DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

PENDAHULUAN

i. Latar Belakang

ii. Rumusan masalah

iii. Tujuan penulisan

PEMBAHASAN

A. Agenda Kegiatan Pimpinan

B. Membuat Perencanaan Kerja

C. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

D. CONTOH AGENDA KEGIATAN PIMPINAN SELAMA SATU MINGGU

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmatNYA sehingga makalah ini dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun pikirannya.

Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Semarang, 28 September 2015

Penyusun

PENDAHULUAN

i. Latar Belakang

Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab untuk perusahaan, salah satunya adalah melakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas sering dilakukan pimpinan di dalam perusahaan untuk berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor/perusahaan cabang, seminar, diklat, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial dan berbagai kegiatan lainnya (Yatimah, 2009).

Dalam pengurusan perjalanan dinas, biasanya pimpinan dibantu oleh sekretaris, baik sebelum maupun sesudah melakukan perjalanan dinas. Sebelum melakukan perjalanan dinas, pimpinan harus mengetahui semua yang sudah dijadwalkan dan yang sudah disiapkan oleh sekretarisnya. Karena segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan dinas telah dipersiapkan oleh sekretaris, maka pimpinan dapat mempersiapkan hal yang berkaitan dengan tujuan perjalanan dinas dengan baik (Wursanto, 2006).

Prosedur perjalanan dinas dari perusahaan sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan dinas pimpinan. Dengan prosedur perjalanan dinas yang baik, maka tahapan-tahapan dalam persiapan untuk melaksanakan perjalanan dinas akan cepat selesai dengan mudah sehingga tidak ditemukan kendala saat pimpinan melakukan perjalanan dinas

ii. Rumusan masalah

a. Apa yang dimaksud agenda kegiatan pimpinan?

b. Bagaimana proses membuat perencanaan kerja?

c. Apa hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan?

d. Bagaimana contoh jadwal agenda kegiatan pimpinan?

iii. Tujuan penulisan

a. Untuk mengetahui apa yang dimaksut dengan agenda kegiatan pimpinan.

b. Memahami proses pembuatan perencanaan kerja.

c. Mengetahui hal-hal yang herus diperhatikan dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan.

d. Mengetahui contoh jadwal agenda kegiatan pimpinan.

PEMBAHASAN

A. Agenda Kegiatan Pimpinan

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.

Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.

Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.
Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.
Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.
Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :

1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,

2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,

3. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,

4. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,

5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

Kegiatan pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal, yaitu :

1. Jadwal acara harian,

2. Jadwal acara mingguan,

3. Jadwal acara bulanan.

Contoh Jadwal Acara Harian, Mingguan, dan Bulanan

No	Hari / Tgl	Kegiatan	Tempat	Waktu	Ket.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:

1. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh :

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

· Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

· Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan ditinggalkan atau didelegasikan kepda pejabat lain.

B. Membuat Perencanaan Kerja

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalahkegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.

Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :

1. Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,

2. Menentukan berbagai alternative,

3. Mengatur sumber daya yang diperlukan,

4. Menentukan organisasi, metode, dan prosedurr,

5. Menentukan pelaksanaan kerja.

Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari :

Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan
Membuat jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat berdasarkan date line and reminder.
Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis

C. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.

Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.

Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut:

1. Menerima dan menghimpun surat.

2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.

3. Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.

4. Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.

5. Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.

D. CONTOH AGENDA KEGIATAN PIMPINAN SELAMA SATU MINGGU

JADWAL ACARA KEGIATAN PIMPINAN

PT SURYA KENCANA

Jadwal Acara / Kegiatan Pimpinan
No	Hari/Tanggal	Acara Kegiatan	Jam	Tempat	Keterangan
1	Senin, 27 Februari 2012	Meeting Antar Devisi	08.00-09.00	Ruang Serbaguna
		Menjenguk Bapak Ramli	11.00-12.00	RS Mitra Keluarga	Makan siang di Restoran Indah
		Kembali ke Kantor	13.30
2	Selasa, 28 Februari 2012	Undangan	14.00 s/d selesai	Gedung Dirgantara
3	Rabu, 29 Februari 2012	Presentasi pada acara Workshop	10.00-16.00	Ruang Serbaguna	Evaluasi Pencapaian Target Market periode Juli-Desember 2011. Dihadiri seluruh staf, devisi, dan sub devisi berjumlah 25 orang
4	Kamis, 1 Maret 2012	Bertemu Ibu Leni Direktur PT CIPTA AGUNG dan makan siang	08.00-11.00	PT CIPTA AGUNG Menara Gading Rest	Membicarakan perluasan usaha di Jakarta ( di wakili sekretaris)
		Bapak Handoyo melaporkan hasil monitoring dan evaluasi cabang Jakarta	08.30-10.00	Ruang Pimpinan
		Rapat Direksi	10.30-12.00	Ruang Rapat di lantai 7	Misi dan Visi Perjalanan Bisnis
		Konfirmasi ulang mengenai kunjungan ke kantor cabang di Surabaya dan memesan tiket pesawat Garuda Indonesia Airlines	13.30		Untuk Keberangkatan Minggu Pagi
		Menemui Bapak Surahman	14.00-16.00	PT Mutiara Indah Jl. Pal Merah No. 15 Kantor Bapak Surahman
5	Jum’at, 2 Maret 2012	Pertemuan dengan Bapak Faris, Marketing PT KID Com	10.00		Kontrak Kerja Franchise ( di wakili sekretaris)
		Menyiapkan dokumen untuk ekspor ke Jepang	-
		Menemui Bapak Kakanwil Peperindag	10.00-11.30	Kantor Peperindag
		Pertemuan dengan Ibu Setya Direktur PT CIPTA INDAH	12.30	PT CIPTA INDAH Jl. H M Thamrin No. V Jakarta Selatan	Membicarakan kerja sama transportasi ke Bandara Halim Perdana Kusuma
6	Sabtu, 3 Maret 2012	Menghadiri Undangan	19.00	Krakatau Ball Room Horison Hotel Jakarta	Pesta Perkawinan Putri Bapak Ardi Martono

PENUTUP

i. KESIMPULAN

Jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja yang mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Dibutuhkan seorang sekretaris yang harus dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan, dan sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Dalam kegiatan pimpinan, untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas. Pimpinan juga tidak mungkin mengingat jadwal apa saja yang harus dia lakukan, oleh karena itu ia membutuhkan sekretaris yang professional.

ii. SARAN

Kita sebagai calon Adeministrasi perkantoran yang tidak luput dari tugas sekretaris, haruslah mempersiapkan diri menjadi Sekretaris yang baik dan professional. Agar perusahaan yang kita tempati tidak menyesal telah menduduki kita dijabatan Sekretaris. Menjadi sekretaris tidaklah hal yang mudah, kita dituntut harus multitalent. Agar pimpinan kita merasa senang memiliki sekretaris yang professional dan dapat diandalkan.