KELOMPOK 1: DISTRIBUSI
PERBEKALAN
1. Sebut
dan jelaskan azas distribusi perbekalan disertai dengan contoh yang relevan !
Jawaban :
Asas-asas Distribusi
a.
Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan
yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang
optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang
dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi
waktu, tenaga maupun finansial.
Contoh
:
Misalkan dalam memesan barang contohnya
memesan alat penunjang kantor seperti komputer, printer mesin fotokopi dan lain
– lain. Pemesanan barang tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan atau
keperluan yang benar – benar di butuhkan perusahaan tersebut seperti yang
disebutkan diatas. Kita juga harus memperhatikan nilai efisiensinya juga yang
ditinjau dari sisi waktu. Apakah barang yang kita pesan tersebut cepat dikirim
atau tidak, butuh berapa hari untuk proses pengirimannya. Selain dari segi waktu
juga harus diperhatikan dari segi tenaga dan segi finansialnya.
b.
Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan
Hal
ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan
organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.
Contoh
:
Sebagai contoh untuk ketepatan nilai
perbekalan yang disampaikan. Seperti contoh yang telah saya uraikan di
ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan. Di point tersebut
juga dibahas mengenai efisensi. Efisiensi yang diperlukan yaitu untuk
pengefisiensikan unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.
c.
Ketepatan jumlah
perbekalan yang disampaikan
Hal
ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan
perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.
Contoh
:
Dalam pemesanan pembelian barang kita harus
memperhatikan jumnlah barang yang dibutuhkan ataupun diperlukan, jangan memesan
barang melebihi yang dibutuhkan. Hal ini bisa saja menyebabkan pemborosan
karena pemesanan barang yang berlebihan.
d.
Ketepatan waktu penyampaian
Hal
ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti
karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.
Contoh
:
Di lihat dari segi waktu, setelah kita
memesan barang tersebut dan melakukan transaksi maka barang yang sudah kita
pesan akan dikirim sesuai dengan alamat yang kita sampaikan. Pengiriman
barangpun harus diperhatikan oleh pembeli barang, butuh berapa lama barang itu
sampai, lebih cepat barang tersebut sampai maka lebih baik. Sebaliknya jika
barang tersebut terlambat maka kemungkinan besar akan mengganggu atau bisa saja
berhenti karena keterlambatan barang yang dibutuhkan.
e.
Ketepatan tempat penyampaian
Hal
ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja
tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi
organisasi secara keseluruhan.
Contoh
:
Tepat dalam tempat penyampaianpun sangat
berpengaruh demi kelancaran proses operasional. Apabila salah tempat pengiriman
akan menambah waktu atau memperlama waktu sampai barang yang dibutuhkan. Atau
kata lain dengan keterlambatan barang akan mempengaruhi efektivitas dan
efisiensi organisasi secara keseluruhan.
f.
Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu
unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja
merupakan barang yang siap pakai (ready for use) sehigga kondisi
barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.
Contoh
:
Kita memesan barang harus sesuai dengan
apa yang dibutuhkan, nah disini barang yang dipesan lebih baik barang yang siap
pakai sehingga kondisi barangg tersebut dalam keadaan baik serta bukan barang
yang rusak.
2. Jelaskan
proses distribusi perbekalan disertai dengan contoh yang relevan !
Jawaban :
Distribusi
perbekalan pada dasarnya merupakan kelanjutan dari proses penyimpanan atau
penggudangan perbekalan dari kegiatan penggudangan perbekalan itu sendiri. Distribusi adalah
kegiatan ekonomi yang menjembatani
atau menunjukan penyaluaran barang dari produsen sampai ke tangan masyakat
konsumen. Produsen
artinya orang yang melakukan kegiatan produksi dan konsumen artinya orang yang menggunakan atau
memakai barang/jasa. Berkat
distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan konsumen.
Dengan
demikian kegunaan dari barang dan jasa akan lebih meningkat setelah dapat
dikonsumsi. Kegiatan distribusi barang ini
pada dasarnya juga merupakan satu bagian dari kegiatan dari serangkaian
kegiatan guna pemenuhan kebutuhan perbekalan bagi unit-unit kerja dalam suatu
organisasi.
Oleh karena
itu, kegiatan distribusi perbekalan ini tidak boleh dianggap sepele ataupun
remeh dalam penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi, tetapi sebaiknya
kegiatan ini harus mendapat perhatian yang proporsional karena efektivitas dan
efisiensi kerja setiap unit maupun organisasi secara keseluruhan sangat
ditentukan oleh profesionalitas dalam pengelolaan distribusi perbekalan ini.
Contoh
:
Kalian pasti pernah melihat
seseorang yang menggendong, memikul
atau mendorong gerobak barang
tertentu untuk ditawarkan kepada pembeli
atau masyarakat konsumen secara langsung seperti penjual sayur, penjual jamu, penjual sate, penjual mia
ayam dan bakso. Kegiatan
yang dilakukan oleh orang-orang tersebut merupakan kegiatan distribusi.
KELOMPOK 2: PEMELIHARAAN
1. Pemeliharan
perbekalan bertujuan untuk menjaga “umur pakai” dan “siap pakai” perbekalan,
jelaskan dan berikan contoh yang relevan?
Jawaban :
Tujuan menjaga umur pakai dan siap pakai adalah sebagai
berikut:
a. Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu
yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
b. Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan
perawatan, baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun
represif (sesudah mengalami kerusakan).
c. Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap
mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan
sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun
stagnasi.
Ø
Umur
pakai
Barang yang sudah dipakai atau digunakan
oleh perusaahaan seperti menjaga barang
dengan baik dan benar perawatannya agar dapat dioperasikan dalam jangka waktu
cukup lama dan untuk memperpanjang usia pemakaian barang sesuai dengan waktu
yang sudah di tentukan dalam menghemat anggaran perusahaan.
Contoh :
Semua
barang pasti akan rusak. Cepat lambat rusaknya barang tersebut tergantung
pemakaian serta perawatannya. Pemakaian barang tersebut harus hati – hati agar
barang tersebut tahan lama. Perawatannya juga harus diperhatikan agar barangnya
tahan lama dan tetap awet. Seperti komputer yang kita gunakan terus menerus
alangkah baiknya kalo kita gunakan untuk hal – hal yang penting dan seperlunya
saja serta perawatannya juga harus intensif agar tidak cepat rusak.
Ø
Siap
Pakai
Barang yang diperoleh dalam bentuk siap pakai dan tidak
dimaksudkan untuk dijual melainkan digunakan untuk kegiatan operasi perusahaan,
serta mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.
Contoh :
Seperti komputer yang kita beli. Tidak mungkin kita
membeli komputer setengah jadi, otomatis kita membeli komputer yang sudah jadi
dan kita tinggal menggunakannya saja. Komputer yang kita beli seharusnya ada
garansinya agar bisa digunakan lebih dari satu tahun.
2. Jelaskan
perbedaan cara pemeliharan perbekalan secara “preventif” dan “represif” disertai
dengan contoh yang relevan?
Jawaban :
Secara
umum pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:
a.
Perawatan preventif (pencegahan)
Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum
perbekalan mengalami kerusakan.
Contoh
:
Pemeliharaan/perawatan
processor , maka langkah antisipasi
yang perlu kita lakukan adalah :
o
Jaga suhu processor
agar tetap stabil. Pasang fan tambahan agar suhu udara dalam CPU tetap
terkendali.
o
Jangan mematikan
fitur BIOS yang berfungsi untuk mengontrol suhu processor. Biasanya secara
default, BIOS sudah menyeting komputer akan mati apabila suhu processor sudah
melampaui 70 derajat celcius
o Hati-hati dalam menambahkan hardware. Konsultasikan
dengan orang yang benar-benar ahli.
b.
Perawatan represif
Merupakan cara perawatan perbekalan setelah
perbekalan mengalami kerusakan.
Contoh
:
Pemeliharaan/perawatan komputer, maka langkah merawat barang setelah
barang mengalami kerusakan sebagai berikut :
·
Berilah ventilasi
yang cukup lebar dan udara yang masuk cukup lancar. Ventilasi yg kurang baik
akan menyebabkan panas berlebihan sehingga komponen/rangkaian elektronik di
dalamnya akan menjadi cepat panas sehingga dapat memperpendek umur komponen
tersebut. Oleh karena itu usahakan jarak antara monitor/CPU dengan
dinding/tembok minimal 30 cm. Supaya tidak terjadi kerusakan kembali dan jika perlu
pasang kipas angin di dalam ruangan.
·
Install program
antivirus dan updatelah secara berkala untuk dapat mengenali virus-virus baru
pada komputer anda sebaiknya update program antivirus anda secara berkala.
Virus yang terlanjur menyebar di komputer anda dapat membuat anda menginstall
ulang komputer anda. Hal ini selain membutuhkan biaya juga akan menyebabkan
harddisk anda akan lebih cepat rusak dibanding apabila tidak sering diinstall
ulang.
·
Pakailah
UPS/Stabilizer untuk mengantisipasi listrik mati/padam secara tiba-tiba yang
dapat mengakibatkan kerusakan pada komponen komputer anda terutama pada
harddisk. Jika anda tidak ada UPS, gunakanlah Stabilizer untuk mengantisipasi
dan menstabilkan naik turunnya tegangan listrik.
·
Pasang kabel ground
atau Casing computer agar tidak nyetrum saat dipegang, pasang kabel ground
untuk mengantisipasi casing nyetrum. Hal ini akan dapat menetralkan arus
listrik yang “nyasar” pada komputer anda menjadi hilang dan tidak menyetrum
lagi dan hal ini juga dapat membuat komponen elektronik pada komputer anda
lebih awet dan tahan lama.
·
Bersihkan motherboard
& periferal lain dari debu secara berkala. Setidaknya enam bulan sekalilah
hal ini harus anda lakukan. Pada saat komputer tidak digunakan tutuplah
komputer (monitor, CPU, keyboard/mouse) dengan cover sehingga debu tidak mudah
masuk ke dalam komputer anda.
KELOMPOK 3: PENGHAPUSAN
1. Sebut
dan jelaskan kriteria penghapusan perbekalan disertai dengan contoh yang
relevan !
Jawaban :
a.
Perbekalan yang akan dihapus
sudah sangat tua dan rusak
Contoh :
Kursi
akan dihapus jika sudah sangat tua dan
rusak
seperti barang yang sudah
tidak layak biasanya di jual sebagai barang bekas.
b.
Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Contoh :
Komputer yang sudah ketinggalan zaman atau
sudah tidak di pakai dan perangkat lunak yang berada di dalam komputer kurang
lengkap tapi masih bisa di pergunakan, di jual karena masih bisa digunakan
kembali.
c.
Perbekalan yang berlebihan
Contoh :
Gelas
yang berlebih di rumah makan biasanya disimpan di penggudangan sebagai barang
siap pakai jika suatu waktu gelas tersebut pecah atau rusak.
d.
Perbekalan yang hilang
Contoh :
Barang yang terdapat
perusahaan yang hilang karena jarang di perhatikan dan lupa menaruh dimana,
biasanya dihapus sebagai barang yang sudah tidak terpakai lagi dan tidak
terdaftar di bagian pemeliharaan.
2. Sebut
dan jelaskan cara penghapusan perbekalan disertai dengan contoh yang relevan !
Jawaban :
a. Dijual atau dilelang
Contoh :
Meja di sebuah tempat makan yang sudah
dalam jangka waktu tertentu dan siap
ganti, biasanya di jual untuk meminimalis terjadinya kecelakaan yang akan
terjadi.
b. Ditukarkan dengan perbekalan
lain yang dibutuhkan oleh institusi
Contoh:
Di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
UNDIP mempunyai terlalu banyak kursi yang tidak terpakai dan kekurangan papan
tulis, begitu juga di Fakultas Ilmu Budaya UNDIP yang mempunyai banyak papan
tulis yang tidak terpakai dan kekurangan kursi, karena itu antara Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik UNDIP dengan Fakultas Ilmu Budaya UNDIP bertukar kursi
dan papan tulis yang dibutuhkan oleh kedua fakultas tersebut untuk meminimalis
biaya.
c. Dipindahkan
Contoh:
Kelas 5 SDN Kudus kursinya
terlalu banyak dan di kelas 3 SDN Kudus kekurangan kursi karena banyak yang
rusak, jadi kursi yang berlebih di kelas 5 SDN Kudus di pindahkan di kelas 3
SDN Kudus yang sedang membutuhkan kursi tambahan.
d. Dihibahkan
Contoh:
Pengalihan kepemilikan Barang Milik Negara dari
pemerintah pusat kepada pemerintah daerah, dari pemerintah daerah kepada pemerintah pusat, antar pemerintah
daerah, atau dari pemerintah pusat/daerah
kepada pihak lain tanpa memperoleh penggantian.
e. Pemanfaatan
kembali (recycle)
Contoh:
Di momow yang mejual masakan
kerang-kerangan, biasanya tempat kerang yang sudah tidak terpakai dimanfaatkan
kembali menjadi aksesoris-aksesoris yang bagus dan bisa jual kembali.
f. Dimusnahkan
Contoh :
Piring-piring yang sudah
retak/pecahi di restoran yang menjual berbagai menu makanan berfariasi,
biasanya dimusnakan karena tidak bisa jual ataupun di lelang.
No comments:
Post a Comment