1. Jelaskan Siklus Hidup Arsip !
Jawab:
Siklus hidup Arsip
merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara
melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan
adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/ dimusnahkan.
Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat
sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang
ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka
waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa
administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi
tahapan durasi siklus hidup.
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan
sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di
mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang
berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai
langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung
pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip
adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.
2. Apa Manfaat dari Arsip Statis bagi
Negara dan Masyarakat ?
Jawab:
o
Arsip statis bagi Negara sebagai bukti
sejarah,seperti: teks proklamasi, janji sumpah pemuda dan lain-lain.
o
Arsip statis bagi Masyarat sebagai bukti
kepemilikan, seperti: surat tanah atau surat pendirian bangunan, surat izin
usaha dan lain-lain.
3. Jelaskan Penyimpanan Arsip dengan
Sistem Abjad, Sistem Nomor dan Sistem Kewilayahan ! Apa Kelemahan dan Kelebihan ?
Jawab:
Ø Sistem Abjad
merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen,
dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa
melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip
langsung (direct filing system).
Kelemahan:
a.
Pencarian dokumen untuk nama orang harus
mengetahui nama belakangnya.
b.
Surat-surat yang walaupun berhubungan
satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam
penyimpanannya.
c.
Harus mempergunakan peraturan mengindeks
d.
Banyak orang yang memiliki nama sama,
sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam
menempatkan dan menemukan kembali arsip.
Kelebihan:
1.
Dokumen yang berasal dari satu nama yang
sama akan berkelompok menjadi satu.
2.
Surat masuk dan surat keluar disimpan
bersebelahan dalam satu map.
3.
Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.
4.
Mudah diterapkan.
Ø Sistem Nomor adalah
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode
angka/nomor.
Kelemahan:
a. Tidak membutuhkan daftar klasifikasi.
b. Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang
melayani masyarakat banyak.
c. Tidak ada arsip yang memiliki kode yang sama.
Kelebihan:
tidak
ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.
Ø Sistem Wilayah merupakan
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip nama / wilayah asal surat.
Kelebihan
:
a.
Cocok untuk organisasi yang punya kantor
cabang di beberapa tempat, seperti biro perjalanan, usaha pengiriman paket,
perusahaan ekspor impor, dll.
b.
Sederhana dan mudah dilaksanakan
Kekurangan:
1. Bila
terjadi penambahan wilayah baru harus mengubah daftar klasifikasi dan
perlengkapan kearsipan.
2.
Tidak cocok diterapkan untuk seluruh unit organisasi.
3. Harus didukung oleh petugas yang
berpengetahuan tinggi berhubungan dg geografi.
4. Penyimpanan Arsip dinamis bisa
dilakukan dengan Sistem Desentralisasi dan Sentralisasi. Jelaskan Kekuarangan
dan Kelebihan !
Jawab:
v Sistem Sentralisasi merupakan suatu azas penyelenggaraan kearsipan
yang dipusatkan pada satu unit tertentu.
Keuntungannya
:
a. Pengawasan dan
penyelenggaraan kearsipan lebih efektif.
b. Mengembangkan
keahlian dan kecakapan pegawai arsip.
c. Keseragaman dalam
perlengkapan & prosedur kerja terjamin.
d. Menghemat pemakaian
biaya, perlengkapan, dan tenaga.
e. Surat yang
bermasalah terdapat pada 1 tempat.
Kelemahannya
:
a. Jika permintaan
arsip bersamaan tidak mudah ditemukan & berbelit.
b. Prosedur yang
digunakan pada unit pusat tidak cocok untuk semua bagian.
c. Pegawai bari dan
pegawai lain tidak ada kesempatan mempelajari sistem penyimpanan arsip.
d. Makin besar
organisasi, makin komplek permasalahannya.
e. Tidak cocok untuk
kantor yang kompleks permasalahannya.
v Sistem Desentralisasi
merupakan
suatu azas penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan oleh masing2 unit.
Keuntungannya:
a. Bebas melakukan
sistem kearsipan sendiri, sehingga bila dibutuhkan dapat ditemukan kembali
b. Waktu dan tenaga
untuk menemukan arsip lebih efisien.
c. Unit akan mudah
menyesuaikan sistem dan metode kearsipan.
d. Pengawasan dan
kerahasiaan arsip akan mudah n terjamin.
e. Cocok untuk organisasi
yang punya kantor cabang.
Kelemahannya:
a. Pegawai tidak ahli
dalam bidangnya
b. Tidak terjamin
keseragaman
c. Akan membuat
pemborosan tentang perlengkapan dan ruang
d. Lama dalam mengambil
keputusan
5. Jelaskan Penyimpanan Arsip dengan
E-dokumen ! Apa kelebihan dan kekurangan?
Jawab:
Pertama, semua dokumentasi kertas melalui
system scanning untuk dapat ditampilkan di komputer.Setelah itu lakukan system
verification atau pengolahan mana dokumen yang benar-benar penting atau tidak.
Selanjutnya lakukan proses indexing. Proses indexing tersebut adalah proses
pengelompokkan daftar isi yang ditujukan untuk memudahkan pencarian data,
proses ini dapat dilakukan dengan cara manual atau otomatis.
Kelebihan:
1.
Paperless
(ramah lingkungan)
2.
Mendorong
penghematan terutama kertas & waktu
3. Lebih mudah disebarkan
4.
Lebih
aman untuk disimpan dengan menggunakan electronic signature
Kekurangan:
a.
Perbedaan
file format, menyebabkan dokumen tidak bisa dibuka ditempat lain
b.
Tidak/kurang
adanya jaminan kerahasiaan e-dokumen, terutama e‐mail
c.
Dokumen
yang dikirim melalui e-mail,fax sangat riskan untuk disalahgunakan oleh pihak ketiga
yang tidak berkepentingan.
6. Jelaskan maksud Penyususan Arsip !
Bagaimana Cara Melakukan Penyusutan tersebut ?
Jawab:
Penyusutan
Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan
arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis
ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Melakukan penyusutan arsip dengan
cara:
1.
Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
Pembuatan daftar pertelaan arsip
berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri
arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah
skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan ke dalam
bentuk daftar.
2.
Pemindahan arsip inaktif ke unit
kearsipan
Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja
pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau record center. Di
dalam melaksanakan pemindahan arsip.
3.
Penyerahan arsip
Arsip yang bernilai guna sekunder atau
arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Pelaksanaannya
dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus
memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
4.
Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan
menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara
tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam
melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum.
Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan
lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian,
sehingga tidak terjadi kesalahan sekecilapapun.
Sumber:
http://bpsdm.kemenkumham.go.id/cbhris/index.php?r=post/view&id=17
