PERIHAL
PENGGUNAAN KOMPUTER DI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
Dalam era globalisasi dewasa ini, dimana dunia semakin terasa sempit karena
kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan teknologi,
terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan semakin
berat. Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta
praktis dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut,
di samping dengan menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip
administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen.
Sejalan dengan semakin meningkatnya kegiatan yang harus dilakukan mulai
dari mengumpulkan, menginterprestasi, menyimpan dan menyalurkan data kepada
pemakai, maka pada abad teknologi sekarang ini penangannannya akan lebih
efisien dan ekonomis apabila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis
seperti komputer dalam mengolah data menjadi informasi. Komputer dapat bekerja dengan sangat
cepat dalam mengolah data, menganalisa data, mengklasifikasi data, menyimpan
data dan mengambil data dari tempat penyimpanannya, maka sangatlah tepat bila
organisasi yang kegiatan-kegiatannya banyak dan kompleks untuk memanfaatkannya.
Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas
kerja pegawai. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu
meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan
kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan
Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah
maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan terintegrasi sehingga
peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan.
Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, jenis aplikasi pengolahan
data pun semakin meluas, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Macam – macam aplikasi komputer yang digunakan;
1) Sistem Informasi Managemen
(SIM)
Sistem
informasi yang sudah banyak diterapkan pada perusahaan yang bergerak bidang
perdagangan barang dan jasa baik pada perusahaan besar, menengah, bahkan
perusahaan kecil.
2) Arsip Elektronik
Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi
perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk
melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain;
a. Banyaknya staf yang
menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen,
untuk mencari bahan yang diperlukan.
b. Para Sekretaris sangat sibuk
dengan tugas administratifnya.
Hal-hal tersebut diatas ternyata dari sudut
efisiensi kerja sangat merugikan. Tanggapan mengenai
masalah diatas adalah dengan memanfaatkan komputer
untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya adalah masalah
pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis.
Keuntungan arsip elektronik :
§ Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui
jalur komunikasi.
§ Pencarian dokumen mudah dilakukan.
§ Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal.
Penggunaan teknologi baru biasanya menimbulkan masalah
sosial, bagi pihak yang menyangsikan kegunaanya. Mereka takut akan
hilangnya kontak sosial diantara pekerja dengan kata lain komunikasi elektronik
akan mengisolasi pekerja dari lingkup sosialnya.
3) Pengolahan Kata (Word
Processing).
Pengolah kata adalah suatu program aplikasi yang dirancang khusus dan
mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk pembuatan sebuah tulisan atau dokumen
pada komputer. Kata-kata dan kalimat tersebut dapat dibuat sesuai dengan
keinginan kita, baik dari jenis huruf, tata letak dan lainnya.
Dahulu pengolah kata yang dikenal dan banyak digunakan adalah “Wordstar”
dan “WordPerfect”. Saat ini,
pengolah kata yang banyak digunakan adalah “Microsoft Word” for windows mulai
dari versi word 3.X, word 6.0, word97, word2000 dan saat ini word XP. Microsoft
word for windows banyak digunakan karena sudah cukup lengkap sebagai aplikasi
pengolah kata dari pengetikan yang sederhana sampai yang rumit. Selain itu juga
versi dari Microsoft word yang ada selalu kompatibel (dapat digunakan) dengan
versi sebelumnya.
4) Surat elektronik.
Pengiriman surat atau pesan secara elektronis, baik tulisan maupun gambar
dengan beberapa cara penyampaian :
o Melalui jalur komunikasi
umum ( telepon,komputer,pos).
o Dengan Facsimili.
o Komputer yang terhubung
dalam jaringan (LAN)
5) Konferensi Jarak Jauh
Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan data, suara
dan gambar. Manfaat utama dari
teleconferencing, dibandingkan dengan hanya mencoba untuk berkomunikasi
meskipun email, faks dan pesan suara, atau bahkan satu-satu percakapan telepon
adalah bahwa sekelompok orang dapat mendengar informasi yang sama pada waktu
yang sama. Menggunakan pertemuan
teleconference memungkinkan kelompok untuk bertemu tanpa harus berada di lokasi
fisik yang sama. Hal ini secara
drastis dapat mengurangi biaya perjalanan bagi perusahaan dan juga dapat
membantu agar para eksekutif dan karyawan kunci yang berharga lainnya dari
menjadi dikeringkan dan tertekan oleh tuntutan perjalanan. Dengan
telekonferensi, orang dapat memiliki akses ke semua informasi yang mereka biasanya
ada di kantor mereka sendiri, dan mereka hanya perlu untuk panggilan ke layanan
telekonferensi pada waktu yang tepat.
Selain itu, bahan rapat dapat dikirim ke depan secara fisik melalui kurir
atau jasa pengiriman, atau bahan dapat dikirim secara digital, melalui lampiran
email yang masing-masing peserta dapat mencetak pada akhir mereka. Dalam
kebanyakan kasus, teleconference host oleh sebuah perusahaan yang menyediakan
layanan telekonferensi grup.
6) Information Retrieval
Pengambilan kembali informasi/data yang telah disimpan dalam komputer.
7) Kegiatan Manajemen.
Kegiatan ini memanfaatkan komputer untuk mengingatkan para pengelola tentang jadwal-jadwal penting,pengaturan jadwal proyek, jadwal penugasan, dll.
Namun perlu disadari bahwa komputer itu akan berarti dan berguna di dalam
organisasi terutama dalam pelaksanaan tugas-tugas administrasi seperti di
sebutkan di atas apabila ditunjang dengan kemampuan manusia yang
mempergunakannya. Tegasnya
berhasil tidaknya proses komputerisasi sangat tergantung dalam setiap
organisasi. Jadi komputer adalah hanya merupakan alat bagi manajemen dalam
melaksanakan aktivitas-aktivitasnya.
manajemen-kantor/
No comments:
Post a Comment