HUBUNGAN
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ADMINISTRASI
Kantor adalah tempat dan
proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami
bahwa pekerjaan kantor adalah
semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan
bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi
Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara
dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
(Soetrisno dan Brisma, 2009 hlm 144).
Penanganan informasi di masa
lalu dan sekarang lebih mengandalkan pada kertas dari pada
benda lainnya. Dengan
demikian, makin banyak informasi, makin banyak kertas yang kita
butuhkan. Sehingga kantor
menjadi gudang kertas (file). Dengan adanya teknologi informasi seperti yang
dioperasikan sekarang, maka seluruh informasi akan dialihkan ke“impulses” elektrik yang berukuran mini
dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya disimpan
dalam disket/floppy, flashdisk, CD dan sebagainya, yang mampu memuat sejumlah
informasi dari satu buku berukuran sedang.
Apakah peranan kertas akan
hilang ? Sudah tentu tidak. Kertas akan tetap menjadi sarana penting dalam
penyimpanan informasi. Tetapi dengan meningkatnya peran teknologi informasi,
pasti peran kertas akan berkurang. Peran kertas akan tetap dipakai dan
merupakan sarana penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar
informasi antar manusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Ada tiga komponen utama
teknologi informasi, yaitu;
a) Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat
kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
b) Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan
produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
c) Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau
gelombang radio.
Pekerjaan kantor (office work) dapat dibedakan menjadi pekerjaan
tulis-menulis dan bukan
tulis-menulis. Pekerjaan yang
tulis-menulis adalah penanganan/pengurusan surat, baik surat
masuk maupun surat keluar,
termasuk penghitungan dan pembuatan laporan. Sedangkan yang bukan tulis-menulis
adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat dan
kegiatan lainnya. Dengan adanya kemajuan teknologi, ternyata teknologi
informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor menjadi lebih mudah, akurat dan cepat.
Di bawah ini dapat dilihat
bagaimana aplikasi teknologi informasi dapat memback-up beberapa pekerjaan
kantor :
1) Pekerjaan Penanganan Surat
dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro
komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan
komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan
sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
2) Pekerjaan Komunikasi
Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan
sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui
saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat
komunikasi horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal. Dengan pesatnya kemajuan
teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin
canggih yang kita kenal.
Dengan hadirnya teknologi
informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak
saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya
kita lakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk
tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya. Teleconference yakni melaksanakan konferensi
dengan sistem jarak jauh.
Adapun beberapa
teleconference dan penjelasannya adalah sebgai berikut ;
a. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat
dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi.
Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio.
b. Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang
medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik
saluran domestik maupun saluran internasional. Pesan yang masuk akan dicetak
secara otomatis.
c. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat
digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim
melalui saluran telepon atau gelombang radio.
d. Telefoto, yaitu foto yang diambil
melalui gelombang pemancar jarak jauh.
e. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan
atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon
(suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya.
f. Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi
teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi).
3) Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya
teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat,
terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik,
karena itu dikenal nama Pos Elektronik ( Electronic
Mail ). Karakteristik utama
dari electronic mail adalah transmisi informasi dari
satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian
informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak
perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks,
faksimile, dan komunikasi antar computer.
4) Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat
membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkatwarkat. Arsip
yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat
disimpan di dalam disket-disket, CD,
flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang
beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit
dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju,
penyimpanan arsip
telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan
“Jaringan Area
Lokal” (Local Area Network-LAN).
Jaringan komputer semacam ini
biasa disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan mempunyai
cabang yang menyebar di beberapa unit. Denah jaringan bintang seperti terlihat
di bawah ini:
a. Penggandaan, Setelah diciptakannya mesin
fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan dokumen lainnya lebih dipermudah dan
dipercepat.
b. Peralatan Hitung, Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu
diciptakan sebagai alat bantu manusia dalam hal menghitung.
c. Referensi, Teknologi informasi juga
telah memberikan sumbangan yang besar dalam hal penyediaan referensi.
manajemen-kantor/
No comments:
Post a Comment