ADMINISTRASI / SEKRETARIS PROFESIONAL

     A. Bagaimana cara membudayakan calon administrative professional  beretika ditempat kerja, dilingkungan tempat tinggal dan lingkungan sosialnya ?

B. Apa yang menjadi tantangan bagi para administrative professional/sekretaris dimasa depan ?, dan pengembangan pribadi seperti apa yang diperlukan untuk menghadapi tantangan tersebut ?

.      A. Membudayakan calon administrative professional

a.       Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

b.      Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan  rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

c.       Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.

d.      Tidak Gaptek. Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.

e.       Tahu Accounting dan Pembukuan. Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.

f.       Mampu Berbahasa Asing. Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting (MOM) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.

g.      Mempelajari Karakter Boss. Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.

h.      Mempunyai Etika yang Baik. Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.

i.        Pandai Berbicara di Depan Publik. Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.

j.        Seorang Sekretaris Harus SMART. Tidak hanya harus berpenampilan menarik, setapi sekretaris harus mampu dalam segala hal, seorang sekretaris harus cepat, cermat, dan tepat.

B. Tantangan bagi para Administrative dan pengembangan diri

Ø  Tantangan:

·         Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris;

·         Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaan;

·         Terampil dalam memakai alat-alat kantor yang berteknologi tinggi;

·         Terampil dalam mengolah kantor;

·         Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain;

·         Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional.

Ø  Kemampuan pengembangan:

o   Kemampuan dan keterampilan yang harus dan mutlak dikuasi seorangsekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling;

o   Kemapuan berkomunikasi dan interaksi;

o   Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotokopy, scanner, mesin fax, dll).

Hal-hal yang perlu diperlukan:

a.       Team Work adalah mampu bekerja sama dalam team, tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada  keberhasilan dan kelebihan orang lain.

b.      Positif Thingking, selalu berfikir yang baik.

c.       Good Reminder, dalam hal ini lebih tertuju kepada schedule pimpinan, hari ulangtahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

d.      Discrete, tidak mudah membicarakan masalah seseorang atau perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan.

e.       Tactful, bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan atau pun orang lain.

f.       Tanggung jawab dalam bekerja, seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab,yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

g.      Kurangnya Wawasan atau Pengetahuan Seorang Sekretaris, pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.