengemukakan bahwa, “inventaris adalah suatu daftar yang berisi nama, spesifikasi, jumlah, dan kondisi barang-barang yang menjadi milik kantor”.

Menurut Akhmad (2012 : 239) terdapat empat kelompok besar barang inventaris yang biasanya digunakan sebagai dasar penyusunan daftar klasifikasi barang inventaris adalah :

a.       Barang tidak bergerak

Barang tidak bergerang meliputi barang-barang tetap perusahaan seperti tanah, gedung, kolam, lapangan, dan sejenisnya

b.      Barang bergerak

Barang bergerak meliputi barang-barang yang mempunyai nilai ekonomi relatif tinggi dengan jangka waktu relatif lama. Contoh, mobil, mesin, peralatan kantor, dan sebagainya.

c.       Hewan

Hewan yang dikelompokkan menjadi barang iventaris adalah binatang yang merupakan asset perusahaan. Peberian

d.      Persediaan

Persediaan adalah barang yang belum dipergunakan. Barang persediaan biasanya dibagi dua, yaitu :

·         Barang tidak habis pakai.

·         Barang habis pakai.

Penanganan Inventaris kantor

Menurut Achmad (2011 : 44) mengemukakan bahwa, keterangan yang dicatat dalam buku induk barang inventaris :

1.      Nomor

2.      Kode barang

3.      Nama barang

4.      Merek

5.      Jenis

6.      Tahun

7.      Harga per satuan

8.      Harga total

9.      Keterangan

Sistem pembuatan inventaris kantor

Guna melengkapi proses inventaris kantor dengan benar, perlu adanya sistem pencetakan untuk melengkapi proses-proses yang berlangsung. Menurut Achmad (2011 : 57) “sistem pencetakan adalah prosedur yang berfungsi untuk menerbitkan sebuah barang, data, atau lain sebagainya sehingga menjadi data yang nyata”. Lebih lanjutnya menurut Achmad (2012 : 243) bahwa, sistem pembuatan daftar barang inventaris yaitu :

1.      Buku induk barang inventaris kantor

Buku induk barang inventaris merupakan buku atau catatan yang berisi mengenai keseluruhan barang inventaris. Buku induk biasanya dibuat per awal tahun anggaran atau tahun perhitungan tertentu sesuai kebijakan perusahaan.

Tabel 2.1 Contoh Format Buku Induk Barang Inventaris

No	Kode	Nama Barang	Spesifikasi			Jumlah			Ket
			Merk	Jenis	Thn		Sat.	Total
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.	10.

Sumber : Akhmad (2012)

2.      Buku golongan barang inventaris.

Buku golongan barang inventaris dibuat setelah buku induk barang inventaris selesai. Buku golongan barang inventaris dibuat perjenis. Kegunaan buku golongan barang inventariis adalah untuk mengetahui kondisi barang per golongan.

Table 2.2 Contoh Format Buku Golongan Barang Inventaris

Kode barang          :                             

Golongan barang   :                             

No.	Kode	Uraian	Tanda bukti			Terima	Keluar	ket
			No.	Tgl.	Thn
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.

Sumber : Akmad (2012)

3.      Kartu persediaan.

Kartu persediaan adalah kartu yang berisi mengenai catatan keluar masuknya barang. Kartu persedian dibuat per barang.

Table 2.3 Contoh Format Kartu Persediaan

Kode barang          :                             

Golongan Barang   :                             

Jenis barang           :                             

No.	Tgl.	Uraian	Tanda bukti		Terima	Keluar	Ket
			No.	Tgl.
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.

Sumber : Akhmad (2012)

4.         Daftar rekapitulasi barang inventaris

Rekapitulasi barang inventaris merupakan hasil penggabungan rekapitulasi barang inventaris per golongan.

Table 2.4 Contoh Format Rekapitulasi Barang inventaris

No.	Kode	Nama Barang	Spesifikasi			Perubahan			Ket
			Merk	Jenis	Thn.	Tambah	Kurang	Sisa
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.	10.

Sumber : Akchmad (2012)

4.      Buku Induk Barang Inventaris Baru

Buku induk barang inventaris baru dibuat dari hasil daftar rekapitulasi barang inventaris. Buku inilah yang digunakan sebagai dasar inventaris barang pada tahun berikutnya. Format buku induk inventaris sama dengan tabel 2.1

(http://teukufachruddin.blogspot.com/2014/05/bab-2-landasan-teori.html)

 Kesimpulan : menurut kami berdasarkan teori diatas, inventarisasi barang di Momow dapat dikatakan masih kurang baik karena belum dilakukannya pencatatan yang mendetail seperti pemberian kode inventarisasi barang, spesifikasi barang, dan perubahan. Dalam tahap ini inventarisasi barang di Momow hanya mengandalkan pencatatan yang sederhana seperti pengelompokan barang menurut jenisnya (bergerak dan tidak bergerak), kapan  pengadaannya, dan jumlah saat ini.

2.2.3.      Tahap III(Penggudangan Barang)

1.      Apakah dilakukan pencatatan setiap penerimaan penggudangan barang ?

Pasti, karena penerimaan barang pesanan berdasarkan pada kebutuhan tempat kami.

2.      Apakah dilakukan pencatatan setiap pengeluaran penggudangan barang?

Pasti, karena jika tidak dilakukan pencatatan pengeluaran akan timbul kecurangan dalam bekerja.

3.      Apakah dibuat buku persediaan gudang?

Iya, untuk mengetahui stok barang yang tersedia dan stok barang yang habis.

4.      Bagaimana mekanisme penggudangan barang di Momow?

Mekanisme yang kami terpakan sederhana saja meliputi penerimaan, pengeluaran (dilakukan pencatatan),penyimpanan di tempat yang sudah kami perhitungkan (jarak,kebersihan, dll), pemeliharaan (dicek tanggal kadaluarsa dsb), pendistribusian langsung ke cabang-cabang kami.

5.      Apakah di setiap cabang mempunyai penggudangan masing-masing?

Penggudangan kami jadikan satu, penggudangan ini akan memenuhi produksi 3 cabang kami. Yang meliputi penggudangan disini cuma tentang bahan baku produksi dalam kurun waktu  1-2 minggu saja.

Teori

Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian samapai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan – laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas  dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

(http://wahyufisipuns.blogspot.com/2014/02/penyimpanan-logistik.html)

Mekanisme Pergudangan

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1.      Penerimaaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan
peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini
dilakukan:
a. Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2.      Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan
peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a.       Penempatan sesuai dengan denah.

b.      Aman dari pencurian.

c.       Aman dari gangguan fisik.

d.      Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.

e.       Aman dari kebakaran.

f.       Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3.      Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

·         5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).

·         First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.

·         First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

·         Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

4.      Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5.      Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan
masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.

6.      Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan
peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :

·         Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

·         Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

·         Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c.    Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :

1.      Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.

2.      Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.

3.      Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.

4.      Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.

5.      Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik
dan peralatan yang akan dihapuskan.

6.      Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.

7.      Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.

(http://noktarina.blogspot.com/2012_01_01_archive.html)

Kesimpulan : dalam tahap penggudangan barang di Momow sudah termasuk dalam kategori baik, karena sudah dilakukan mekanisme yang cukup lengkap  dan tergorganisir. Karena memang yang termasuk dalam penggudangan ini hanya bahan baku saja jadi prosesnya tidak begitu rumit dan waktu barang digudang tidak terlalu lama. Pengecekan langsung dilakukan oleh ownernya sehingga terlaksana dengan baik.

2.2.4.      Tahap IV (Pemeliharaan Barang)

1.   Bagaimana cara menyusun rencana pemeliharaan barang ?

Jawaban : kami biasa melakukan pengecekan tentang kelayakan barang-barang kami tiap bulannya, kalau dalam jangka waktu 1 bulan ada yang rusak dan tidak memungkinkan untuk diperbaiki kami akan mengganti dengan yang baru dan barang yang rusak kami masukan kedalam daftar penghapusan barang.

2.   Bagaimana cara melaksanakan pemeliharan fasilitas ?

Jawaban : Dengan cara di rawat dengan baik dan sering-sering dibersihkan.

3.   Apakah setiap pemeliharaan barang dibuat laporannya?

Jawaban : iya, karena laporan tersebut dibuat untuk mengetahui apakah sudah terlaksana dengan baik atau belum tahap pemeliharaannya.

Teori

Dalam buku “operations Management” pemeliharaan adalah : “all activities involved in keeping a system’s equipment in working order”. Artinya: pemeliharaan adalah segala kegiatan yang di dalamnya adalah untuk menjaga sistem peralatan agar bekerja dengan baik.(Heizer,2001,h.45) 

Manfaat dari adanya kegiatan pemeliharaan ( maintenance) antara lain :

1.         Perbaikan terus-menerus. Kegiatan ini menjadi kajian yang penting dalam manajemen operasi, baik manufaktur maupun jasa, terutama pabrik-pabrik yang menggunakan mesin yang berputar dan beroperasi setiap saat.

2.         Meningkatkan kapasitas. Dengan adanya perbaikan yang terus-menerus, maka tidak akan ada pengerjaan ulang / proses ulang, sehingga kapasitas akan meningkat.

3.         Mengurangi persediaan. Karena tidak perlu ada tumpukan bahan baku yang harus disiapkan untuk melakukan produksi ulang.

4.         Biaya operasi lebih rendah. Akibat kapasitas yang meningkat disertai dengan persediaan yang rendah, maka secara otomatis akan mengakibatkan biaya operasi lebih rendah. Tidak perlu penyimpanan bahan baku dan tidak perlu adanya biaya tambahan karena proses pengerjaan ulang.

5.         Produktivitas lebih tinggi. Jika biaya operasi lebih rendah, maka dari rumus produktivitas adalah output/input akan diperoleh bahwa produktivitas akan lebih besar (dengan catatan output konstan). Tentunya produktivitas akan lebih besar lagi jika output semakin besar.

6.         Meningkatkan kualitas. Akan tercipta cost advantage, artinya dengan kualitas yang sama baik, harga dapat ditetapkan menjadi lebih murah.

Jenis-jenis Pemeliharaan

Secara umum, ditinjau dari saat pelaksanaan Pekerjaan pemeliharaan dikategorikan dalam dua cara , yaitu :

1)    Pemeliharaan terencana (planned maintenance)

Pemeliharaan terencana adalah pemeliharaan yang dilakukan secara terorginisir untuk mengantisipasi kerusakan peralatan di waktu yang akan datang,pengendalian dan pencatatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Corder, Antony, K. Hadi, (1992) Pemeliharaan terencana dibagi menjadi dua aktivitas utama yaitu:

a)    Pemeliharaan pencegahan (Preventive Maintenance)

Pemeliharaan pencegahan (preventive maintenance) adalah inspeksi periodik untuk mendeteksi kondisi yang mungkin menyebabkan produksi terhenti atau berkurangnya fungsi peralatan dikombinasikan dengan pemeliharaan untuk menghilangkan, mengendalikan, kondisi tersebut dan mengembalikan mesin ke kondisi semula atau dengan kata lain deteksi dan penanganan diri kondisi abnormal mesin sebelum kondisi tersebut menyebabkan cacat atau kerugian.

Menurut Jay Heizer dan Barry Render, (2001) dalam bukunya “Operations Management” preventive maintenance adalah : “A plan that involves routine inspections, servicing, and keeping facilities in good repair to prevent failure”. Artinya preventive maintenance adalah sebuah perencanaan yang memerlukan inspeksi rutin, pemeliharaan dan menjaga agar fasilitas dalam keadaan baik sehingga tidak terjadi kerusakan di masa yang akan datang. Ruang lingkup pekerjaan preventive termasuk : inspeksi, perbaikan kecil, pelumasan dan penyetelan, sehingga peralatan atau mesin-mesin selama beroperasi terhindar dari kerusakan. 

Menurut Dhillon B.S, (2006) dalam bukunya “maintainability, maintenance, and reliability for engineers” ada 7 elemen dari pemeliharaan pencegahan (preventive maintenance) yaitu:

·            Inspeksi: memeriksa secara berkala (periodic) bagian-bagian tertentu untuk dapat dipakai dengan membandingkan fisiknya, mesin, listrik, dan karakteristik lain untuk standar yang pasti,

·            Kalibrasi: mendeteksi dan menyesuaikan setiap perbedaan dalam akurasi untuk material atau parameter perbandingan untuk standar yang pasti,

·            Pengujian: pengujian secara berkala (periodic) untuk dapat menentukan pemakaian dan mendeteksi kerusakan mesin dan listrik,

·            Penyesuaian: membuat penyesuaian secara periodik untuk unsur variabel tertentu untuk mencapai kinerja yang optimal,

·            Servicing: pelumasan secara periodik, pengisian, pembersihan, dan seterusnya,  bahan atau barang untuk mencegah terjadinya dari kegagalan baru jadi,

·            Instalasi: mengganti secara berkala batas pemakaian barang atau siklus waktu pemakaian atau memakai untuk mempertahankan tingkat toleransi yang ditentukan,

·            Alignment: membuat perubahan salah satu barang yang ditentukan elemen variabel untuk mencapai kinerja yang optimal.  

b)   Pemeliharaan korektif (Corrective Maintenance)

Pemeliharaan secara korektif (corrective maintenance) adalah pemeliharaan yang dilakukan secara berulang atau pemeliharaan yang dilakukan untuk memperbaiki suatu bagian (termasuk penyetelan dan reparasi) yang telah terhenti untuk memenuhi suatu kondisi yang bisa diterima. (Corder, Antony, K. Hadi, 1992). Pemeliharaan ini meliputi reparasi minor, terutama untuk rencana jangka pendek, yang mungkin timbul diantara pemeriksaan, juga overhaul terencana. 

Menurut Jay Heizer dan Barry Reder, 2001 pemeliharaan korektif (Corrective Maintenance) adalah : “Remedial maintenance that occurs when equipment fails and must be repaired on an emergency or priority basis”. Pemeliharaan ulang yang terjadi akibat peralatan yang rusak dan harus segera diperbaiki karena keadaan darurat atau karena merupakan sebuah prioritas utama.

Menurut Dhillon B.S,2001 Pemeliharaan korektif (Corrective Maintenance) adalah pemeliharaan yang tidak direncanakan, tindakan yang memerlukan perhatian lebih yang harus ditambahkan, terintegrasi, atau menggantikan pekerjaan telah dijadwalkan sebelumnya. Dengan demikian, dalam pemeliharaan terencana yang harus diperhatikan adalah jadwal operasi, perencanaan pemeliharaan, sasaran perencanaan pemeliharaan, faktor-faktor yang diperhatikan dalam perencanaan pekerjaan pemeliharaan, sistem organisasi untuk perencanaan yang efektif, dan estimasi pekerjaan. Jadi, pemeliharaan terencana merupakan pemakaian yang paling tepat mengurangi keadaan darurat dan waktu nganggur mesin. Adapun keuntungan lainya yaitu:

2)    Pemeliharaan tak terencana (unplanned maintenance)

Pemeliharaan tak terencana adalah pemeliharaan darurat, yang didefenisikan sebagai pemeliharaan dimana perlu segera dilaksanakan tindakan untuk mencegah akibat yang serius, misalnya hilangnya produksi, kerusakan besar pada peralatan, atau untuk keselamatan kerja. (Corder, Antony, K. Hadi, 1992). Pada umumya sistem pemeliharaan merupakan metode tak terencana, dimana peralatan yang digunakan dibiarkan atau tanpa disengaja rusak hingga akhirnya, peralatan tersebut akan digunakan kembali maka diperlukannya perbaikan atau pemeliharaan.

Gambar 1. Diagram alir dari pembagian pemeliharaan

(http://andipranan87.blogspot.com/2014/09/teori-sistem-pemeliharaan-aset.html)

Kesimpulan : pelaksanaan pemeliharaan di Momow ini tergolong masih sederhana karena pada dasarnya Momow belum terlalu besar jadi pemeliharaan barang juga tidak rumit. Pemeliharaan barang dilakukan dengan 2 cara yaitu dengan cara pencegahan dan penggantian barang yang rusak. Pencegahan dilakukan dengan cara pembersihan barang-barang agar tidak mudah rusak, dan penggantian barang yang benar-benar rusak (tidak dapat diperbaiki lagi). Pengecekan tentang pemeliharaan ini dilakukan dalam kurun waktu 1bulan sekali, waktu laporan akhir bulan.

2.2.5.       Tahap V (Penghapusan Barang)

1.      Bagaimana menentukan dan menetapkan cara penghapusan barang ?

Jawaban : Barang akan dihapus jika sudah sangat tua dan rusak. Contohnya;  barang yang sudah tidak layak biasanya di jual sebagai barang bekas.

2.      Bagaimana membuat berita acara penghapusan perbekalan/barang ?

Jawaban :

·         Kami mengadakan rapat staf terlebih dahulu untuk menentukan waktunya

·         Menunjuk staf yang bertanggungjawab atas penghapusan barang dan mendatanya

·         Mengkonfirmasi kepada pihak pembeli barang yang masuk dalam list penghapusan barang

·         Laporan pertanggungjawaban atas data penghapusan barang.

Teori

Menurut Ibnu Syamsi Penghapusan (disposal) adalah penyingkiran barang-barang inventaris, karena tidak diperlukan/digunakan lagi. (http://wahyufisipuns.blogspot.com/2014/02/pemeliharaan-dan-penghapusan-logistik.html)

Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai karena rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa digunakan lagi.
7. Musnah akibat bencana alam
8. Hilang karena dicuri/diselewengkan

(anugerahdino.blogspot.com/2015/01/penghapusan-peralatan-kantor.html)

Kesimpulan : dalam tahap ini Momow juga melakukan penghapusan barang secara sederhana yaitu berdasarkan laporan setiap cabangnya tentang barang-barang yang masuk dalam list penghapusan barang. Selanjutnya Momow menyusun berita acara penghapusan barang, walaupun tergolong sederhana, namun dalam pelaksanaanya dilakukan secara baik sehingga tidak terjadi hambatan yang berarti.

 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan:

Berdasarkan tahap awal hingga akhir, Momow mampu menjalankan pengadaan, inventarisasi, penggudangan, pemeliharaan, serta penghapusan barang dengan baik. Meskipun di dalam pelaksanaan inventarisasinya secara teoritis belum terlalu mendetail, namun di beberapa bagian mereka mampu menutupi kekurangan di inventarisasi tersebut.

Saran:

Akan lebih baik jika Momow mampu melakukan inventarisasi barang dengan baik. Seperti, pemberian kode inventarisasi barang, spesifikasi barang, dan perubahannya itu seperti apa, karena memang di inventarisasilah Momow memiliki sedikit kekurangan. Kekurangannya yaitu hanya mengandalkan pencatatan barang secara sederhana. Jika pada tahap inventarisasi dapat diperbaiki, Momow akan lebih mampu menerapkan kompetensi perbekalan secara lengkap dan lebih baik dari sekarang.