1. Bedanya Sekretariat, Sekretaris dan
Kesekretariatan
Ø SEKRETARIAT
a. Pengertian
sekretariat
Sekretariat
adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran
dalam bidang ketatausahaan.
b. Peranan Sekretariat
Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisasi
lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.
c. Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari:
·
Menghimpun
·
Mencatat
·
Mengolah
·
Menggandakan
·
Mengirim,
dan
·
Menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Ø
SEKRETARIS
a. Pengertian
sekretaris
Sekretaris
adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau
perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan
menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional
perusahaan.
b. Kedudukan
dan peran sekretaris
Sekretaris
organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat
rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan
pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik,
melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
c. Ruang
lingkup sekretaris
o
Menyelenggarakan pembinaan
ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang
meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan.
o
Menyelenggarakan tata hubungan baik
secara intern maupun extern.
o
Menyelenggarakan rapat.
o
Menyelenggarakan pengaturan penerimaan
tamu / kunjungan.
d. Tugas
sekretaris
1. Tugas-tugas
Rutin
Menerima
telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan, membuat surat, menyiapkan agenda
rapat, mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi, menyusun pembukuan
perusahaan serta membantu pimpinan.
2. Tugas-tugas
Khusus
Mengingatkan
jadwal pimpinan jika tidak ada di tempat, misal ada rapat, perjalanan dinas dan
membuat memo kepada manager yang lain.
3. Tugas-tugas
Istimewa
Tugas
yang diberikan oleh organisasi yang dipandang sangat special karena diberikan
kepercayaan yang lebih daripada bagian lainnya, misalnya menjemput tamu,
mendapat perintah dari pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas.
4. Tugas-tugas
Resepsionis
Menerima
tamu, menghandle tiket, mencatat pengeluaran perjalanan dinas, mencatat pesan
lewat telepon, mencatat janji-janji untuk pimpinan.
5. Fungsi
sekretaris
§ Mengadakan
pencatatan dari semua kegiatan manajemen
§ Sebagai
alat pelaksana pusat ketatausahaan.
§ Sebagai
alat komunikasi organisasi/perusahaan.
§ Sebagai
pusat dokumentasi.
Ø KESEKRETARIATAN
a.
Pengertian kesekretariatan
Kesekretariatan adalah segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan kantor dilakukan oleh sekretariat yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi
dicapai dengan lancar.
b.
Fungsi kesekretriatan yang paling
utama adalah sebagai berikut :
·
Memperlancar
lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal
maupun eksternal.
·
Mengamankan
kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
·
Mengatur
dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen
untuk memperlancar fungsi-fungsinya.
2. Mengelola Rapat, Membuat Laporan
dan Membuat Proposal
v Mengelola
Rapat
A.
Pengertian Rapat
Rapat
adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah
baik dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan
memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan.
B.
Tujuan dan fungsi Rapat
§ Untuk
memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
§ Untuk
menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
§ Sebagai
forum silaturahim dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut
berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
§ Sebagai
alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisasi.
§ Menampung
semua permasalahan dari arus bawah (para peserta).
§ Sebagai
sarana bernegosiasi
§ Ketentuan
hokum
C.
Rapat terdiri atas beberapa jenis,
tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya.
1.
Berdasarkan Tujuan
Rapat
penjelasan ( information conference ), rapat pemecahan masalah (
problem solving conference ) dan rapat perundingan ( negotiation
conference ).
2. Berdasarkan Sifat
Rapat resmi ( formal meeting ), rapat
tidak resmi ( informal meeting ), rapat terbuka
dan rapat tertutup.
3. Berdasarkan Jangka Waktunya
Rapat
mingguan, rapat bulanan, rapat semester dan rapat tahunan.
4. Berdasarkan Frekuensi
Rapat
rutin dan rapat insidentil.
5. Berdasarkan Nama
Rapat
kerja, rapat dinas, musyawarah kerja.
6. Berdasarkan Urgensinya
Rapat
biasa da rapat penting.
7. Berdasarkan Pesertanya
Rapat
vertical dan rapat horizontal.
D. Syarat – syarat Rapat yang Baik
o
Suasana Terbuka
o
Tidak Ada Monopoli
o
Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
o
Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan
o
Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan
Emosi
o
Pertanyaan Singkat dan Jelas
o
Disiplin waktu
o
Selalu ada kesimpulan
E.
Identifikasi Persiapan Rapat
1.
Persiapan Administrasi
·
Notula yang merupakan hasil rapat
sebelumnya.
·
Makalah atau kertas kerja yang akan
dibahas dalam rapat
·
Beberapa peraturan yang dibutuhkan
·
Mempersiapkan materi rapat. Materi rapat
antara lain: bahan-bahan acuan berupa buku, majalah/media cetak atau elektronik
yang sesuai dengan materi rapat.
·
Membuat surat undangan
·
Menyusun acara dan daftar hadir peserta
2.
Persiapan Peralatan & Perlengkapan
Flip chart
dan spidol, whiteboard dengan alat tulis dan penghapusnya, LCD
Projector atau OHP, Sound system, Handy cam, Kamera, Tape
recorder, Map atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat, Block
note dengan ballpoint, Name tag untuk peserta rapat dan
Komputer dengan internet.
3.
Persiapan Ruangan
a.
Cahaya penerangan
b.
Perencanaan warna
c.
Ventilasi udara
d.
Pengaturan tempat duduk,
F.
Tata Ruang Rapat
Ada
beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:
1.
Gaya klasikal/kelas
Gaya
klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
2.
Gaya konferensi
Gaya
konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta
merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.
3.
Gaya huruf U
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal.
4.
Gaya workshop
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
v Membuat
Laporan
Laporan
adalah hal mutlak yang harus di buat dala bentuk lisan atau terulis setiap
mengelesaiakan tugas akademik maupun juga saat bekerja dikantoran. Membuatnya laporan
yang berbentuk tulisan juga tidaklah sebarang, perlu tutunan yang sistematik
agar bisa dibaca dan dimengerti oleh pembaca. Lalu aturan apa saja yang
digunakan agar sebuah laporan menjadi benar dan jelas ?
Berikut
faktor yang perlu diperhatikan :
·
Gunakan Imainasi. Kenapa? untuk membuat
laporan atau apapun itu pasti membutuhkan imajiansi.
·
Laporan harus lemkap dan sempurna, Bila
masih memiliki waktu yang lama. Dan bila waktu sudah sedikit setidaknya jangan
membuat dengan asal-asalan .Boro-boro mau cepas selesai malah disuruh buat
ulang lagi.
·
Buatlah semenarik mungkin. Disini juga
membutuhkan imajiansi agar pembaca membaca dengan nyaman dan mengerti apa yang
disetiap Bab-nya.
Lalu susunan seperti apa yang benar
itu ? Laporan yang sistematis harus memiliki bagan yang sisusun secara urut.
Jangan sampai acak maka akan malah menjadi karangan cerita saja. Simak berikut
bagan-bagan yang harus urut :
o
Kata Pengantar
o
Daftar Isi
o
Daftar Tabel
o
Daftar Gambar
o
Daftar Lampiran
Biasanya bagan diatas memakai
halamn berupa angka romawi (misal: l, V, X, dst)
Lalu Berikutnya.
Bab I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
Penelitian/Pengamatan
(Mengapa kita mengamati peristiwa
tersebut)
B. Tujuan Pengamatan
(Untuk apa kita mengamati peristiwa
tersebut )
C. Kegunaan Pengamatan
(Apa manfaat atau kegunaan kita
melakukan pengamatan, baik untuk kita sendiri maupun untuk orang lain)
Bab II. Isi Utama Laporan
(disini dibahas mengenai cara
pengolahan (termasuk bahan-bahan untuk pembuatan manisan, alat-alat yang
digunakan, berapa biaya yang diperlukan dll), hasil dari pengolahan, pemasaran,
siapa yang membelinya dan lain-lain yang menurut anda berhubungan dengan
pengolahan manisan rumput laut.
Bab III. Kesimpulan dan Saran
A. Kesimpulan
Yakni, ringkasan terhadap
pengamatan yang telah dilakukan.
B. Saran
(ditujukan untuk pembuat manisan,
dan untuk penulis laporan)
Daftar Pustaka (daftar
sumber-sumber dari buku,majalah,koran dll)
Lampiran-Lampiran (catatan-catatan
yang kita peroleh dari orang yang kita teliti seperti daftar harga bahan-bahan
pembuat manisan, dan lain-lain yang dikeluarkan oleh pembuat manisan).
v Membuat
Proposal
Berikut unsur - unsur
dalam proposal usaha :
1. BAB Pendahuluan
1. BAB Pendahuluan
Bab
pendahuluan merupakan bab perkenalan dimana anda menguraikan latar belakang
usaha anda, visi dan misi bisnis anda, dan gambaran usaha yang ingin anda
jalankan termasuk juga bagaimana keadaan pasar saat ini.
2. Profil Badan Usaha
a.
Jenis usaha
Uraikan
tentang jenis usapa apa yang ingin anda jalankan secara singkat. Anda bisa
menjalaskannya dengan bentuk list atau uraian singkat. Kemudian sebutkan secara
singkat model bisnisnya.
b.
Nama
perusahaan
Nama
perusahaan merupakan branded yang akan di ingat oleh pelanggan anda. Maka
tentukan nama perusahaan anda dan tulis dalam proposal usaha.
c.
Lokasi
Salah
satu hal yang sangat penting dalam berbisnis adalah pemilihan lokasi terlebih
jika anda menjualnya secara langsung maka pemilihan lokasi adalah hal mutlak
yang harus anda perhatikan, tulislah lokasi perusahaan anda, kemudian buat peta
atau denah. Anda bisa menggunakan google maps yang kini sangat memudahkan kita
dalam membaut denah lokasi.
3. Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap
perusahaan memiliki struktur organisasinya masing - masing, apakah anda berdiri
sendiri atau anda membentuk satu sistem yang membuat perusahaan anda berjalan
dengan satu sistem kerjasama antara owner dengan karyawan, Jika perusahaan anda
memiliki sistem manajerial keorganisasian maka sebutkan mulai dari Pemilik
usaha, manager atau pengelola, marketing, HRD dll.
4. Produk Perusahaan
§ Jenis produk
§ Pembuatan produk
§ Keunggulan produk
5. Target Pasar
Sebagai
tambahan anda harus menyebutkan siap yang anda jadikan target pasar anda. Warga
di daerah mana serta umur berapa dan kalangan yang mana. Misalkan adalah daerah
kota X, untuk usia anak anak dari kalangan menengah ke bawah.
6. Promosi dan Pemasaran
Pada
BAB ini anda menjelaskan tentang strategi pemasaran yang anda lakukan serta
promosinya. Anda bisa membaca artikel tentang strategi pemasaran dan promosi.
7. Laporan Keuangan
·
Alokasi dana
·
Perhitungan
laba
·
Perhitungan
bagi hasil
8. Penutup
Penutup
berisi kata kata terakhir anda untuk meyakinkan investor anda, mengetuk hati
investor anda agar lebih tertarik serta doa dan harapan anda atas proposal
anda. Jangan lupa ucapkan terima kasih atas kesediaanya membaca proposal anda.
9. Lampiran
o
Biodata pemiliki usaha
o
Surat perjanjian
o
Surat Ijin Usaha
o
Sertifikat Usaha atatu kepelatihan
3. Posisi Sekretaris Dalam Organisasi: Strategis,
Pendukung, Teknis
Peran
dan tanggung jawab ‘STP” (Strategis – Teknis – Pendukung). Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu
menjalankan :
a. Peran
Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada
status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam
maupun ke luar.
b. Peran
teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas
sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat
akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya
dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas
sekretaris akan semakin intensif).
c.
Peran pendukung, Peran yang diharapkan
dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat
dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing).
4. Kualifikasi Sekretaris Organisasi:
Attitude (Sikap Percaya diri), Skill (Ketrampilan) dan Knowledge (Pengetahuan)
a.
Pengetahuan
·
Mempunyai pengetahuan yang luas.
·
Memahami seluk beluk tentang organisasi,
misi, fungsi dan tugas pokok organisasi.
·
Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan
dengan bidang tugasnya.
·
Memiliki pengatahuan tentang tata naskah
, kearsipan dan peralatan perkantoran.
·
Mempunyai pengetahuan yang baik tentang
bahasa Indonesia dan bahasa asing
b. Keterampilan
o
Mampu menyusun laporan
o
Mampu berkorespondensi
o
Mampu menggunakan bahasa indonesia dan
bahasa asing
o
Mampu menggunakan teknologi perkantoran
c. Kepribadian
§ Memiliki
kepribadian yang menarik dan baik
§ Loyalitas
dan dedikasi yang tinggi
§ Ketekunan,
ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran,
keramahtamahan serta tanggung jawab
Sumber
:
http://desviwulandari.blogspot.co.id/2013/02/tentang-sekretaris-eksistensi.html
No comments:
Post a Comment