PENGERTIAN DAN TATA CARA KEPROTOKOLAN

K a t a    P e n g a n t a r

Bismillahirrahmanirrahim

Protokol merupakan suatu kebutuhan yang tak terelakkan di dunia modern. Banyak kegagalan acara atau kegiatan disebabkan karena buruknya protokoler suatu acara atau kegiatan. Itulah sebabnya banyak lembaga pemerintah maupun swasta menyusun protokoler  secara rapi dengan menempatkan seseorang atau beberapa orang (staf) yang diberi tugas khusus untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan keprotokoleran.

Seseorang yang mendapat undangan resmi dari suatu lembaga pemerintah atau swasta untuk menghadiri acara tertentu, maka ia harus tunduk pada aturan keprotokoleran lembaga tersebut. Menyimpang dari ketentuan protokoler yang ada, pihak penyelenggara kegiatan dapat mengeluarkan seseorang dari ruang acara (upacara).

Pengalaman penulis, ketika berlangsung acara pelantikan Deputi Gubernur DKI Jakarta pada bulan Maret 2009, pihak protokol mempersilahkan para undangan yang tidak memakai Pakaian Sipil Lengkap (Jas) untuk meninggalkan ruang upacara, karena dalam undangan Gubernur, disyaratkan para undangan memakai Pakaian Sipil Lengkap (PSL).

Pengalaman lain, penulis pernah menghadiri acara perkawinan anak salah seorang walikota di DKI Jakarta, MC (protokol) mempersilahkan hadirin para undangan untuk membaca “Hamdalah”, padahal acara baru akan dibuka.

Kedua kejadian ini bukan karena pihak yang bersangkutan tidak tahu atau tidak paham, tetapi hanya karena tidak taatnya pada aturan protokoler yang ada atau lebih disebabkan karena faktor  eksternal seperti rasa canggung, minder, demam panggung dan lain-lain.

Catatan kecil ini dimaksudkan sebagai bahan referensi alakadarnya untuk sekedar mengantar pengetahuan bapak-bapak / ibu-ibu khususnya adik-adik sekalian, siapa tahu ada diantara kita yang bakal menjadi pejabat negara.

Semoga ada manfaatnya. Amin.    

K E P R O T O K O L E R A N

Oleh: Ruslan  HR

I.       Pengertian Protokoler:

Keprotokoleran berasal dari kata “Protokol” yang  artinya serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Acara kenegaraan adalah acara yang bersifat kenegaraan yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden serta pejabat negara dan undangan lainnya dalam melaksanakan acara tertentu.

Acara resmi adalah acara resmi yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga tinggi negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh pejabat negara dan atau pejabat pemerintah serta undangan lainnya.

Pejabat negara adalah pejabat sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian dan peraturan perundang-undangan lainnya.

Pejabat pemerintah adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam organisasi pemerintahan.

Tokoh masyarakat adalah seseorang yang karena kedudukan sosialnya menerima kehormatan dari masyarakat dan atau pemerintah.

Kegiatan Protokoler biasanya dipimpin oleh seorang protokol dibantu dengan beberapa orang staf (tenaga) yang diberi tugas khusus untuk mengatur mekanisme jalannya suatu acara/upacara/kegiatan (resmi atau tidak resmi).

Fungsi Protokoler menjadikan suatu upacara/kegiatan berjalan efektif dan efisien dipimpin oleh seorang protokol.

Tujuan Protokoler menjadikan suatu lembaga atau organisasi tertib, teratur dan profesional dalam menjalankan suatu kegiatan (upacara).

Kegiatan kenegaraan dilaksanakan oleh panitia negara yang diketuai oleh Menteri Sekretaris Negara. Protokol kepresidenan bertanggung jawab kepada menteri Sekretaris Negara.

Kegiatan protokoler kementrian negara dipimpin oleh Kepala Biro Humas/ Protokol Departemen yang bersangkutan.

Kegiatan protokoler suatu lembaga atau organisasi, biasanya di bawah naungan Kabag Umum atau Kaur Umum, sedangkan  kegiatan protokoler dalam suatu acara/upacara biasanya berada dalam seksi acara/persidangan suatu kepanitiaan baik pada acara resmi, acara biasa, maupun pada acara seremonial lainnya.

Contoh acara resmi kenegaraan;

-           Peringatan detik-detik Proklamasi Kemerdekaan 17 Agustus

-           Peringatan Maulid Nabi Muhammad s.a.w Tahun 2009

-           Peringatan Isra’ Mi’raj Tahun 2009

Kegiatan seperti ini di bawah koordinasi protokol kepresidenan.

Contoh acara  resmi (biasa);

-           Acara ulang tahun Pengadilan Tinggi Agama Jakarta

-           Acara lepas sambut Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jakarta

-        Acara Rapat Kerja Daerah

Kegiatan seperti ini di bawah koordinasi Kabag Umum/Kaur Umum

Contoh acara-acara biasa lainnya;

-           Upacara perkawinan

-           Upacara Sunatan

-           Upacara Akikah

Kegiatan seperti ini di bawah koordinasi seksi acara/persidangan

II.   Hal-hal yang berkaitan dengan protokoler antara lain;

1.      Undangan tamu

2.      Urutan pejabat

3.      Ketentuan pakaian

4.      Tata ruang, podium dan tempat duduk

5.      Susunan acara

6.      Pembawa acara

7.      Protokol acara

8.      Ketika naik mobil

9.      Ketika berjalan

10. Iring-iringan kendaraan roda empat

11. Area Parkir

Ad. 1.  Undangan tamu;

-        Undangan tamu harus disampaikan kepada yang bersangkutan paling lambat 1 (satu) hari sebelum hari H

-        Sebaiknya pada waktu undangan diantarkan, ada tanda terima dari orang yang diundang.

-        Undangan jangan sampai salah nama pihak yang diundang.

-        Sebaiknya diberitahukan kepada pihak yang diundang tentang kesediaan atau tidaknya untuk hadir dalam acara tersebut.

Ad. 2.  Urutan pejabat;

-        Pejabat yang diundang sebaiknya dicatat dalam satu catatan khusus dan diurut dari pejabat yang paling tinggi sampai pada pejabat yang paling rendah.

-        Pejabat-pejabat yang rutin diundang sebaiknya dibuatkan lebel nama khusus, yang sewaktu-waktu dapat dipergunakan apabila ada acara yang lain.

Ad. 3.  Ketentuan pakaian;

v Pakaian resmi

-              P S L (Pakaian Sipil Lengkap) = Jas + Peci

-              P S R (Pakaian Sipil Resmi) = Safari lengan panjang

-              P S H (Pakaian Sipil Harian) = Safari lengan pendek

-              P D H (Pakaian Dinas Harian)

Catatan:

-  P S L (Pakaian Sipil Lengkap) = Jas

Pada saat berjalan kancing baju jas ditutup

Pada saat duduk kancing baju jas dibuka

-              Pakaian Hakim = Pakaian Sipil Harian

-        Pakaian Panitera pengganti = Pakaian Dinas Harian (sesuai kebijakan)

-        Pakaian Hansip

-        Hakim tidak dibolehkan (sesuai surat MA RI  No. ........................ tanggal …………….

-        Karyawan dibolehkan

v Pakaian tidak resmi/Menyesuaikan (bebas)

-              Batik lengan panjang/pendek

-              Sopan/wajar

Catatan:

-        Celana levis/jeans tidak cocok untuk acara resmi

-        Pakaian Sipil Resmi, Pakaian Sipil Harian tidak cocok untuk acara rekreasi

Ad. 4.  Tata ruang, Podium dan Tempat duduk;

v Tata ruang

-        Ruangan harus ditata dengan rapi, bersih dan nyaman (Ac dan Loudspeaker).

v Pemasangan spanduk

-        Spanduk dalam ruangan letaknya ditengah-tengah (simetris), ukurannya disesuaikan dengan ruangan.

-        Tema harus singkat tetapi padat kandungan isinya.

-        Penulisan kata (huruf);

-        tepat dan benar sesuai dengan ejaan yang disempurnakan (EYD)

-        Tidak bertele-tele

-         Makna yang luas sesuai dengan acara

Contoh yang tidak tepat ;

PISAH  SAMBUT

BAPAK  Drs. H. KHALILURRAHMAN, SH. MBA.MH

KETUA PTA  DKI  JAKARTA

BAPAK  Drs. H. WILDAN SUYUTHI, SH. MH

WAKIL KETUA PTA DKI JAKARTA

Jakarta,         ………      April 2009 M

                      ……..   Rabiul Akhir 1430.

Contoh yang tepat ;

PISAH  SAMBUT

Drs. H. WILDAN SUYUTHI, S.H., M.H.

WAKIL KETUA PTA  JAKARTA

Drs. H. KHALILURRAHMAN, S.H., M.B.A., M.H.

KETUA PTA  JAKARTA

                                                                                                                        Jakarta,         ………      April 2009 M.

                  ……..   Rabiulakhir 1430 H.

-        Spanduk di luar ruangan

-        Disesuaikan dengan kondisi ruang

v Mik (Loudspeaker)

-        Diletakkan pada posisi yang tepat

-        Suara dalam keadaan baik dan sempurna

-        Harus dicoba lebih dahulu (test)

v Podium (Mimbar)

-        Diletakkan pada area yang tepat (sesuai dengan kondisi ruangan)

-        Biasanya pada posisi tengah bagian depan

v Posisi protokol

-        Berdiri pada posisi sesuai dengan kondisi ruangan

-        Bila podium (mimbar) di tengah, berdiri pada sebelah kanan podium (mimbar) agak ke belakang

-        Bila podium (mimbar) di kiri, berdiri pada posisi kanan sedikit agak berhadapan atau berdiri di sebelah kiri mimbar

-        Bila podium (mimbar) di kanan, berdiri pada posisi kiri sedikit agak berhadapan atau berdiri di sebelah kanan mimbar

v Pengaturan Tempat duduk

-        Disesuaikan dengan tingkat jabatan pejabat yang diundang

-        Koordinasikan dengan seksi undangan atau umum

-        Buatlah pola tempat duduk sebagai berikut;

		Protokol
									Podium (mimbar)

 

Model baris contoh 1

17

15

13

11

9

7

5

3

1

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Model baris contoh 2

9

7

5

3

1

2

4

6

8

9

7

5

3

1

2

4

6

8

1.      Ketua MA

2.      Wakil KMA

3.      Tuada

4.      Hakim Agung

5.      Hakim Agung

6.      Hakim Agung

7.      Hakim Agung

8.      Sekretaris MA

9.      Dirjen PA

10. Ketua PT

11. Ketua PTA

12. Ketua PT TUN

13. Ka. MAHMILTI

14. Sekretaris Dirjen

15. Direktur

16. Direktur

Model Leter U

Wakil Ketua PTA

Ketua PTA

Pansek

Peserta

Ad. 5.  Susunan Acara

-          Urutan acara dalam acara resmi terdiri dari:

-        Pembukaan/Sambutan

-        Acara Pokok

-        Penutup

(Pasal 18 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990)

-           Setiap upacara (acara) harus dibuat susunan acaranya secara tepat dan tertib

-           Urutan kata-kata sambutan diurut dengan tertib yang dimulai dari pembawa acara yang lebih rendah sampai pada pembawa acara yang lebih tinggi

-           Susunan acara dapat diubah sesuai dengan kondisi dan alokasi waktu yang tersedia.

Ad. 6.  Pembawa Acara

-          Pembawa Acara sudah mempersiapkan diri sebelum acara dimulai.

-          Pembawa  Acara yang menyampaikan kata sambutan, materinya;

-        Singkat tapi padat

-        Menyambut adanya pelaksanaan acara

-        Menyambut kehadiran tamu, peserta, undangan.

-        Memberikan ucapan terima kasih dan permohonan maaf.

-          Pembawa Acara yang menyampaikan kata amanat, materinya;

-        Lebih leluasa dengan alokasi waktu yang tersedia

-        Menghimbau, mengajak dan meminta (memerintahkan)

-          Pembawa Acara yang membacakan kalam ilahi

-        Singkat dan sesuai dengan materi acara.

-          Pembawa Acara yang membacakan do’a

-        Singkat dan sesuai dengan materi acara 

Ad. 7. Protokol Acara

Sukses atau tidaknya suatu acara sangat ditentukan oleh protokol acara. Seorang protokol tidak boleh merasa ketakutan karena ketakutan adalah sebuah kekuatan. Kecemasan, keraguan, demam panggung dan semua gangguan psikis lain merupakan kekuatan yang harus dikelola sebelum maju ke podium (mik). Caranya adalah mengubah ketakutan dan kecemasan menjadi kekuatan yang bisa dimanfaatkan

Ada 5 kunci yang dapat menjadi patokan sebagai berikut;

1.      Bayangkan diri anda sederajat dengan audiens. Tumbuhkan rasa kedekatan dan kehendak baik terhadap orang-orang yang telah berdatangan untuk mendengar anda.

Contoh; Saya sebagai orang Pengadilan Tinggi Agama Jakarta berkewajiban memberikan informasi tentang jalannya acara kepada audiens

2.      Ingat bahwa anda melayani para tamu

Mereka mempunyai alasan untuk mengharapkan sesuatu yang berharga dari anda. Pusatkan perhatian pada apa yang anda akan katakan.

Contoh; Saya harus memberi pelayanan terbaik kepada semua hadirin karena mereka butuh informasi dari saya.

3.      Ingatkan diri anda bahwa anda lebih banyak tahu dari pada hadirin tentang apa yang akan anda sampaikan

Contoh; Apa yang saya ketahui pasti mereka butuhkan.

4.      Katakan pada diri anda bahwa tugas ini menyenangkan.

Bayangkan diri anda sedang bercakap-cakap secara tatap muka tentang sesuatu hal yang menarik dengan kenalan lama anda.

Contoh;  Sungguh nikmat dan menyenangkan tugas ini.

5.      Ingat-ingatlah kesempatan pada masa lalu, ketika anda gagal dalam menjalankan tugas. Saatnya kini untuk menyempurnakan tugas tersebut dengan baik.

Contoh; Saya harus tampil lebih baik kali ini dari pada penampilan sebelumnya.

Dengan cara ini anda akan mampu mengubah kecemasan menjadi gairah dan tantangan yang sehat.

Ad. 8.  Ketika naik mobil

Seorang pejabat yang akan naik mobil (Dinas/pribadi) harus memahami  dimana ia harus duduk ketika berada di atas mobil.

Menurut protokolernya  pejabat tersebut harus duduk di kursi belakang pada sebelah kiri, sedangkan pada kursi bagian depan biasanya diperuntukkan untuk ajudan (bila ada)

Ketika 2 (dua) orang pejabat yang akan menggunakan mobil dinas/pribadi yang sama, maka pejabat yang lebih tinggi harus duduk pada kursi belakang bagian kiri, sedangkan pejabat yang lebih rendah harus duduk pada kursi belakang bagian kanan.

Contoh;  Ketua MA RI didampingi oleh Ketua PTA Jakarta.

-        Ketua MA RI duduk pada kursi bagian belakang – kiri

-        Ketua PTA Jakarta duduk pada kursi bagian belakang – kanan

Ad. 9.  Ketika berjalan

Seorang pejabat yang berjalan yang akan  menuju tempat tertentu, maka harus berjalan pada posisi sebelah kanan, sedangkan pada sisi sebelah kirinya (agak mundur) berjalan pejabat yang lebih rendah dan seterusnya.

Ajudan biasanya berjalan di sebelah kanan belakang atau di belakang pejabat yang bersangkutan.

Ad. 10.  Iring-iringan Kendaraan

Ketika rombongan pejabat iring-iringan kendaraan, maka kendaraan pejabat yang lebih tinggi berada pada posisi paling depan setelah mobil pengawal (polisi).  Setelah itu menyusul urutan mobil menurut tingkatan jabatan. 

Jarak mobil antara mobil pejabat dengan petugas pengawal 10 s.d. 20 m, demikian pula seterusnya sampai pada mobil yang terakhir.

Jarak mobil antara satu mobil dengan mobil lainnya biasanya dipandu oleh petugas pengawal.

Ad. 11.  Area Parkir

Pada area parkir sudah ada petugas yang ditunjuk untuk mengatur posisi kendaraan yang akan diparkir.

Untuk mobil pejabat yang lebih tinggi biasanya diparkir pada bagian depan gedung/kantor, sedangkan pejabat lainnya diurut di belakangnya seuai dengan area parkir yang ada.

Petugas parkir harus memahami ciri-ciri kendaraan pejabat utama dan pejabat-pejabat lainnya, agar supaya tidak salah dalam menempatkan/mengatur kendaraan yang akan diparkir.

Biasanya mobil pejabat utama memakai Nomor Polisi kode tertentu.

Contoh;   Mobil Ketua MA RI  No. Polisi  R I  8

Mobil Wakil KMA RI bidang Yudisial  No. Polisi  R I  57

Mobil Wakil KMA RI bidang Non Yudisial  No. Polisi  R I  58

-        Hakim Agung/Eselon I; Diawali dengan angka 1

Contoh;

-        Sekjen No. Pol. B. 1235 BS

-        Dirjen No. Pol. B. 1572 BS

-        Mobil Gubernur DKI Jakarta No. Polisi B 1

-        Mobil Ketua DPRD DKI Jakarta No. Polisi B 2

-        Mobil Kajati DKI  Jakarta No. Polisi B 3

-        Mobil Ketua PT  Jakarta No. Polisi B 4

-        Mobil Ketua PTA  Jakarta No. Polisi ……………

DAFTAR KEPUSTAKAAN

1.            Achmad Sunarto, 2007, Kuliah Tujuh Menit, Setia Kawan, Jakarta

2.                         Henry Sitompul, 2008, Orasi & Menguasai Panggung, Gramedia, Jakarta

3.            Suhlan Burhanudin, 2008, Cara Praktis MC, Apindo, Jakarta

4.            Sujatno, 2008, Protokol/MC, Gramedia, Jakarta

5.            Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol

Peraturan Pemerint