BAB I PENDAHULUAN - LAPORAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang

Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang operasioanalisasi suatu organisasi atau kantor. Pada setiap kegiatan kantor baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan diperlukan adanya kegiatan kantor yang ada hubungannya dengan prosedur surat masuk dan surat keluar. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan administrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan teroganisasi. Sebagai diketahui bahwa surat merupakan salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Informasi yang ada dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainnya.

Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:121) dalam praktik komunikasi, surat merupakan salah satu pilihan yang bisa digunakan dari beberapa saluran komunikasi yang tersedia, misalnya koran, telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki keunggulan dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, diantaranya sebagai berikut :

1.      Dapat merekam informasi secara panjang lebar,

2.      Paraktis (mudah),

3.      Dapat menyimpan rahasia,

4.      Efektif (informasi bisa langsung sampai ke tujuan),

5.      Ekonomis.

Penulis memilih magang di Dinas Pemuda Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan ditempatkan pada Bagian Kepegawaian, karena penulis ingin mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Surat yang masuk ke Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah setiap harinya sangat banyak baik dari instansi pemerintahan ataupun swasta. Surat masuk misalnya : surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat ucapan terima kasih, surat perintah kerja, surat perjanjian kerja, surat pemberian izin, surat keputusan, surat permohonan izin, surat pengusulan, surat susulan, surat kuasa, surat panggilan dan surat berita acara. Sedangkan surat keluar misalnya : surat undangan, surat keputusan, surat perintah tugas, surat nota dinas dan lain-lain.

Dalam menangani surat masuk agendaris harus teliti, karena sering mengalami kekeliruan dalam mendisposisi dan mendistribusikan surat. Hal ini terjadi karena kurang teliti dalam mengklasifikasikan surat-surat tersebut. Permasalahan lainnya yaitu ketika wewenang utama pendistribusian pemegang oleh Pemimpin Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah tidak berada di tempat, karena pemenuhan tugas menghadiri undangan di lokasi Semarang maupun luar Semarang. Sehingga terdapat pelimpahan wewenang kepada Sekretaris Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Kelancaran proses surat masuk dan surat keluar tergantung dengan keberadaan Pimpinan Dinas Pemuda dan Olahraga, terutama surat – surat yang bersifat “segera” harus segera didistribusikan kepada staff yang berwenang untuk menanganinya. Seorang agendaris pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang bertugas untuk mengurusi surat masuk, surat keluar, mencatat jadwal pimpinan, membuat lembaran buku register surat masuk dan surat keluar, membuat lembaran disposisi dan lain-lain. Melihat tugasnya yang begitu banyak sehingga seorang agendaris di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah harus bisa mengatur waktunya sebaik mungkin.

1.2.   Pokok Permasalahan

Untuk lebih memfokuskan dan memperjelas topik yang dibahas dalam permasalahan yang dikaji dalam penyususnan Laporan Magang  ini, maka penulis membatasi ruang lingkup masalah tentang.

1.      Bagaimana prosedur surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?

2.      Hambatan apa saja yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?

3.      Bagaimana cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?

1.3.   Kerangka Pemikiran/Konsep

1.3.1.   Pengertian Surat

Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:123), surat adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi). Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

1.3.2.   Bentuk Surat

Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:150), penempatan bagian-bagian surat biasanya termuat dalam bentuk tertentu, yang berbeda satu sama lain bergantung pada tiap-tiap organisasi yang menggunakannya. Bentuk surat biasa “style”. Beberapa bentuk surat yang sudah kita kenal diantaranya :

1.            Bentuk resmi (official style)

2.            Bentuk balok/lurus penuh (full block style)

3.            Bentuk balok yang diubah/lurus (block style)

4.            Bentuk setengah balok/lurus (semi block style)

5.            Bentuk inden/lekuk (indented style)

6.            Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraf)

1.3.3.   Jenis Surat

Dalam buku Manajemen Sekretaris menurut Saiman (2002:76), kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.

1.            Surat menurut wujudnya : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, nota, telegram dan surat pengantar.

2.            Surat menurut tujuannya : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat pesanan dan surat penawaran.

3.            Surat menurut sifat isi dan asalnya : surat dinas, surat niaga dan surat pribadi.

4.            Surat menurut jumlah penerimanya : surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman.

5.            Surat menurut keamanan isinya : surat sangat rahasia, surat segera dan surat biasa.

6.            Surat menurut prosedur pengurusannya : surat masuk dan surat keluar.

7.            Surat menurut jangkauannya : surat intern dan surat ekstern.

1.3.4.   Bagian-bagian Surat

Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah (2009:136), bagian – bagian surat terdiri dari :

a.       Kepala surat                                  h.  Alenia Pembuka

b.      Nomor surat                                  i.  Isi Surat

c.       Tanggal surat                                 j.  Alenia penutup

d.      Lampiran                                       k.  Salam Penutup

e.       Hal atau perihal                             l. Pengirim Surat

f.       Alamat yang dituju                       m. Tembusan Surat

g.      Salam pembuka                             n. Inisial

1.3.5.   Tujuan Penulisan Surat

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan - tujuan tertentu, diantaranya :

1.            Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

2.            Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

3.            Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.

Sumber : http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.co.id/

1.3.6.   Fungsi Surat

Dalam buku Surat Menyuarat Lengkap menurut Y.S. Marjo (2000:15), fungsi surat yang aktif dalam kehidupan masyarakat sehari – hari adalah :

a.       Sebagai wakil atau duta dari sipenulis atau sipengirim surat.

b.      Sebagai bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hokum.

c.       Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktifitas.

d.      Alat pengingat.

e.       Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu.

f.       Bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha.

g.      Jaminan keamanan, misalnya surat jalan.

h.      Alat promosi pihak pengirim.

1.3.7.   Macam-macam Surat

Macam – macam surat dinas terdiri dari :

a.       Surat Pengumuman                                m. Surat Panggilan Kerja

b.      Surat Permohonan Izin                          n. Surat Undangan

c.       Surat Pemberitahuan                             o. Surat Pemberian Izin

d.      Surat Berita Acara                                  p. Surat Keterangan

e.       Surat Rekomendasi                                 q. Surat Keputusan

f.       Surat Peringatan                                                 r. Surat Bantahan

g.      Surat Perintah                                         s. Surat Perjanjian Kerja

h.      Surat Laporan                                         t. Surat Pernyataan

i.        Surat Pengantar                                      u. Surat Kuasa

j.        Surat Perintah Perjalanan Dinas                      v. Surat Tugas

k.      Surat Pengusulan                                                w. Surat Perjanjian Jual Beli

l.        Surat Perjanjian Sewa Menyewa

Sumber : http://ghesa123.weebly.com/home/macam-macam-surat-dinas

1.4.   Tujuan Kegiatan Magang

Tujuan diadakannya kegiatan Magang oleh Program DIII Administrasi Perkantoran yaitu :

1.            Meningkatkan pengetahuan, pengalaman, kemampuan, dan ketrampilan mahasiswa.

2.            Mendapatkan masukan guna umpan balik dalam usaha penyempurnaan materi mata kuliah.

3.            Membina dan meningkatkan kerjasama antara Program Studi Diploma III Administrasi Perkantoran FISIP UNDIP dengan instansi Pemerintah, maupun, pihak Swasta dimana mahasiswa ditempatkan.

Pada umumnya, pengiriman surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal – hal sebagai berikut :

1.            Pembaca atau penerima surat percaya tentang hal atau masalah yang tertulis

2.            Pembaca mau menerima pandangan – pandangan, gagasan atau keputusan – keputusan dari pengirim.

3.            Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.

4.            Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengiriman.

5.            Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.

6.            Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.

7.            Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.