ANALISIS
Disusun Guna Memenuhi Penilaian Tugas Kuliah
Mata Kuliah Penulisan Laporan
Diploma III Administrasi Perkantoran
Disusun Oleh :
Betty Nugrahanti Mawengku
140204130600045
PROGRAM
STUDI DIPLOMA III ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2015
1.
CONTOH MAKALAH :
MAKALAH MANAGEMEN PERKANTORAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya
anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen
adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh garis (line)
mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan
pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi
masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan
bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor,
dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara
lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan
informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam
proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara
efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan
dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut
sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka
sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu
hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan,
usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara
profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam
mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya
secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga
dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut
dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti
kehidupan organisasi.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1.2.1 Apa saja hal-hal yang harus kita ketahui tentang
manajemen perkantoran ?
1.2.2 mengapa sering kali ada bentrok antara karyawan dan
perusahaan ?
1.2.3 Kenapa sering kali ada karyawan yang tidak puas terhadap
perusahaan ?
1.3 TUJUAN PENULISAN
1.3.1 Memenuhin tugas mata
kulia Organisasi Manajemen.
1.3.2 Mengetahui semua hal secara jelas dan tepat tentang
manajemen terutama manajemen perkantoran itu sendiri.
1.3.3 Mengetahui sebab bentrok antara karyawan dan perusahaan.
1.3.4 Mengetahui sebab terjadinya ketidakpuasan terhadap
perusahaan.
1.4 METODE PENELITIAN
Dalam hal ini penulis menggunakan:
1.4.1 Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya,
pembahasan ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu
masyarakat atau kelompok orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala
atau hubungan antara dua gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack : 1982).
1.4.2 Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan
melalui kepustakaan,mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan
bahan lainnya yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.
BAB II
TINJAU PUSTAKA
2.1 PENGERTIAN MANAJEMEN
Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui
pengertian kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor adalah
tempat dimana biasanya pekerjaan
kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu. Sedangkan
menurut Atmosudirdjo kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas tempat,
staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Tugas
utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan
member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi.
Fungsi utama suatu kantor adalah :
1. Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu
organisasi.
2. Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja
operasional (subtantif).
3. Pengelolaan sumber daya organisasi.
4. Pengelolaan data dan informasi organisasi. Terdapat
sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:
· Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang
melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumenatau
dengan barang-barang.
· Jabatan, adalah sekumpulan
pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan
yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai
tempat.
· Gedung Kantor, adalah barang atau
benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
· Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang
dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
· Biro, adalah usaha yang mengkhususkan
diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.Sebelum mengenal definisi manajemen
perkantoran, kita harus mengenal istilah manajemen, berasal dari bahasa
Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti senimelaksanakan dan mengatur.
Pengertian Manjemen Menurut Beberapa Para Ahli:
1. Menurut G.R. Terry
Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja,
yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang
kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
2. Menurut Mary Parker Follet
Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan
suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manajer mencapai suatu
tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan
apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan
pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
3. Ricky W. Griffin
Mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.
4. Menurut JamesA.F.Stoner
Manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses
yang ditunjukkan oleh garis mengarah kepada proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian,
yang mana keempat proses tersebutsaling mempunyai fungsi masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan
dari penggabungan manajemen dan kantor.
Ada berbagai definisi yang diberikan oleh para ahli
tentang manajemenkantor, diantaranya :
o Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan
pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara
yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer1973).
o Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan
pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka
yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry,1974). Dari uraian di
atas dapat disimpulkan bahwa
Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor,
dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak.
BAB III
ANALISIS PEMBAHASAN
MANAJEMEN PERKANTORAN
DAN PERUMUSAN ORGANISASI
3.1 Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk
mencapai tujuan yang telah diperkirakan.Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan
penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar
proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan
keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi
juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen
mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan
aktivitas lainnya.
a. Fungsi Manajemen :
· Perencanaan
· Pengorganisasian
· Pengkoordinasian
· Pengawasan
b. Elemen Manajemen :
· Man
· Money
· Material
· Market
· Machine
· Method (Metode)
Manajemen kantor dapat
ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen
dan dari sudut sasaran.
Ø Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan
untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan
ketatausahaan kantor.
Ø Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala
kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran
organisasi.
c. Dua sudut penglihatan manajement
kantor:
· Dari sudut manajemen, Manajemen kantor merupakan kegiatan
untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi,
mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
· Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala
kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran
organisasi.
Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil
yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus,
bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang –
orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan
kreatif. Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang
mampu menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang
berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan
kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan
keahlian serta pengabdiaan bawahannya
3.2 Aktivitas Manajemen Kantor
Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor
terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu:
1. Kegiatan komunikasi
2. Kegiatan kalkulasi
3. Pengolahan Warkat
4. Penyusunan laporan
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur
pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh
melalui:
a) Developing performance standard (perkembangan
tingkat/derajat pekerjaan)
b) Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)
c) Evaluating results (penilain hasil pekerjaan
d) Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian
dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Develoving performance standard
b) Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam
menetapkan alat – alat pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu,
dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya
c) Measuring performance
d) Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan
yang telah selesai. Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan
catatan berbagai kegiatan.
e) Evaluating result Menetapkan arti
perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara membandingkan
hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.
f) Taking corrective action, Meluruskan dan
mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang
terjadi. Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang merupakan
pekerjaan manajer seperti berikut:
1. Perencanaan (pleaning)
· Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang
dicapai.
· Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan
dating.
· Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakuka.
· Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode –
metode untuk pelaksanaan kerja.
· Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi.
· Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
2. Pengorganisasian (organizing)
· Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional.
· Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi
secara operasioanal.
· Menggabungkan jabatan – jabatan operasional kedalam
unit – unit yang saling berkaitan.
· Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai.
· Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan.
· Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap
anggota.
· Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai.
· Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil
pengawasan.
3. Penggerakan (Actuating)
· Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati
terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan.
· Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik
– baiknya.
· Memotivasi anggota.
· Berkomunikasi secara efektif.
· Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara
penuh.
· Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang
melakukan pekerjaan dengan baik.
· Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan
pekerjaannya
4. Pengendalian (controllig)
· Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk
pengawasan.
· Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana
secara keseluruhan.
· Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja.
· Membuat media pelaksanaan secara tepat.
· Memberitahukan media pengukur pekerjaan.
· Memindahkan data secara terperinci agar dapat
terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya.
· Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa
oleh anggota.
· Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab
terhadap pemberian penjelasan.
· Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil
pengawasan.
3.3 Proses Manajemen Kantor
a. Perencanaan kantor
Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal
yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha
kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam
pelaksanaan tata usaha tersebut.
b. Pengorganisasian kantor
o Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen
kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
o Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola
pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung
jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.
c. Pengoordinasian kantor
Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja
sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).
d. Tujuan kantor
o Penerimaan Informasi
o Pencatatan informasi
o Penyusunan informasi
o Pemberian Informasi
o Perawatan aktiva
e. Aspek manajemen kantor
o Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan
menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen
manajemen.
o Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan
alokasi tugas untuk staf tersebut.
o Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana
pelaksanaan manajemen dilangsungkan.
o Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan,
dan pengehntian karyawan.
o Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi
jasmani di dalam kantor.
o Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang
digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.
f. Harapan manajemen kepada manajemen kantor
o Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi.
o Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin
dinamis.
o Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih
pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah
pengawasannya.
o Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk
mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang
merupakan karanter eksekutif yang berhasil.
o Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan
dan merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g. Peranan manajemen kantorMenyiapkan informasi agar manajemen
puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :
o Ringkas (concise)
o Cermat (accurate)
o Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
o Tepat waktu (right time)
o Biaya rendah (low cost)
3.4 Perumusan Organisasi
Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala
kebutuhannya tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota –
anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.
1. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
· Manajer Umum
· Petugas Pembeliaan
· Manajer Produksi
· Manajer Pemasaran
2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang
· Direktur Pengelola
· Petugas Pembeliaan
· Manajer Produksi
· Manajer Pemasaran
3.5 Pendekatan Fungsional dalam Organisasi
1. Sentralisasi
Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor
harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian
darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor departemen yang tidak berada
di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama
diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan
departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat
staf dan memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan
seperti yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.
2. Desentralisasi
Contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis
terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.
3. Manajer Umum
4. Petugas Pembelian
5. Manajer Produksi
6. Manajer Pemasaran
7. Manajer kantor
8. Kantor pembelian
9. Kantor pabrik sio
3.6 Pembagian Kerja dan
Penugasan Kerja
1. Delegasi
Adalah proses dimana individu atau kelompok
memindahkan kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan
aksi tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu. Delegasi
dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang
manajer :
· Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
· Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai
batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan tugas dikerjakan.
· Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk
melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.
2. Analisis pekerjaan
Adalah Proses penelitian tugas kantor, langkah-langkahnya
adalah menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor. Sedangkan
pembagian tugasnya menurut fungsi dan menurut proses.
BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
· Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor,
dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai
pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain:
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.
· Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “
Kekuatan yang tidak berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan dan
mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam
bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian
rupa, hingga di capai sasaran perusahaan”.
4.2 SARAN
Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam
pembuatan tugas kami pada kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan
dan ketidakbenaran dari pembahasan kami serta penulisan
kami yang kurang dapat di mengetri, oleh sebab itu untuk memperbaiki dalam
pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan saran.
DAFTAR PUSTAKA
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/
No comments:
Post a Comment