LAPORAN PENGAMATAN / HASIL KEGIATAN MAGANG

BAB III

LAPORAN PENGAMATAN/HASIL KEGIATAN MAGANG

1.1.   Diskripsi Pelaksanaan Magang

Penyusunan laporan ini, merupakan hasil penulis telah melakukan magang di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 13 Januari 2016 sampai dengan tanggal 13 April 2016. Adapun jadwal kegiatan magang yang penulis lakukan yaitu :

1.      Apel Pagi

Apel pagi dilaksanakan secara rutin setiap hari Senin sampai dengan Jumat dimulai pukul 07.00 WIB sampai selesai.

.

2.      Pengisian Kartu Kendali

Di Dinas Pemuda dan Olahraga diajarin caranya pengisian kartu kendali surat masuk dan surat keluar, kemudian bagaimana caranya memasukan kode nomor surat sesuai isi surat sesuai Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 Tahun 2008.

3.      Pengisian Lembar Disposisi Surat

Dikasih tahu bagaimana caranya mendisposiskan surat masuk dan bagaimana proses surat masuk yang datang ke kantor Dinas Pemuda dan Olahraga.

4.      Mengoprasikan Komputer

Di kantor juga diajarin cara membuat surat keluar, cara mengetik buku agenda surat masuk dan surat keluar, cara mengetik Surat Perjanjian Pekerjaan di Lingkungan Dinad Pemuda dan Olahraga, Cara mengetik Evaluasi Kelengkapan Dokumen Administrasi Penyerahan Hasil Kegiatan APBD – APBN Tahun Anggaran 2015, cara mengetik Format Usulan Kegiatan Kelitbang Tahun 2017, cara mengetik Materi Sasaran dan Prioritas, cara mengetik Rencana Program Kegiatan SKPD dan cara mengetik Rekapituliasi RKA/KAK Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah Tahun Anggaran 2017.

5.      Mencatat Jadwal Pimpinan dan Pegawai

Di kantor juga diajarin bagaimana cara menjadwal kegiatan Kepala Subbag dan Pegawai di Bagian Program Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

6.      Mengedarkan Surat

Di sana juga diajarin cara mengedarkan surat keluar atau dokumen – dokumen ke bagian – bagian lain dalam lingkungan Dinas Pemuda dan Olahraga.

7.      Menerima Telepon

Di kantor juga dikasih tahu cara menelepon dan menerima telepon dengan baik dan benar.

1.2.   Kegiatan Selama Magang

Selama tiga bulan melakukan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah penulis ditempatkan di Sub Bagian Umum dan kepegawaian selama 1 (satu) bulan kemudian dipindah di Sub Bagian Program selama 2 (dua) bulan dibagian Agendaris untuk menangani surat masuk dan surat keluar. Selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang) penulis mendapatkan banyak pengetahuan tentang surat-menyurat baik mengagenda, mendisposis, mengarsip dan mendistribusikan surat. Diskripsi Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar, hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan serta menangani hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar.

1.3.   Analisis Hasil

Setelah selesai magang penulis memperoleh data mengenai analisa surat yang menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja surat menyurat itu digunakan dalam Prosedur Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Untuk itu, analisa surat menyurat merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam terlaksananya kegiatan administrasi.

1.3.1.   Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

1.3.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Surat masuk adalah surat yang masuk ke instansi Pemerintahan Kantor  Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang berasal dari intern instansi maupun ekstern instansi. Surat masuk intern misalnya surat pemerintahan seperti : surat Balai Kota, Setda, Dinsospora, Bappeda, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan, Dinas Hubkominfo, Dinas Bina Marga, Dinas PSDA, Dinas Industri dan Perdagangan, Dinas Koperasi dan UMKM, Dinas Cipkataru, Dinas Pertanian dan Holtikultural, Bupati, Lembaga Pengembangan Manajemen Akuntansi Pemerintahan, Bupati, Dinsos, Dewan Pengurus, Gerakan Pramuka Kwartir dan lain – lain yang merupakan cakupan dari kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Sedangkan surat ekstern merupakan surat yang berasal dari perusahaan – perusahaan dan organisasi swasta lainnya.

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam suatu kantor. Cara atau prosedur pengurusan surat – surat masuk apabila telah diterima oleh staf Pengadministrasian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Setelah surat diterima maka staff agendaris harus segera mulai dengan pengurusan surat – surat itu agar segera dapat diserahkan kepada Pimpinan secepat mungkin. Adapun alat – alat yang dibutuhkan oleh Staff Agendaris dalam pengurusan surat masuk adalah antara lain : Gunting atau cutter untuk membuka amplop surat, steples atau hechter, bolpoint, kartu kendali, lembar diposisi, dan buku agendaris untuk mencatat surat – surat masuk.

Prosedur Penanganan Surat Masuk antara lain :

1.      Menerima Surat

Surat yang masuk dari instansi atau organisasi lain diterima oleh PKD atau security yang bertugas untuk menerima surat. Biasanya semua surat masuk diantarkan di Bagian Umum dan Kepegawaian tepatnya di bagian staff pengadministrasian umum. Staff Administrasi Umum yang bertugas menangani surat masuk tersebut. Kemudian surat tersebut dibuka menggunakan gunting atau cutter.

2.      Pembacaan Surat

Surat – surat dibaca untuk dikategorikan menurut jenisnya yaitu surat yang “Amat Sangat Rahasia”, “Sangat Rahasia”, “Rahasia”, “Biasa”, “Penting”, “Sangat Penting”, “Amat Sangat Penting”, “Amat Sangat Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera”. Jika surat tersebut “Amat Sangat Rahasia”, “Sangat Rahasia” dan “Rahasia”, staff agendaris tidak boleh membuka kecuali Pimpinan. Untuk Surat yang berisikan “Amat Sangat Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera” berarti surat tersebut harus segera dinaikkan ke unit pengolah.

3.      Penelitian Surat

Surat yang sudah dibuka satu persatu diteliti untuk memastikan apakah ada surat yang sama, alamat yang dituju benar atau salah, perihal dan isi surat sudah benar atau belum.

4.      Pengisian surat

Surat yang sudah dibaca selanjutnya dilampiri Kartu Kendali dan Lembar Diposisi. Kemudian baru pengisian Kartu Kendali dan Lembar Diposisi. Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) rangkap dengan warna yang berbeda (putih = lembar I; kuning = lembar II; merah = lembar III) untuk memudahkan dalam pengendalian. Sedangkan Lembar Disposisi untuk memudahkan dalam pengolahan surat, kemudian surat baru dinaikkan ke Sekretaris.

Contoh Gambar Lembar Diposisi

Mengisi lembar diposisi tersebut dengan hal – hal sebagai berikut :

  i.      Asal Surat :

Pada bagian ini akan dicantumkan nama instansi atau organisasi yang mengirim.

ii.      Tanggal Surat :

Pada bagian ini dicantumkan tanggal pembuatan surat. Tanggal sangat penting untuk dilampirkan karena bisa digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan sesuatu dan bisa memudahkan penggandaan.

iii.      Nomor Surat :

Pada bagian ini berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat dan angka tahun pembuatan surat.

iv.      Tanggal Penerima Surat :

Bagian ini juga penting untuk ditulis karena digunakan untuk mengetahui waktu penerimaan surat.

v.      Nomor Agenda :

Nomor agenda surat ditulis untuk mengetahui nomor urut surat yang masuk.

Contoh Gambar Kartu Kendali

Mengisi kartu kendali tersebut juga hampir sama dengan pengisian lembar diposisi, akan tetapi ada tambahan pada kartu kendali  antara lain :

a.       Kode Surat :

Kode yang ditulis untuk pembuatan nomor surat sesuai Peraturan Gubernur Jawa Tengah No. 68 Tahun 2008.

b.      Nomor Urut Surat :

Nomor urut surat ditulis untuk mengetahui nomor agenda surat masuk.

c.       Isi Ringkasan :

Isi ringkasan penting ditulis karena untuk pengetahai perihal dan maksud surat tersebut.

d.      Lampiran :

Lampiran surat ditulis untuk mengetahui berapa lembar surat yang terlampir.

e.       Pengelola :

Pengelola surat ditulis untuk mengetahui bahwa surat tersebut sudah diteruskan kepada Kasubbag atau Kasi dilingkungan instansi.

f.       Tanda Terima :

Tanda terima di cantukan untuk mengetahui bahwa surat sudah diterima oleh Pimpinan.

g.      Catatan :

Catatan ditulis untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan atau dibawa.

Nama – nama bagian atau staf yang berhak menangani surat lebih lanjut adalah :

1.      Kepala Dinas

2.      Sekretaris

a.       Kasubbag Program

b.      Kasubbag Keuangan

c.       Kasubbag Umum dan Kepegawaian

3.      Kabid Kepemudaan

a.       Kasi Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda

b.      Kasi Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan

4.      Kabid Keolahragaan

a.       Kasi Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga

b.      Kasi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Industri  dan Lembaga Keolahragaan

5.      Kabid Sarana, Prasarana dan Kemitraan

a.       Kasi Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana

b.      Kasi Kemitraan dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan

5.      Menyortir Surat

Surat yang sudah naik Kesekretaris, baru sekretaris menyortir surat – surat bagi pimpinan berdasarkan sifat – sifat surat, terutama surat yang bersifat Rahasia, Penting atau Segera untuk ditangani. Selanjutnya menggolongkan atau membagi surat ke dalam surat pribadi dan dinas. Sekretaris membaca, meneliti dan mencatat di lembar disposisi tentang isi surat untuk memberi saran kepada pimpinan, apabila diberi wewenang untuk masalah yang berkaitan dengan surat tersebut. Kemudian surat dinaikkan ke Pimpinan untuk menanggapi perihal surat dan saran dari Sekretaris. Setelah itu surat turun ke Sekretaris untuk diteruskan kepada Kasubbag – kasubbag di lingkungan kantor.

Surat yang sudah turun ke bagian lingkungan kantor misalnya surat turun kepada Kasubbag program dan surat tersebut diterima oleh staff agendaris program. Lalu di lampiri diposisi Ibu untuk menyediakan catatan kecil, kepada pegawai bagian program siapa yang akan menangani dan bertanggungjawab atas surat tersebut.

                                 

                  Contoh Gambar Disposisi

                  Ibu / Kasubbag Program

6.      Mengagenda Surat Masuk

Setelah itu surat turun ke staff agendaris bagian program, surat tersebut difotocopy, disimpan / diarsip dan di agenda surat masuk supaya memudahkan dalam penemuan surat jika suatu waktu dibutuhkan kembali. Kemudian surat baru diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk mengurus perihal surat tersebut.

Demikan prosedur penanganan surat masuk di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

1.3.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Surat keluar adalah surat yang akan dikirim ke instansi lain atau perusahaan lain sesuai dengan alamat yang dituju. Surat keluar merupakan surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, isi surat yang sudah benar dan ditandatangani pejabat yang berwewenang / Pimpinan kantor) yang dibuat oleh instansi pemerintahan kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Prosedur Penanganan Surat Keluar antara lain :

1.      Pengkonsepan Surat

Konsep surat dipersiapkan terlebih dahulu oleh unit pengelolah atau masing – masing staff penanggungjawab Dinas Pemuda dan Olahraga yang akan mengirim surat. Surat yang dibuat oleh staff Dinas Pemuda dan Olahraga yang terdiri dari bermacam – macam surat misalnya :

a.       Surat Undangan                                        l. Surat Pengantar

b.      Surat Pemberitahuan                                 m. Surat Permohonan Bantuan

c.       Surat Keterangan                                      n. Surat Tugas

d.      Surat Edaran                                             o. Surat Pernyataan

e.       Surat Pengumuman                                   p. Surat Peringatan

f.       Surat Ucapan Terima Kasih                      q. Surat Perintah Tugas

g.      Surat Perjanjian Kerja                               r. Surat Pemberian Izin

h.      Surat Keputusan                                       s. Surat Permohonan Izin

i.        Surat Pengusulan                                      t. Surat Susulan

j.        Surat Kuasa                                               u. Surat Panggilan

k.      Surat Berita Acara                                                v. Nota Dinas

2.      Pemprosesan Surat

Surat yang telah siap diproses kemudian dinaikkan ke Kepala Bagian, setelah itu dinaikkan ke Sekretaris selanjutnya dinaikkan lagi kepada Kepala Instansi untuk ditandatangani, proses yang teliti ini dilakukan agar sejak dari staff yang pertama menangani dapat diantisipasi apakah surat tersebut sudah benar atau belum. Selanjutnya surat turun ke staff agendaris untuk dimintakan tanggal pembuatan surat dan nomor surat sesuai kode masalah surat tersebut kepada staff administrasi umum. Setelah itu surat baru dicatat dan atau diketik dalam buku agenda surat keluar.

3.      Pengiriman Surat

Surat yang sudah diproses oleh staff agendaris, kemudian difotocopy dan diarsip, baru yang surat asli diserahkan kepada staff yang bertanggungjawab yang mengkonsep surat keluar tersebut untuk dikirim. Pengiriman surat biasanya dilakukan oleh staff Dinas Pemuda dan Olahraga itu sendiri.

Demikan prosedur penanganan surat keluar di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

1.3.2.      Hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Hambatan yang dialami penulis selama melakukan pekerjaan tentang prosedur surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah meliputi :

1.      Permasalahan pada surat masuk yaitu:

a.       Surat yang sering bolak – balik ke ruangan pimpinan dan sekretaris kantor untuk pendisposisian, hal ini menyebabkan tidak efisien.

b.      Ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat ke luar atau sedang melaksanakan tugas ekstern, banyak surat yang menumpuk dan tidak bisa segera diproses sebagaimana mestinya.

c.       Ada surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada staff pengelola, disebabkan adanya kekurangtelitian dalam pemprosesan surat.

d.      Adanya surat langsung naik ke Kepala Sub Bagian dan langsung turun atau didistribusikan kepada staff pengelola, sebelum surat diagenda dan diarsip.

2.      Permasalahan pada surat keluar antara lain :

a.       Jika staff pengelola meminta nomor surat butuh ketelitian untuk mengamati permasalahan surat.

b.      Keterlambatan dalam pengiriman surat yang disebabkan oleh ketidakhadiran Pimpinan Kantor.

1.3.3.      Cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Dalam menyikapi hambatan yang dihadapi penulis selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang), yang lebih memfokuskan pada penangangan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat masuk antara lain:

a.       Pada surat masuk untuk menghindari surat yang bolak – balik untuk meminta pendisposisian, maka surat diserahkan kepada staff pengadministrasian terlebih dahulu sambil menunggu surat masuk berikutnya.

b.      Untuk menghindari surat yang menumpuk, ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat keluar, maka wewenang penandatanganan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.

c.       Untuk menghindari kehilangan surat sebelum pendistribusian, maka penulis dituntut lebih teliti dalam kepengurusan surat masuk.

Adapun cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat keluar antara lain:

a.       Untuk menghindari kesalahan pada pemberian nomor surat keluar, maka penulis dituntut lebih teliti.

b.      Untuk menghindari keterlambatan surat pada pengiriman surat, maka wewenang penandatangan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.

1.4.   Pengetahuan, Pengalaman, Kemampuan atau Ketrampilan yang penulis dapatkan selama pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

1.4.1.      Pengetahuan

Dalam pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) ini, penulis mendapatkan pengetahuan mengenai pendistribusian, pengolahan dan penanganan surat masuk dan surat keluar Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

1.4.2.      Pengalaman

Selama pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah pengalaman yang penulis dapat mengenai dunia kerja yang ada dilapangan, yang merupakan penerapan teori yang penulis pelajari selama mengikuti kuliah di jurusan DIII Administrasi Perkantoran FISIP UNDIP selama ini.

1.4.3.      Kemampuan

Kemampuan yang penulis dapat dari penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah antara lain :

a.       Tata cara pengolahan surat masuk mulai dari penerimaan surat, pendisposisian surat, pengadendaan surat dan pendistribusian surat kepada staff penanggungjawab pengolah surat.

b.      Tata cara pengolahan surat keluar mulai dari pengkonsepan surat, pemprosesan surat dan pengiriman surat kepada instansi yang dituju.

c.       Kemampuan mengoprasikan komputer dengan baik.

d.      Kemampuan mengklasifikasi surat, menurut sifat : surat biasa dan surat rahasia. Sedangkan menurut urgensi : surat biasa, surat segera dan surat penting.

Surat yang sifatnya segera atau penting harus segera ditangani.