PROPOSAL PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK)

PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK)

DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI JAWA TENGAH

PROPOSAL PENGAJUAN TUGAS AKHIR

Disusun Oleh :

Betty Nugrahanti Mawengku

1402013060045

PROGRAM STUDI DIPLOMA III ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO

TAHUN AKADEMIK 2016

DAFTAR ISI

HALAMAN COVER........................................................................................... i

DAFTAR ISI......................................................................................................... ii

BAB I    PENDAHULUAN................................................................................. 1

1.1         Latar Belakang..................................................................................... 1

1.2         Ruang Lingkup Pembahasan............................................................... 4

1.3         Tujuan dan Manfaat ............................................................................ 5

1.3.1        Tujuan……………………………………………………….5

1.3.2        Manfaat ................................................................................... 5      

1.4         Kerangka Teori.................................................................................... 6      

1.4.1        Administrasi............................................................................. 6

1.1.1.1. Pengertian Administrasi.............................................. 6

1.1.1.2. Fungsi Administrasi.................................................... 7      

1.4.2        Pengelolaan…………………………………………………8

1.4.2.1. Pengertian Pengelolaan............................................... 8

1.4.2.2. Pengertian Pengelolaan Gudang................................. 8      

1.4.3        Gudang………………………………………………………9

1.4.3.1. Pengertian Gudang .................................................... 9

1.4.3.2. Manfaat Gudang......................................................... 9      

1.4.3.3.Denah Gudang……………………………….………9

1.4.4        Pengertian Alat Tulis Kantor (ATK)………………………..10

1.5       Metode Penelitian…………………………………………………..11

1.5.1        Fokus dan Lokus ……………………………………………11

1.5.1.1        Fokus ……………………………………………...11

1.5.1.2       Lokus ………………………………………………11

1.5.2        Metode Pengumpulan Data ……………………………….11

1.5.3        Teknik Analisis Data………………………………………..13

1.5.4         Instrumen Penelitian……………………………………….13

1.6         Sistematika Penelitian………………………………………………14

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

Setiap Instansi Pemerintahan ataupun swasta dalam menjalankan kegiatan pengelolaan gudang ATK harus mempunyai proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau  pengawasan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien bagi Instansi Pemerintah itu sendiri ataupun swasta. Dalam buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah  (2009:18), kata “kantoor dan kata “office” yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan “kantor”, lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data atau informasi. Dalam hubungan ini, yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengelohan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyimpanan data atau informasi.

Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.  Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.Walaupun administrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan, namun memiliki unsur-unsur kegiatan seperti pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwalian.

Dari kedelapan unsur kegiatan administrasi, penulis lebih menekankan pada fokus pokok bahasan mengenai perbekalan penunjang kegiatan Instansi Pemerintah atau swasta. Yang dimaksud perbekalan penunjang kegiatan Instansi Pemerintah atau swasta adalah peralatan kantor. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,peralatan  kantor  berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam untuk mencapai maksud dan tujuan.  Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatankantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.

Dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor. Contoh yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan kantor  yaitu dengan adanya ketersediaan ATK. Ketersedian ATK di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dapat mempengaruhi mutu dan progres kegiatan yang diselenggarakan Instansi. Apabila di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah tidak terdapat penunjang kegiatan untuk menjalankan proses kegiatan, maka dapat dipastikan proses kegiatan tersebut akan mengalami kesulitan sehingga dapat menghambat tercapainya tujuan.

Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern:1988), penggambaran tentang alat tulis kantor adalah barang yang dipakai habis untuk pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha.

Yang termasuk alat tulis kantor (ATK) yaitu bolpoin, pensil, spidol, klip, buku tulis, folio, penghapus kertas, penghapus papan tulis, amplop, lem, tip-ex, penggaris, kertas HVS, kertas fax, jepitan kertas dan pendukung lainnya. Alat tulis kantor (ATK) diperlukan demi kelancaran aktivitas Dinas Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah itu sendiri. Alat tulis kantor (ATK) merupakan salah satu bentuk sistem pengeluaran kas yang mengatur mengenai tata cara pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Pengadaan barang dan jasa biasanya memerlukan pengeluaran kas yang besar, hal ini berarti Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah  harus lebih memperhatikan pengendalian intern pada pengadaan ATK agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam pencatatan, penulisan jumlah dan sebagainya.Selama pengelolaan ATK ada, ATK akan disimpan pada suatu fasilitas di Dinas Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang disebut dengan gudang. Gudang ATK merupakan fasilitas penting bagi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Gudang ATK merupakan tempat penyimpanan sementara sebelum diserahkan dan digunakan dalam proses kegiatan.

Pengelolaan gudang terhadap barang-barang ATK merupakan hal yang sangat penting. Dengan adanya pengelolaan gudang ATK, dapat terpantaunya barang ATK. Sehingga pengelola gudang dapat segera melakukan pemesanan terhadap barang ATK yang jumlahnya mulai menipis atau yang dibutuhkan. Pengelolaan yang dilakukan sesuai dengan prosedur akan membantu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah  dalam memantau biaya-biaya yang dikeluarkan. Seorang pengelola yang handal harus mampu mengelola peralatan yang menunjang kantor dengan tepat agar tahan lama. Pengelolaan tersebut tidak saat penyimpanan saja, akan tetapi pada saat pemakaian ATK oleh masing-masing karyawan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Melihat dari latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir ini dengan judul

“PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK) DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA  PROVINSI JAWA TENGAH”

1.2       RUANG LINGKUP PEMBAHASAN

Berdasarkan latar belakang di atas, penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :

1.      Bagaimana pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan  di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah?

2.      Kendala apa saja yang sering dihadapi dalam mengelola gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah?

3.      Bagaimana cara mengatasi kendala dalam pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah?

1.3       TUJUAN DAN MANFAAT PENILITIAN

1.3.1   Tujuan

1.      Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

2.      Untuk mengetahui kendala apa saja yang sering dihadapi dalam mengelola gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

3.      Untuk mengetahui cara mengatasi kendala dalam pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

1.3.2   Manfaat Penelitian

1.      Bagi Penulis.

Memberi informasi dan wawasan penulis mengenai proses pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Sekretariat Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Tengah.

2.      Bagi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Sebagai tambahan informasi dan bahan masukan dalam pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah secara baik dan benar.

3.      Bagi FISIP UNDIP

Menambah referensi bagi perpustakaan FISIP UNDIP, serta  dapat dipergunakan sebaik-baiknya oleh mahasiswa untuk menambah pengetahuan terutama oleh mahasiswa Progam Studi D III Administrasi Perkantoran dan jurusan lain.

4.      Bagi Universitas Diponegoro Semarang.

Sebagai tambahan informasi dan sumber pustaka yang bermanfaat bagi mahasiswa Universitas Diponegoro, khususnya mahasiswa jurusan DIII - Administrasi Perkantoran yang akan menyusun Tugas Akhir.

1.4.             Kerangka Teori

1.1.2.      Administrasi

1.1.2.1. Pengertian Administrasi

Dalam buku Pengertian, Kedudukan, Dan Perincian Ilmu Administrasi menurut The Liang Gie (1982:14), administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

1.1.2.2.Fungsi Administrasi

Dalam buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf menurut Quible(2001:3), ada 5 jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu :

1.      Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengadaan. Fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2.      Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3.      Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang krisis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4.      Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5.      Fungsi manajerial, yaitu fungsi ini yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian. Fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

1.1.3.      Pengelolaan

1.4.2.3. Pengertian Pengelolaan

Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula pengaturan atau pengurusan (Suharsimi Arikunto, 1993:31). Banyak orang yang mengartikan manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan memang itulah pengertian yang populer saat ini.

1.4.2.4. Pengertian Pengelolaan Gudang

a.       Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, yaitu proses pengelolaan gudang meliputi proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

1.1.4.      Gudang

1.4.1.1. Pengertian Gudang

Menurut Lukas dan Rumsari(2004:84), gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang.

1.4.1.2. Manfaat Gudang

MenurutPeraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, manfaat gudang adalah sebagai berikut :

a.      Terjaganya kualitas dan kuantitas peralatan.

b.      Tertatanya peralatan.

c.       Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat dipertanggung jawabkan.

d.      Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan peralatan.

1.4.1.3. Denah Gudang

Untuk memudahkan dalamproses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik.

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut :

1.         Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.

2.         Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

3.         Berdasarkan arah arus penyimpanan, dan pengeluaran peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem :

a.       Arus garis lurus.

b.      Arus huruf U.

c.       Arus huruf L.

4.         Pengaturan sirkulasi udara juga termasuk salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan..

1.1.5.      Pengertian Alat Tulis Kantor (ATK)

Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern menurutThe Liang Gie (1988), penggambaran tentang alat tulis kantor adalah barang yang dipakai habis untuk pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha.

1.5.            Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu pengkajian dalam mempelajari peraturan-peraturan yang terdapat penelitian. Dalam metode penelitian diperlukan adanya data sebagai bahan yang akan diolah menjadi suatu informasi yang akan diolah menjadi suatu informasi yang diperlukan.

1.5.1.      Fokus dan Lokus

1.5.1.1. Fokus

Fokus dalam pembuatan Tugas Akhir ini adalah mengenai proses pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

1.5.1.2.Lokus  

Lokus adalah lokasi tempat penelitian. Lokus dalam penelitian ini berada di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Sekretariat Dinas Kebudayaan Dan Pariwisata Provinsi Jawa Tengah.

Alamat   : Jl. Kimangunsarkoro No. 12 Semarang

Telp        : (024) 8419956, 8419957, 8419958

Fax         : (024) 8419959

Website : www.dinpora.jatengprov.go.id

1.5.2.      Metode Pengumpulan Data

1.      Metode Observasi.

Observasi adalah cara pengumpulan data atau informasi yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek kegiatan yang ada hubungannya dengan penelitian. Dengan melakukan observasi atau pengamatan secara langsung terhadap aktivitas pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

2.      Metode Wawancara.

Wawancara adalah cara pengumpulan data dengan melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam (Sugiyono 2010:157). Pada penelitian ini dapat diperoleh secara langsung dengan wawancara kepada pengelola gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian karyawan  Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

3.      Studi Pustaka

Studi Pustaka adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan cara membaca buku-buku literature, catatan, atau dokumen penting lainnya yang berhubungan dengan pembuatan penelitian Tugas Akhir ini.

4.      Dokumentasi

Dokumentasi adalah teknik pengumpuan data yang dilakukan dengan cara mencari data-data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kajian yang diteliti berupa catatan, transkrip, buku, foto, dan sebagainya.

1.5.3.      Teknik Analisis Data

Berikut merupakan tahap analisis data yang dilakukan oleh peneliti :

1.      Membuat Catatan Lapangan.

Membuat catatan lapangan merupakan data yang diperoleh dan dikumpulkan dalam bentuk catatan-catatan yang akhirnya disatukan menjadi satu makna dari fenomena yang akan diteliti tersebut. Catatan data lapangan sangat penting dalam penelitian kualitatif.

2.      Tahap Reduksi Data.

Dalam tahap ini, data yang dikelompokkan kemudian melakukan penyederhanaan, pemotongan, dan pengurangan data.

3.      Penyajian Data.

Data yang telah dipilih, dikelompokkan, dan disederhanakan, kemudian disajikan dengan spesifik masing-masing data sehingga memudahkan peneliti untuk menganalisis dan menarik kesimpulan.

4.      Penarikan Kesimpulan.

Berdasarkan hasil analisis data hasil penelitian, maka ditarik suatu kesimpulan.

1.5.4.      Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian adalah semua alat yang digunakan untuk mengumpulkan, memeriksa, menyelidiki suatu masalah, atau mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyajikan data-data secara sistematis serta objektif dengan tujuan memecahkan suatu persoalan atau menguji suatu hipotesis. Jadi semua alat yang bisa mendukung suatu penelitian bisa disebut instrumen penelitian. Dalam penelitian ini instrumen yang digunakan peneliti ada 2, yaitu:

1.      Peneliti.

2.      Interview Guide.

Yaitu daftar pertanyaan yang digunakan untuk memandu peneliti dalam melakukan wawancara dengan informan untuk menggali informan sebanyak-banyaknya.

1.6.            Sistematika Penelitian

Sistematika penulisan dalam Tugas Akhir ini berisi uraian singkat mengenai hal-hal yang akan diuraikan secara sistematis bab per bab. Penulisan ini berguna untuk mempermudah pembahasan masalah dalam penyusunan Tugas Akhir. Tugas Akhir ini akan disajikan dalam IV bab dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I             : Pendahuluan

Bab ini membahas tentang Latar Belakang, Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat, Dasar Teori, Metode Penelitian, Teknik Analisis Data, dan Sistematika Penulisan.

            BAB II            : Gambaran Umum

Bab ini menguraikan tentang gambaran umum lokasi atau tempat secara singkat di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Dalam bab ini dijelaskan, visi dan misi, maksud dan tujuan, struktur organisasi, data pegawai, tugas pokok dan fungsi.

BAB III          : Pembahasan

Pada bab iniakan membahas hasil penelitian yang merupakan penyederhanaan data dalam bentuk yang mudah dibaca meliputi deskripsi obyek penelitian, analisis penelitian dan pembahasan.

            BAB IV          : Penutup

Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian. Di dalam bab ini juga terdapat saran yang berguna untuk memperbaiki dari objek yang diteliti.