TUGAS AKHIR - PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK)

PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK)

DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI JAWA TENGAH

TUGAS AKHIR

Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan

Program Studi Diploma III Administrasi Perkantoran

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Diponegoro

Disusun oleh :

BETTY  NUGRAHANTI  MAWENGKU

14020413060045

PROGRAM STUDI DIPLOMA III - ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG
2016

HALAMAN PENGESAHAN

Judul Tugas Akhir                  : Pengelolaan Gudang Alat Tulis Kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda & Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Nama Penyusun                     : Betty Nugrahanti Mawengku

NIM                                       : 14020413060045

Jurusan/Program Studi           : DIII - Administrasi Perkantoran

Dinyatakan sah sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang.

                                                                        Semarang, 22 Agustus 2016

Dekan,                                                             Wakil Dekan 1

Dr. Sunarto, M.Si                                                        Dr. Hedi Pudjo Santosa, M.Si

NIP. 19660727.199203.1.001                                    NIP. 19610510.198902.1.002

Dosen Pembimbing   :

1.    Dr. Hartuti Purnaweni, MPA                                 (.............................................)

Dosen Penguji                        :

1.    Prof. Dr. Dra Sri Suwitri, M.Si                             (.............................................)

2.    Dr. Hartuti Purnaweni, MPA                                 (.............................................)

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                           :  Betty Nugrahanti Mawengku

NIM                            :  14020413060045

Fakultas                       :  Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Program Studi             :  DIII - Administrasi Perkantoran

Dengan ini menyatakan bahwa Tugas Akhir yang saya susun dengan judul : “PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK) DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI JAWA TENGAH” adalah benar-benar hasil karya saya sendiri dan bukan merupakan plagiat dari tugas akhir atau karya ilmiah orang lain. Apabila dikemudian hari pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademis yang berlaku berupa pembatalan hasil karya ilmiah saya dengan seluruh implikasinya, sebagai akibat kecurangan yang saya lakukan.

                                                                        Semarang,  22 Agustus 2016

                                                                        Pembuat Pernyataan,

                                                                        Betty Nugrahanti Mawengku

                                                                        NIM. 14020413060045

MOTTO

1.      “Keajaiban adalah kata lain dari kerja keras.”

2.      “Anda adalah alasan bagi keberhasilan anda sendiri.”

3.       “Semua asalnya dari tidak bisa.”(Orang Tua)

4.       “Selama Anda masih bisa kenapa tidak.”(Sahabat)

5.      “Hidup ini tidak boleh sederhana tetapi yang sederhana adalah sikapnya.”

6.      “Sesungguhnya sesudah  kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu Telah selesai (dari satu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan hanya kepada Tuhan Mu lah hendaknya kamu berharap.” (Al-Insyiroh : 6 – 8 )

PERSEMBAHAN UNTUK:

1.      Bapak dan Ibu Saya tercinta,

2.      Adik Saya tersayang,

3.      Sahabat-sahabat penulis yang luar biasa,

4.      Teman- teman DIII -Administrasi Perkantoran angkatan 2013.

5.      Kakak dan adik DIII -Administrasi Perkantoran

ABSTRAKSI

Nama                        : Betty Nugrahanti Mawengku

NIM`                        : 14020413060045

Judul Tugas Akhir    : Pengelolaan Gudang Alat Tulis Kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Program Studi          : DIII - Administrasi Perkantoran

Penelitian ini dilakukan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui Pengelolaan Gudang Alat Tulis Kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang terdiri dari proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, pengendalian atau pengawasan. Penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan data kualitatif.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam menjalankan pengelolaan gudang ATK ada beberapa proses pengelolaan pergudangan yaitu proses penerimaan sebelum menerima pesanan ATK dilakukan pengecekan terlebih dahulu agar semua pesanan sesuai dengan apa yang sudah dipesan. Proses penyimpanan yang diterapkan sudah baik karena disusun dan disimpan dilemari ATK sesuai jenisnya masing-masing, tetapi untuk gudang penyimpanan ATK kurang mencukupi sehingga pesanan barang harus sesuai dengan kapasitas gudang penyimpanan yang tersedia. Proses pemeliharaan yang diterapkan sudah baik yaitu dipelihara dengan cara 5R yaitu Ringkas, Rapih, Resik (bersih) , Rawat, Rajin secara terus menerus. Proses pendistribusian atau pengeluaran dari gudang ATK menerapkan adanya barang yang pertama masuk akan keluar duluan dari gudang, sehingga secara sederhana dapat digambarkan barang keluar akan sesuai dengan urutan ketika barang masuk di gudang ATK. Proses pengendalian atau pengawasan yang diterapkan sudah sangat baik.

Saran yang akan disampaikan yaitu memperluas gudang penyimpanan alat tulis kantor agar bisa menyimpan barang yang cukup banyak untuk kebutuhan tiga bulan.

Kata Kunci: Proses Penerimaan, Penyimpanan, Pemeliharaan, Pendistribusian atau Pengeluaran, Pengendalian atau Pengawasan

ABSTRACT

Name                            :  Betty Nugrahanti Mawengku

Student Number           :  14020413060045

Title of Final Project     :  Management of the Warehouse Office Stationery in the General Section and Staffing Department of Youth and Sports province of Central Java

Programme of Study    :  Diploma III Office Administration

This research was conducted in the General Section and Staffing Department of Youth and Sports province of Central Java. The purpose of this study to knowing Management of the Warehouse Office Stationery in the General Section and Staffing Department of Youth and Sports province of Central Java which consists of the reception, storage, maintenance, distribution or spending, control or supervision. The author uses descriptive study using qualitative data.

The results showed that in running the warehouse management ATK there are some warehousing management process, namely the admission process before receiving orders ATK checking first so that all orders in accordance with what has been ordered. Storage process is applied is good because compiled and stored in the cupboard ATK each according to its kind, but for ATK insufficient storage warehouse so orders for goods must be in accordance with the capacity of available storage warehouse. Maintenance process is already well implemented in a manner that is maintained 5R namely Quick, Neat, Resik (net), Rawat, diligent continuously. The process of distribution or removal from the warehouse ATK apply their goods first entry will be out ahead of the warehouse, so that it can simply be described goods out will be in accordance with the order when the entry of goods in warehouses ATK. Process control or supervision applied has been very good.

Suggestions will be presented that expand storage warehouse office stationery in order to store the goods pretty much to the needs of three months.

Keyword: Admissions Process, Storage, Maintenance, Distribution or Spending, Control or Supervision

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yangberjudul “PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK) DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI JAWA TENGAH” Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

Penulis menyadari, bahwa Tugas Akhir ini tidak dapat selesai tanpa mendapat dorongan, bimbingan, bantuan serta saran dari berbagai pihak. Oleh karena itu perkenankanlah pada kesempatan ini, penulis menghaturkan terimakasih kepada :

1.      Bapak Prof. Dr. Yos Johan Utama, SH. M.Hum selaku Rektor Universitas Diponegoro Semarang.

2. Bapak Dr. Sunarto, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang.
3. Ibu Dra. Hesti Lestari, MS selaku Ketua Program Diploma-III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang.
4. Ibu Dra. Dewi Rostyaningsih, M.Si selaku Sekretaris Program Diploma-III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro Semarang.
5. Ibu Dr. Hartuti Purnaweni, MPA selaku Dosen Pembimbing  yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Ibu Prof. Dr. Dra. Sri Suwitri, M.Si selaku sebagai Dosen Wali yang selama ini membimbing dan memberikan pengarahan kepada penulis.
7. Bapak Drs. Budi Santoso, M.Si, selaku Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan Kegiatan penelitian Tugas Akhir di Sub Bagian Umum.
8. Bapak Drs. Tri Laksono, MM selaku Sekretaris Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
9. Ibu Linda Widiastuti Ariningrum, S.Sos, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
10. Ibu Retno Fajar, S.Sos,MM selaku Kepala Sub Bagian Program di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
11. Bapak Taviv Suhendra, S.Sos, M.Si yang telah menjadi Pembimbing selama menjalankan kegiatan magang dan penelitian Tugas Akhir di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
12. Ibu Sri Mulyaningsih, Bapak Wigit Aji Sukmono dan Ibu Nieke Satya Puspitarini yang telah banyak memberi informasi dan data kepada penulis selama kegiatan penelitian Tugas Akhir.
13. Bapak dan Ibu Staff di Bidang Umpeg (Umum dan Kepegawaian) dan Bidang Program Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
14.  Seluruh Pegawai Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah, yang sudah penulis anggap sebagai keluarga yang telah memberikan pengarahan, serta memberikan banyak pengalaman dan pelajaran hidup yang sangat berharga bagi penulis.
15. Kedua orang tua Saya yang telah memberikan kasih sayang, motivasi, semangat dan biaya yang tidak akan pernah terganti.
16. Kakek dan nenek Saya yang selalu memberikan semangat dalam melaksanakan penelitian Tugas Akhir.
17. Adik Saya yang selalu memberikan kasih sayang dan motivasi dalam melaksanakan penelitian Tugas Akhir.
18. Sahabat-sahabat Saya yang selalu memberikan semangat dalam melaksanakan penelitian Tugas Akhir.
19. Kakak Heny Handayani dan kakak Khairani alumni D-III Administrasi Perkantoran yang sudah memberikan gambaran mengenai Tugas Akhir di Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah.
20. Seluruh mahasiswa-mahasiswi Program DIII - Administrasi Perkantoran angkatan 2013 yang selalu membantu penulis dalam segala hal apapun baik suka maupun duka.
21. Semua pihak yang telah turut membantu penulis, baik langsung maupun tidak langsung. Hanya terima kasih yang tulus yang mampu penulis ucapkan.

Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini terdapat berbagai kekurangan sehingga masih jauh dari kata sempurna, maka kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca atau pihak-pihak yang membutuhkannya.

                                                                                                                       Semarang, 22 Agustus 2016

                                                                                                                        Penulis,

                                                                 Betty Nugrahanti Mawengku

                                                NIM. 14020413060045

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………………..i

HALAMAN PENGESAHAN …………………………………………………...ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN…………………………………………iii

MOTTO …………………………………………………………………………iv

ABSTRAKSI……………………………………………………………………...v

ABSTRACT……………………………………………………………………..vi

KATA PENGANTAR…………………………………………………………..vii

DAFTAR ISI……………………………………………………………………..xi

DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………xv

BAB I PENDAHULUAN.................................................................................... .1

1.1         Latar Belakang..................................................................................... .1

1.2         Ruang Lingkup Pembahasan............................................................... .4

1.3         Tujuan dan Manfaat ............................................................................ .5

1.3.1        Tujuan………………………………………………………….5

1.3.2        Manfaat ................................................................................... .5     

1.4         Kerangka Teori.................................................................................... .6     

1.4.1        Pengertian Administrasi Perkantoran…………………..……..6

1.4.2        Pengertian     Pengelolaan     Gudang      di      Administrasi

Perkantoran………........................……………………………6

1.4.2.1   Pengertian Gudang ……………………………………...7

1.4.2.2   Manfaat Gudang…………………………………………7

1.4.2.3   Denah Gudang………………………….………………..7

1.4.3        Pengertian Alat Tulis Kantor (ATK)……………………….....8

1.5       Metode Penelitian……………………………………………………..9

1.5.1        Fokus……………………………………………………….....9

1.5.2        Lokus …………………………………………………………9

1.5.3        Metode Pengumpulan Data ………………………………….9

1.5.4        Jenis Data / Tipe Penelitian…………………………………10

1.5.5        Teknik Analisis Data………………………………………...12

1.5.6         Instrumen Penelitian………………………………………...12

BAB II GAMBARAN  UMUM  DINAS  PEMUDA  DAN  OLAHRAGA

PROVINSI JAWA TENGAH………………...………………………………..14

2.1.       Sub   Bagian   Umum  dan   Kepegawaian   Dinas    Pemuda   dan 

Olahraga   Provinsi   Jawa Tengah…………..…………………...…..14

2.2.       Tugas  dan  Fungsi di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian  Dinas

Pemuda  dan Olahraga  Provinsi Jawa Tengah………………………15

2.2.1.      Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda

dan  Olahraga  Provinsi  Jawa  Tengah – Jabatan Eselon IV/

 Dibawah Sekretaris Dinas………………...…………………15

2.2.2.      Pramu Rumah Tangga /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian.....................................................................18

2.2.3.      Teknisi   /   Dibawah     Kepala   Sub   Bagian   Umum   dan

Kepegawaian………..………………………………………..19

2.2.4.      Pengadministrasi   Hukum  Humas  dan  Ortala  /  Dibawah

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian…………….....21

2.2.5.      Pengadministrasi   Kepegawaian  /  Dibawah   Kepala  Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian……………………………23

2.2.6.      Pengadministrasi   Barang  /  Dibawah  Kepala Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian……………………………...……..27

2.2.7.      Pramu    Pimpinan  /  Dibawah   Kepala Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian…………………………………………….29

2.2.8.      Pengolah   Data    Kepegawaian  /  Dibawah   Kepala   Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian…………………...………..31

2.2.9.      PENGEMUDI  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian………………………………………………....35

2.2.10.  Pengadministrasi  Umum  /  Dibawah  Kepala  Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian…………………………………….36

BAB III PENYAJIAN TEMUAN PENELITIAN…………………………….39

3.1.   Pengelolaan  Gudang  Alat   Tulis  Kantor (ATK)  di  Sub  Bagian

Umum dan  Kepegawaian  Dinas  Pemuda dan  Olahraga  Provinsi

Jawa Tengah………………………………………………...………..39

3.1.1.   Proses Penerimaan…………………………………………...39

3.1.2.   Proses Penyimpanan………………………………………….43

3.1.3.   Proses Pemeliharaan………………………………………….48

3.1.4.   Proses Pendistribusian atau Pengeluaran…………………….52

3.1.5.   Proses Pengendalian atau Pengawasan………………………58

3.2.   Kendala   Dalam Mengelola  Gudang  Alat  Tulis  Kantor  (ATK)

Di  Sub  Bagian  Umum  dan   Kepegawaian  Dinas  Pemuda  dan

Olahraga Provinsi Jawa Tengah…..………………………………….67

3.3.   Solusi  Mengatasi  Kendala  Dalam Mengelola Gudang Alat Tulis

Kantor  (ATK) di  Sub  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  Dinas

Pemuda  dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………………….……70

BAB IV PENUTUP……………………………………………………………..73

4.I.  Kesimpulan……………………………………………………………73

4.2.  Saran……………………………………………………………..……75

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1    Struktur Organisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi

JawaTengah……………………………………..………………..38

Gambar III.1   Contoh Buku Penerimaan Barang………………………………..41

Gambar III.2   Lemari Besi yang Berisi Alat Tulis Kantor (ATK)……………....45

Gambar III.3   Nomor Resi Lemari Besi ATK…………………………………..47

Gambar III.4   AC Ruangan Gudang Alat Tulis Kantor (ATK)…………………50

Gambar III.5   Pembagian Alat Tulis Kantor Untuk di Distribusikan…………...57

Gambar III.6   Contoh Bon Barang………………………………………………61

Gambar III.7   Contoh Buku Pengeluaran Barang…………………………….…62

Gambar III.8   Contoh Kartu Persediaan Barang……………………………...…63

Gambar III.9   Contoh Stock Opname Barang Pakai Habis (ATK)……………...64

Gambar III.10 Pengelola Gudang yang Sedang Mengawasi…………………….66

Gambar III.11 Gudang Penyimpanan Alat Tulis Kantor (ATK)……………..…69

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.      Latar Belakang

Setiap Instansi Pemerintahan ataupun swasta dalam menjalankan kegiatan pengelolaan gudang ATK harus mempunyai proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau  pengawasan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien bagi Instansi Pemerintah itu sendiri ataupun swasta. Menurut Durotul Yatimah  (2009:18), kata “kantoor dan kata “office” yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan “kantor”, lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data atau informasi. Dalam hubungan ini, yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengelohan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyimpanan data atau informasi. Menurut Irra Chrisyanti Dewi (2011:45), administrasi adalah proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Jadi administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.

Dari kedelapan unsur kegiatan administrasi, penulis lebih menekankan pada fokus pokok bahasan mengenai perbekalan penunjang kegiatan Instansi Pemerintah atau swasta. Yang dimaksud perbekalan penunjang kegiatan Instansi Pemerintah atau swasta adalah peralatan kantor. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan  kantor  berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam dalam mencapai maksud dan tujuan.  Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.

Dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Contoh yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan kantor  yaitu dengan adanya ketersediaan ATK. Ketersedian ATK di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dapat mempengaruhi mutu dan progres kegiatan yang diselenggarakan Instansi. Apabila di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah tidak terdapat penunjang kegiatan untuk menjalankan proses kegiatan, maka dapat dipastikan proses kegiatana tersebut akan mengalami kesulitan sehingga dapat menghambat tercapainya tujuan.

Menurut Rizkahufa (2012), Alat tulis kantor (ATK) merupakan perlengkapan sangat dibutuhkan demi berlangsungnya operasional kantor. Yang termasuk alat tulis kantor (ATK) yaitu HVS, buku, paper clip, penghapus, spidol, lem, stopmap, tinta, penggaris, cuter, gunting, folio, kertas dan pendukung- pendukung lainnya. Alat tulis kantor (ATK) diperlukan demi kelancaran aktivitas Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah itu sendiri Alat tulis kantor (ATK) merupakan salah satu bentuk pengeluaran kas yang mengatur mengenai tata cara pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Pengadaan barang dan jasa biasanya memerlukan pengeluaran kas yang besar. Hal ini berarti Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah  harus lebih memperhatikan pengendalian intern pada pengadaan ATK agar tidak terjadi kesalahan- kesalahan dalam pencatatan, penulisan jumlah dan sebagainya. Selama pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) ada, ATK akan disimpan pada suatu fasilitas di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang disebut dengan gudang. Gudang ATK merupakan fasilitas penting bagi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Gudang ATK merupakan tempat penyimpanan sementara sebelum diserahkan dan digunakan dalam proses kegiatan.

Pengelolaan gudang terhadap barang-barang ATK merupakan hal yang sangat penting. Dengan adanya pengelolaan gudang ATK, dapat terpantaunya barang ATK. Sehingga pengelola gudang dapat segera melakukan pemesanan terhadap barang ATK yang jumlahnya mulai menipis atau yang dibutuhkan. Pengelolaan yang dilakukan sesuai dengan prosedur akan membantu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah  dalam memantau biaya-biaya yang dikeluarkan. Seorang pengelola yang handal harus mampu mengelola peralatan yang menunjang kantor dengan tepat agar tahan lama. Pengelolaan tersebut tidak saat penyimpanan saja, akan tetapi pada saat pemakaian ATK oleh masing-masing karyawan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Melihat dari latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir ini dengan judul “PENGELOLAAN GUDANG ALAT TULIS KANTOR (ATK) DI SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA  PROVINSI JAWA TENGAH”

1.2.      RUANG LINGKUP PEMBAHASAN

Berdasarkan latar belakang di atas, penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :

1.      Bagaimana pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan  di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah?

2.      Kendala apa saja yang sering dihadapi dalam mengelola gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah?

3.      Bagaimana cara mengatasi kendala dalam pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah?

1.3.      TUJUAN DAN MANFAAT

1.3.1.      Tujuan

1.            Untuk mengelola bagaimana pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

2.            Untuk mengelola kendala apa saja yang sering dihadapi dalam mengelola gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

3.            Untuk mengelola cara mengatasi kendala dalam pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

1.3.2.      Manfaat

1.            Bagi Penulis.

Memberi informasi dan wawasan penulis mengenai proses pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Sekretariat Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Tengah.

2.            Bagi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Sebagai tambahan informasi dan bahan masukan dalam pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah secara baik dan benar.

3.            Bagi FISIP UNDIP

Menambah referensi bagi perpustakaan FISIP UNDIP, serta  dapat dipergunakan sebaik-baiknya oleh mahasiswa untuk menambah pengetahuan terutama oleh mahasiswa Progam Studi D III Administrasi Perkantoran dan jurusan lain.

4.            Bagi Universitas Diponegoro Semarang.

Sebagai tambahan informasi dan sumber pustaka yang bermanfaat bagi mahasiswa Universitas Diponegoro, khususnya mahasiswa jurusan DIII - Administrasi Perkantoran yang akan menyusun Tugas Akhir.

1.4.      Kerangka Teori

1.4.1.      Pengertian Administrasi Perkantoran

Menurut Antonius (2014) Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.

1.4.2.      Pengertian Pengelolaan Gudang

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, yaitu proses pengelolaan gudang meliputi proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

1.4.2.1.  Pengertian Gudang

Menurut Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2006 Tentang Sistem Resi Gudang, bahwa gudang adalah semua ruangan yang tidak bergerak dan tidak dapat dipindah-pindahkan dengan tujuan tidak dikunjungi oleh umum, tetapi untuk dipakai khusus sebagai tempat penyimpanan barang yang dapat diperdagangkan secara umum dan memenuhi syarat-syarat lain yang ditetapkan oleh Menteri.

1.4.2.2.      Manfaat Gudang

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, manfaat gudang adalah sebagai berikut :

1.            Terjaganya kualitas dan kuantitas peralatan.

2.            Tertatanya peralatan.

3.            Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat dipertanggung jawabkan.

4.            Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan peralatan.

1.4.2.3.   Denah Gudang

Untuk memudahkan dalam proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik.

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:

1.            Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.

2.            Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

3.            Berdasarkan arah arus penyimpanan, dan pengeluaran peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong yang dapat ditata berdasarkan sistem :

a.       Arus garis lurus.

b.      Arus huruf U.      

c.       Arus huruf L.

4.            Pengaturan sirkulasi udara juga termasuk salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan..

1.4.3.            Pengertian Alat Tulis Kantor (ATK)

Menurut Rizkahufa (2012), Alat tulis kantor (ATK) merupakan perlengkapan sangat dibutuhkan demi berlangsungnya operasional kantor. Penggambaran tentang alat tulis kantor adalah barang yang dipakai habis untuk pelaksanaan pekerjaan sehari- hari dari pegawai- pegawai tata usaha.

1.5.      Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu pengkajian dalam mempelajari peraturan-peraturan yang terdapat penelitian. Dalam metode penelitian diperlukan adanya data sebagai bahan yang akan diolah menjadi suatu informasi yang akan diolah menjadi suatu informasi yang diperlukan.

1.5.1.      Fokus

Fokus dalam pembuatan Tugas Akhir ini adalah mengenai proses pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

1.5.2.      Lokus

Lokus adalah lokasi tempat penelitian. Lokus dalam penelitian ini berada di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Sekretariat Dinas Kebudayaan Dan Pariwisata Provinsi Jawa Tengah.

Alamat  : Jl. Kimangunsarkoro No. 12 Semarang

Telp       : (024) 8419956, 8419957, 8419958

Fax        : (024) 8419959

Website : www.dinpora.jatengprov.go.id

1.5.3.      Metode Pengumpulan Data

1.            Metode Observasi

Metode Observasi adalah cara pengumpulan data atau informasi yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek kegiatan yang ada hubungannya dengan penelitian. Dengan melakukan observasi atau pengamatan secara langsung terhadap aktivitas pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

2.            Metode Wawancara

Metode Wawancara adalah cara pengumpulan data dengan melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam (Sugiyono 2010:157). Pada penelitian ini dapat diperoleh secara langsung dengan wawancara kepada pengelola gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian karyawan  Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

3.            Studi Pustaka

Studi Pustaka adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan cara membaca buku-buku literature, catatan, atau dokumen penting lainnya yang berhubungan dengan pembuatan penelitian Tugas Akhir ini.

4.            Dokumentasi

5.            Dokumentasi adalah teknik pengumpuan data yang dilakukan dengan cara mencari data-data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kajian yang diteliti berupa catatan, transkrip, buku, foto, dan sebagainya.

1.5.4.      Jenis Data / Tipe Penelitian

1.            Data Primer

Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian dengan menggunakan alat pengukur atau alat pengambilan data langsung pada subjek sebagai sumber informal yang dicari. Data primer yang diperoleh dari pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Sekretariat, dan karyawan Dinas Kebudayaan Dan Pariwisata Provinsi Jawa Tengah.

2.            Data Sekunder

Data Sekunder adalah data yang diperoleh melalui pihak lain, tidak langsung diperoleh dari subjek penelitiannya. Data sekunder diperoleh melalui dokumen-dokumen, buku-buku di perpustakaan, paper, informasi lewat internet dan data-data lain yang sah berkaitan dengan masalah yang diteliti.

3.            Data kualitatif

Data Kualitatuf adalah data yang dipaparkan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Data kualitatif yang diperoleh dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah berupa gambaran umum Instansi, dan keterangan-keterangan lain dalam hal mengenai proses pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Sekretariat Dinas Kebudayaan Dan Pariwisata Provinsi Jawa Tengah.

4.            Penelitian Deskriptif

Penelitian Deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain.

1.5.5.      Teknik Analisis Data

Berikut merupakan tahap analisis data yang dilakukan oleh peneliti :

1.            Membuat Catatan Lapangan.

Membuat catatan lapangan merupakan data yang diperoleh dan dikumpulkan dalam bentuk catatan-catatan yang akhirnya disatukan menjadi satu makna dari fenomena yang akan diteliti tersebut. Catatan data lapangan sangat penting dalam penelitian kualitatif.

2.            Tahap Reduksi Data.

Dalam tahap ini, data yang dikelompokkan kemudian melakukan penyederhanaan, pemotongan, dan pengurangan data.

3.            Penyajian Data.

Data yang telah dipilih, dikelompokkan, dan disederhanakan, kemudian disajikan dengan spesifik masing-masing data sehingga memudahkan peneliti untuk menganalisis dan menarik kesimpulan.

4.            Penarikan Kesimpulan.

Berdasarkan hasil analisis data hasil penelitian, maka ditarik suatu kesimpulan.

1.5.6.      Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian adalah semua alat yang digunakan untuk mengumpulkan, memeriksa, menyelidiki suatu masalah, atau mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyajikan data-data secara sistematis serta objektif dengan tujuan memecahkan suatu persoalan atau menguji suatu hipotesis. Jadi semua alat yang bisa mendukung suatu penelitian bisa disebut instrumen penelitian. Dalam penelitian ini instrumen yang digunakan peneliti ada 2, yaitu:

1.            Peneliti.    

2.            Interview Guide.

Yaitu daftar pertanyaan yang digunakan untuk memandu peneliti dalam melakukan wawancara dengan informan untuk menggali informan sebanyak-banyaknya.

BAB II

GAMBARAN UMUM DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA

PROVINSI JAWA TENGAH

2.1.      Sub Bagian Umum dan Kepegawain Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Menurut buku “Pembangunan Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Tengah Tahun 2011”, yang dikutipkan oleh Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah, Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah berdiri pada bulan Juli tahun 2008. Dengan berdirinya Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah berarti berdirinya juga Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang berarti sudah disediakan fasilitas- fasilitas yang ada di ruangan salah satunya adalah gudang penyimpanan alat tulis kantor (ATK) untuk kebutuhan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Proses pengelolaan pergudangan yang biasa digunakan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yaitu proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan.

Berpedoman pada Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah bidang Kepemudaan dan Keolahragaan berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan. Penataan kelembagaan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah diatur dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Subbagian dan Seksi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

2.2.         Tugas  Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Tugas :

Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang Umum dan Kepegawaian, meliputi : Pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan di Lingkungan Dinas.

2.2.1.      Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah – Jabatan Eselon IV / Dibawah Sekretaris Dinas

Fungsi :

1.      Mengonsep rencana program kerja subbagian umum dan kepegawaian

2.      Menyusun bahan pengelolaan pelaporan dan pelaksanaan kesekretariatan, pelaksanaan dan pelayanan administrasi umum serta tertib tata usaha kepegawaian, bahan perencanaan mutasi, formasi dan kebutuhan kepegawaian, pelaksanaan tata persuratan, pelaksanaan rumah tangga dinas, pengelolaan perlengkapan dan peralatan kantor, pelaksanaan pemeliharaan kantor dan pool kendaraan dinas, pelaksanaan dokumentasi dan perpustakaan, pelaksanaan hubungan masyarakat dan protokoler, pelaksanaan pengelolaan informasi dan tata laksana.

3.      Melaksanakan kegiatan pengelolaan pelaporan dan pelaksanaan kesekretariatan, pelayanan administrasi umum serta tertib tata usaha kepegawaian, perencanaan mutasi, formasi dan kebutuhan kepegawaian, tata persuratan, pelaksanaan rumah tangga dinas, pengelolaan perlengkapan dan peralatan kantor, pelaksanaan pemeliharaan kantor dan pool kendaraan dinas, pelaksanaan dokumentasi dan perpustakaan, pelaksanaan hubungan masyarakat dan protokoler, pelaksanaan pengelolaan informasi dan tata laksana.

4.      Membuat  laporan pelaksanaan pengelolaan pelaporan, kegiatan kesekretariatan, pelaksanaan dan pelayanan administrasi umum serta tertib tata usaha kepegawaian, bahan perencanaan mutasi, formasi dan kebutuhan kepegawaian, pelaksanaan tata persuratan, pelaksanaan rumah tangga dinas, pengelolaan perlengkapan dan peralatan kantor, pelaksanaan pemeliharaan kantor dan pool kendaraan dinas, pelaksanaan dokumentasi dan perpustakaan, pelaksanaan hubungan masyarakat dan protokoler, pelaksanaan pengelolaan informasi dan tata laksana

5.      Mengkoordinasikan penyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan fasilitasi kehumasan bidang kepemudaan dan keolahragaan

6.      Melaksanakan kegiatan fasilitasi kegiatan fasilitasi kehumasan bidang kepemudaan dan keolahragaan.

7.      Melaporkan pelaksanaan kegiatan fasilitasi kehumasan bidang kepemudaan dan keolahragaan kepada atasan

8.      Mengkoordinasikan penyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan fasilitasi pengembangan dan peningkatan Sumber Daya Manusia.

9.      Melaksanakan kegiatan fasilitasi pengembangan dan peningkatan Sumber Daya Manusia.

10.  Melaporkan pelaksanaan kegiatan fasilitasi pengembangan dan peningkatan Sumber Daya Manusia kepada atasan.

11.  Mengkoordinasikan penyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pembinaan pegawai.

12.  Melaksanakan kegiatan pembinaan pegawai.

13.  Melaporkan pelaksanaan kegiatan pembinaan pegawai kepada atasan.

14.  Mengkoordinasikan penyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan sosialisasi peraturan perundang-undangan.

15.  Melaksanakan kegiatan Sosialisasi Peraturan perundang – undangan

16.  Melaporkan pelaksanaan kegiatan sosialisasi peraturan perundang-undangan kepada atasan.

17.  Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2.2.2.      Pramu Rumah Tangga /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun konsep program kerja Pramu Rumah Tangga.

2.      Menyiapkan perangkat kerja Pramu Rumah Tangga.

3.      Menyiapkan makan dan minum rapat dan tamu dinas.

4.      Melaksanakan pengaturan ruang rapat beserta kelengkapannya.

5.      Menyiapkan kebutuhan apel/upacara bendera dan kelengkapannya.

6.      Melakukan pengurusan perpanjangan STNK dan KIR kendaraan

7.      Melaksanakan pembayaran listrik, air, telepon, AC dan majalah/surat kabar.

8.      Melaksanakan monitoring atas kebersihan kantor yang dilaksanakan oleh pihak ketiga.

9.      Melaksanakan inventarisasi kerusakan peralatan dan perlengkapan kantor dan gedung kantor/rumah dinas.

10.  Membuat  rencana  kegiatan perbaikan dengan mengklasifikasikan antara perbaikan atas kerusakan ringan dan kerusakan berat.

11.  Membuat rencana anggaran kebutuhan peralatan / bahan yang digunakan untuk perbaikan ringan atas peralatan dan perlengkapan kantor dan gedung kantor/rumah dinas.

12.  Mengajukan permintaan kebutuhan peralatan / bahan kepada atasan.

13.  Melaksanakan perbaikan ringan atas kerusakan peralatan dan perlengkapan kantor dan gedung kantor/rumah dinas.

14.  Membuat permohonan perbaikan kerusakan berat atas peralatan dan perlengkapan kantor dan gedung kantor/rumah dinas.

15.  Melaksanaksanakan monitoring perbaikan atas kerusakan peralatan dan perlengkapan kantor dan gedung kantor/rumah dinas, oleh fihak ke III yang telah ditunjuk.

16.  Melaksanakan pembuatan  draff  tanda bukti serta dokumen pendukung kelengkapan SPJ lainnya atas pelaksanaan kegiatan oleh fihak ke III, yang telah ditunjuk.

17.  Melaksanakan pencatatan  pelaksanaan kegiatan perbaikan yang telah dilaksanakan sesuai dengan nomor, tanggal permohonan perbaikan, tanggal pelaksanaan perbaikan, dan tanggal selesai perbaikan, dan besarnya biaya perbaikan.

18.  Melaksanakan koordinasi dengan Bendahara Pengeluaran pembantu, terkait dengan SPJ pertanggungjawaban penggunaan anggaran belanja pemeliharaan perbaikan peralatan dan perlengkapan kantor dan gedung kantor/rumah dinas.

19.  Membuat laporan pelaksanaan kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan serta pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor dan gedung kantor/rumah dinas, kepada atasan.

2.2.3.      Teknisi  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun konsep program kerja Teknisi.

2.      Menyiapkan perangkat kerja teknisi.

3.      Melaksanakan pengontrolan terhadap jaringan listrik, air, telepon dan AC serta sarana dan prasarana kantor.

4.      Melaksanakan inventarisasi kerusakan jaringan listrik, air, telepon dan AC serta sarana dan prasarana kantor.

5.      Membuat  rencana  kegiatan perbaikan dengan mengklasifikasikan antara perbaikan atas kerusakan ringan dan kerusakan berat.

6.      Membuat rencana anggaran kebutuhan peralatan / bahan yang digunakan untuk perbaikan ringan atas kerusakan jaringan listrik, air, telepon dan AC, serta sarana prasarana kantor.

7.      Mengajukan permintaan kebutuhan peralatan / bahan kepada atasan.

8.      Melaksanakan perbaikan ringan atas kerusakan jaringan listrik, air, telepon dan AC serta sarana dan prasarana kantor.

9.      Membuat permohonan perbaikan kerusakan berat atas jaringan listrik, air, telepon dan AC serta sarana dan prasarana kantor,.

10.  Melaksanaksanakan monitoring perbaikan atas kerusakan jaringan listrik, air, telepon dan AC serta sarana dan prasarana kantor, oleh fihak ke III yang telah ditunjuk.

11.  Melaksanakan pembuatan draff tanda bukti serta dokumen pendukung kelengkapan SPJ lainnya atas pelaksanaan kegiatan perbaikan jaringan listrik, air dan AC, sarana prasaran kantor, peralatan dan perlengkapan kantor, gedung kantor / rumah dinas, kendaraan dinas oleh fihak ke III, yang telah ditunjuk.

12.  Melaksanakan pencatatan  pelaksanaan kegiatan perbaikan yang telah dilaksanakan sesuai dengan nomor, tanggal permohonan perbaikan, tanggal pelaksanaan perbaikan, dan tanggal selesai perbaikan, dan besarnya biaya perbaikan.

13.  Melaksanakan koordinasi dengan Bendahara Pengeluaran pembantu, terkait dengan SPJ pertanggungjawaban penggunaan anggaran belanja pemeliharaan perbaikan jaringan listrik, air, telepon dan AC serta sarana dan prasarana kantor.

14.  Membuat laporan pelaksanaan pemeliharaan jaringan listrik, air, telepon dan AC serta sarana dan prasarana kantor, yang ditugaskan pada Teknisi, kepada atasan.

2.2.4.      Pengadministrasi Hukum Humas dan Ortala  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun program kerja pengadministrasian hukum, humas dan ortala.

2.      Melaksanakan identifikasi dan mengendali dan mencatat penerimaan produk hukum, humas dan ortala ke dalam buku katalog peraturan.

3.      Menghimpun dan menyimpan produk hukum, humas dan ortala yang diterima kedalam almari / rak buku yang telah disediakan.

4.      Mempelajari produk hukum, humas dan ortala yang telah diterima, dan melaporkan isi / ringkasan kepada atasan.

5.      Melaksanakan pendistribusian produk hukum, humas dan ortala, sesuai dengan disposisi pimpinan (kepada unit kerja terkait).

6.      Membuat Berita Acara Penerimaan / Tanda Terima Barang  (produk hukum, humas dan ortala) atas penerimaan barang yang telah diserahkan.

7.      Melaksanakan layanan administrasi terkait dengan urusan hukum, humas dan ortala.

8.      Menyusun rancangan konsep jadwal komandan apel dan petugas upacara

9.      Melaksanakan koordinasi dengan petugas pengelola prasarana dan sarana apel dan upacara

10.  Melaksanakan penyiapan perlengkapan pelaksanaan apel dan upacara.

11.  Melaksanakan koordinasi dengan petugas upacara

12.  Menyiapkan daftar absensi apel / upacara dan kehadiran pegawai.

13.  Melakukan input data apel / upacara dan  kehadiran pegawai dalam aplikasi SIMPEG online

14.  Melaporkan hasil input kepada atasan.

15.  Melaporkan hasil input yang telah disetujui oleh pimpinan untuk dilaporkan kepada BKD dalam rangka pemenuhan TPP.

16.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data pendukung pelaksanaan kegiatan Fasilitasi Kehumasan dalam bidang kepemudaan dan keolahragaan.

17.  Mengikuti dan melaksanakan monitoring kegiatan Fasilitasi Kehumasan dalam bidang kepemudaan dan keolahragaan

18.  Membuat draf tanda bukti SPJ dan dokumen pendukung lain dalam pelaksanaan kegiatan Fasilitasi Kehumasan bidang kepemudaan dan keolahragaan.

19.  Melaksanakan koordinasi dengan Bendahara Pengeluaran pembantu, terkait dengan SPJ pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan kegiatan Fasilitasi Kehumasan bidang kepemudaan dan keolahragaan.

20.  Membuat konsep laporan pelaksanaan kegiatan Fasilitasi Kehumasan bidang kepemudaan dan keolahragaan.

21.  Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Pengadministrasi Urusan Huhum, Humas dan Keorganisasian kepada atasan.

2.2.5.      Pengadministrasi Kepegawaian  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun program kerja administrasi kepegawaian.

2.      Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi data perencanaan pegawai.

3.      Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi data pengadaan pegawai

4.      Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi data pengangkatan pegawai

5.      Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul penerbitan KARIS /KARSU / TASPEN / KARPEG / Kartu Identitas PNS.

6.      Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi PNS yang memenuhi syarat untuk Kenaikan Gaji Berkala 

7.      Melaksanakan  pengelolaan persyaratan administrasi bagi  PNS yang akan melaksanakan pendidikan dan pelatihan / tugas belajar / pengembangan pegawai.

8.      Membuat draf tanda bukti dan dokumen pendukung  SPJ pengiriman diklat dan pengembangan pegawai lainnya.

9.      Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul permohonan ijin belajar

10.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul ujian kompetensi penggunaan gelar (ijazah)

11.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul ujian dinas kenaikan pangkat

12.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul permohonan usul penyesuaian ijazah

13.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi pembayaran kesejahteraan pegawai

14.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul PNS penerima penghargaan.

15.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul permohonan bantuan pengobatan rawat inap PNS Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan keluarga.

16.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul permohonan ijin cuti / bebas tugas.

17.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi bagi  PNS yang memenuhi syarat untuk Kenaikan Pangkat

18.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul peserta pembekalan PNS menjelang purna tugas.

19.  Melaksankan pengelolaan persyaratan administrasi bagi  PNS yang memenuhi syarat untuk pensiun.

20.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi bagi PNS yang mengajukan permohonan surat keterangan pembayaran gaji bulan terakhir (SKPP).

21.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul penerima tali asih

22.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul penerima TASPEN

23.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul permohonan BAPERTARUM

24.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul permohonan uang duka PNS

25.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi Laporan Mekanisme PNS

26.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi penyelesaian kasus kepegawaian

27.  Melaksanakan pengelolaan persyaratan administrasi usul mutasi / demosi / promosi PNS.

28.  Melaksanakan pengelolaan administrasi pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian

29.  Membuat draf tanda bukti dan dokumen pendukung  SPJ pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian.

30.  Melaksanakan pengelolaan administrasi pelaksanaan kegiatan sosialisasi peraturan perundang – undangan.

31.  Membuat draf tanda bukti dan dokumen pendukung  SPJ pelaksanaan kegiatan kegiatan sosialisasi peraturan perundang – undangan.

32.  Melaksanakan pengelolaan arsip dokumen kepegawaian PNS di lingkungan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

33.  Melaksanakan pengagendaan dan menyimpan dokumen kepegawaian dan surat – masuk / keluar yang didisposisikan menjadi urusan kepegawaian.

34.  Mendistribusikan data / dokumen kepegawaian kepada yang sub unit organisasi yang  ditunjuk atau kepada PNS yang bersangkutan, sesuai instruksi pimpinan.

35.  Melaksanakan pemeliharaan data / arsip kepegawaian.

36.  Melaksanakan pelaporan atas pelaksanaan tugas pengadministrasian kepegawaian kepada atasan

2.2.6.      Pengadministrasi  Barang  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun program kerja Pemegang Barang

2.      Menyusun rancangan konsep kebutuhan rumah tangga dinas.

3.      Mencatat pengadaan barang yang telah dilaksanakan.

4.      Memeriksa dan menerima barang yang dipesan oleh pejabat / panitia pengadaan barang, bersama Pejabat Penerima / Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.

5.      Membuat laporan penerimaan barang yang telah diterima dalam Berita Acara Penerimaan Barang.

6.      Menyimpan barang yang telah diterima, di tempat yang telah disediakan (gudang) dan menata barang sesuai dengan tempat yang telah disediakan.

7.      Membuat draff dokumen pendukung administrasi pertanggungjawaban pembayaran (kelengkapan SPJ) atas barang yang telah diterima dan atau dipesan.

8.      Mencatat barang pakai habis yang telah diterima kedalam buku penjagaan barang.

9.      Mencatat barang inventaris yang diterima dan memberi kode sesuai dengan yang telah ditetapkan

10.  Mendistribusikan barang inventaris yang diterima, sesuai dengan disposisi.

11.  Membuat laporan pendistribusian barang inventaris yang diterima kepada pemakai barang inventaris.

12.  Melaksanakan pelayanan permintaan kebutuhan barang pakai habis dan mencatat pengeluaran barang ke dalam buku penjagaan barang.

13.  Melaksanakan monitoring kondisi barang inventaris dan melaporkan hasilnya kepada atasan.

14.  Membuat konsep kebutuhan pemeliharaan barang inventaris.

15.  Membuat konsep pengusulan penghapusan barang inventaris.

16.  Melaksanakan sensus barang inventaris.

17.  Monitoring pelaksanaan perbaikan barang inventaris yang dilaksanakan oleh pihak ke III.

18.  Membuat draff dokumen pendukung administrasi pertanggungjawaban pembayaran (kelengkapan SPJ) atas pelaksanaan perbaikan barang inventaris yang dilaksanakan oleh pihak ke III.

19.  Membuat laporan penggunaan barang pakai habis secara periodik.

20.  Membuat laporan pelaksanaan tugas Pengadministrasi Barang kepada atasan.

2.2.7.      Pramu Pimpinan  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun jadwal acara / kegiatan pimpinan

2.      Mengagendakan semua acara / kegiatan pimpinan

3.      Melaksanakan pengecekan kelengkapan kebutuhan administrasi tugas pimpinan setiap harinya.

4.      Mengingatkan agenda acara / kegiatan pimpinan yang sudah dijadwalkan. Dan menyiapkan kebutuhan perlengkapan untuk acara yang akan dihadiri / dilaksanakan.

5.      Mencatat pengendalian permohonan penandatanganan surat / naskah dinas / dokumen lain yang harus ditandatangani pimpinan yang masuk.

6.      Menyampaikan permohonan penandatanganan surat / naskah dinas / dokumen lain yang harus ditandatangani pimpinan.

7.      Mencatat pengendalian permohonan penandatanganan surat / naskah dinas / dokumen lain yang sudah ditandatangani pimpinan.

8.      Membuat tanda terima atas pengambilan surat / naskah dinas / dokumen lain yang sudah ditandatangani pimpinan.

9.      Menyiapkan ruang pertemuan / meeting yang telah dijadwalkan.

10.  Menyiapkan kebutuhan prasarana dan sarana rapat yang dilaksanakan di ruang pimpinan.

11.  Melaksanakan koordinasi dengan Pengadministrasi umum terkait dengan pengadaan makan minum rapat / meeting yang dilaksanakan.

12.  Melaksanakan pelayanan tamu pimpinan.

13.  Menyiapkan sarana dinas luar pimpinan, seperti SPPD, perlengkapan alat tulis kantor, laptop, perlengkapan / sarana untuk tinjauan lapangan, dll kebutuhan dinas luar yang dibutuhkan pimpinan.

14.  Melaksanakan koordinasi dengan pengemudi.

15.  Melaksanakan pemesanan tiket perjalanan dinas, sesuai dengan permintaan pimpinan.

16.  Melaksanakan penyiapan bahan paparan untuk pimpinan

17.  Melaksanakan koordinasi dengan penyaji data bahan paparan pimpinan.

18.  Melaksanakan pendampingan pimpinan dalam acara / kegiatan tertentu.

19.  Membuat laporan pelaksanaan tugas pendampingan kepada atasan.

20.  Membuat laporan pelaksanaan tugas pramu pimpinan kepada atasan.

2.2.8.      Pengolah Data Kepegawaian  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun program kerja Pengumpul dan pengolah data  kepegawaian.

2.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan  data perencanaan pegawai.

3.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data  pengadaan pegawai

4.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan  data pengangkatan pegawai

5.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data  usul penerbitan KARIS /KARSU / TASPEN / KARPEG / Kartu Identitas PNS.

6.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data PNS yang memenuhi syarat untuk Kenaikan Gaji Berkala 

7.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data  usul  PNS yang akan melaksanakan pendidikan dan pelatihan / tugas belajar / pengembangan pegawai.

8.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul permohonan ijin belajar

9.      Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul ujian kompetensi penggunaan gelar (ijazah)

10.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul ujian dinas kenaikan pangkat

11.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul permohonan usul penyesuaian ijazah

12.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan usul pembayaran kesejahteraan pegawai

13.  Melaksanakan  pengumpulan dan pengolahan data usul PNS penerima penghargaan.

14.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul permohonan bantuan pengobatan rawat inap PNS Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan keluarga.

15.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul permohonan ijin cuti / bebas tugas.

16.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data bagi  PNS yang memenuhi syarat untuk Kenaikan Pangkat

17.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul peserta pembekalan PNS menjelang purna tugas.

18.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data bagi  PNS yang memenuhi syarat untuk pensiun.

19.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul permohonan pemberhentian pembayaran gaji (SKPP)

20.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul penerima tali asih

21.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul penerima TASPEN

22.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul permohonan BAPERTARUM

23.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul permohonan uang duka PNS

24.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data Laporan Mekanisme PNS

25.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data penyelesaian kasus kepegawaian

26.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul mutasi / demosi / promosi PNS.

27.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data usul pengambilan Sumpah Janji PNS

28.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data pendukung pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian

29.  Mengikuti dan memonitor pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian

30.  Melaksanakan koordinasi dengan Bendahara Pengeluaran pembantu, terkait dengan SPJ pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian.

31.  Membuat rancangan konsep laporan pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian

32.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data pendukung pelaksanaan sosialisasi peraturan perundang – undangan.

33.  Mengikuti dan memonitor pelaksanaan sosialisasi peraturan perundang – undangan.

34.  Melaksanakan koordinasi dengan Bendahara Pengeluaran pembantu, terkait dengan SPJ pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan sosialisasi peraturan perundang – undangan.

35.  Membuat rancangan konsep laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi peraturan perundang – undangan.

36.  Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data pendukung pelaksanaan Bimbingan Teknis.

37.  Mengikuti dan memonitor pelaksanaan bimbingan teknis.

38.  Melaksanakan koordinasi dengan Bendahara Pengeluaran pembantu, terkait dengan SPJ pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Bimbingan Teknis yang dilakukan.

39.  Membuat rancangan konsep laporan pelaksanaan kegiatan Bimbingan Teknis yang dilakukan

40.  Melaksanakan pengelolaan dan pengolahan data base serta system informasi pegawai.

41.  Melaksanakan pelaporan atas pelaksanaan tugas pengadministrasian kepegawaian kepada atasan.

2.2.9.      PENGEMUDI  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Melaksanakan penyiapan pengoperasian kendaraan dinas dan perawatan terhadap kendaraan dinas yang dikelila / yang menjadi tanggung jawabnya, dengan cara mengontrol kondisi perangkat mesin dan peralatan mekanik, memanaskan kendaraan dinas, membersihkan dan mengemudikan kendaraan.

2.      Melaporkan kerusakan kondisi kendaraan dinas yang dikelola kepada atasan, dengan klasifikasi kerusakan ringan dan kerusakan berat.

3.      Mengajukan permintaan kebutuhan peralatan dan bahan untuk perbaikan ringan kendaraan dinas kepada atasan, melalui pramu rumah tangga Dinpora  Provinsi Jawa Tengah.

4.      Melaksanakan perbaikan kerusakan kecil / ringan kendaraan.

5.      Mengajukan permohonan service / perbaikan kerusakan berat kepada atasan melalui pramu rumah tangga Dinpora  Provinsi Jawa Tengah.

6.      Melaksanakan service / perbaikan kendaraan ke bengkel yang telah ditunjuk dan memonitor pelaksanaan  perbaikan kendaraan

7.      Melaksanakan pelaporan kondisi kelaikan kendaraan yang telah selesai diservice.

8.      Mengantar pejabat / tamu / pelaksana tugas ke luar kota / lapangan.

9.      Melaksanakan penjaan atas keamanan kendaraan dinas pada saat bertugas.

10.  Membuat laporan setiap pelaksanaan perjalanan dinas yang dilakukan.

11.  Melaksanakan pelaporan pelaksanaan tugas pengemudi kepada atasan.

2.2.10.  Pengadministrasi Umum  /  Dibawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Fungsi :

1.      Menyusun program kerja Pengadministrasi Umum

2.      Melaksanakan identifikasi dan mengendali penerimaan surat / naskah dinas ke dalam buku surat masuk / data base surat masuk.

3.      Menyampaikan surat / naskah dinas yang diterima kepada pimpinan.

4.      Melaksanakan pendistribusian surat / naskah dinas, sesuai dengan disposisi pimpinan (kepada unit kerja yang dituju).

5.      Membuat tanda terima surat yang sudah didistribusikan.

6.      Menyediakan ATK dilingkungan Subbagian Umum dan Kepegawaian.

7.      Menghimpun dan menyimpan surat / naskah dinas yang masuk dan didisposisi ke Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, ke dalam almari arsip di tempat yang telah disediakan.

8.      Meminta tanda tangan konsep surat kepada pimpinan.

9.      Mencatat dan mengendali surat / naskah dinas keluar yang sudah ditandatangani  pimpinan, ke dalam buku surat keluar / data base surat keluar.

10.  Menyimpan arsip surat / tembusan surat / naskah dinas yang keluar ke dalam almari arsip di tempat yang sudah disediakan.

11.  Melaksanakan perawatan dan pemeliharaan arsip surat dan nashah dinas.

12.  Melaksanakan SIMPEG Kearsipan

13.  Melaksanakan pelaporan pelaksanaan tugas Pengadministrasi Umum, kepada atasan.

Struktur Organisasi

Gambar II.1

Struktur Organisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi JawaTengah

 

                                      

Sumber : http://dinpora.jatengprov.go.id

BAB III

PENYAJIAN TEMUAN PENELITIAN

3.1.      Pengelolaan Gudang Alat Tulis Kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Dalam menjalankan pengelolaan gudang ATK, ada beberapa proses pengelolaan pergudangan yang biasa digunakan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yaitu proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan.

3.1.1.      Proses Penerimaan.

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, penerimaan alat tulis kantor merupakan proses penyerahan dan penerimaan peralatan di gudang. Biasanya dari truk yang kemudian dimasukkan ke gudang dengan tenaga manusia. Dalam proses penerimaan ini petugas gudang juga memeriksa apakah produk itu sesuai dengan dokumen pengiriman.

Pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah melakukan proses penerimaan dengan cara mengecek ATK terlebih dahulu, apakah pesanan ATK sudah sesuai dengan pesanan. Jika barang sudah sesuai dengan apa yang pesanan, pengelola gudang melakukan kegiatan rutin yaitu mencatat ATK apa saja yang sudah diterima ke dalam buku penerimaan barang. Dalam jangka Tri Wulan atau tiga bulan sekali, pengelola gudang menerima pengiriman ATK dari penjual/pemasok sebanyak satu kali, karena Ibu Sri Mulyaningsih sudah merencanakan persediaan ATK yang dibutuhkan karyawan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dalam jangka waktu tiga bulan sebelumnya.

Seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang proses penerimaan. Diungkapkan:

“Penerimaan merupakan proses menerima ATK dari penjual/pemasok ke pengelola ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Dan proses penerimaan ini dilakukan pendataan yang harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, disertai dengan dokumen yang jelas yang menyatakan macam/jenis, jumlah dan harga. Saya selaku pengelola gudang ATK mengecek apakah barang sesuai dengan apa yang dipesan. Kalau pesanan sudah sesuai dengan apa yang sudah dipesan, semua barang saya terima kemudian barang ATK yang baru saja datang langsung dimasukkan ke dalam gudang ATK dan sudah menjadi tanggung jawab saya sebagai pengelola.”

Dalam proses penerimaan ATK adapun kendala yang dihadapi, seperti yang diungkapkan oleh Ibu Sri Mulyaningsih selaku pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang kendala proses penerimaan. Diungkapkan :

“Tidak ada kendala dalam proses penerimaan ATK, karena Saya selaku pengelola gudang ATK sudah sangat teliti dalam melakukan pengecekan pesanan dan proses penerimaan ATK sesuai dengan pesanan yang diinginkan.”

Berdasarkan wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa proses penerimaan yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah sangat baik yaitu sebelum menerima pesanan ATK dilakukan pengecekan terlebih dahulu agar semua pesanan sesuai dengan apa yang sudah dipesan. Sehingga tidak ada kendala dalam proses penerimaan ATK.

Gambar III.1

Contoh Buku Penerimaan Barang

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Penulis alami pada saat barang- barang ATK yang baru diterima pengelola gudang, ATK terdiri dari HVS 70 gram folio sinar dunia, HVS 70 gram kuarto sinar dunia, HVS bergaris dobel folio sinar dunia, HVS 80 gram folio sinar dunia, HVS 100 gram kuarto sinar dunia, karbon foilo daito, binder 32 mm kenko, binder 19 mm kenko, binder 25 mm kenko, binder 51 mm kenko, paper clip seagul, atom clip atom, buku ekspedisi 100 lembar glatik kembar, buku kas kuarto 100 lembar glatik, buku kwitansi glatik kembar, buku folio 100 lembar glatik kembar, spidol white board snowman, spidol besar permanrnt snowman, isi balpaoint pentel, ballpoint faster, bolliner, penghapus cair/corection fluid, penghapus papan tulis, lem cair, lem kental, lem stik kenko, penghapus pensil staedtler, penghapus pensil kombinasi staedler, pita mesin ketik rol kecil daito, hechmachine besar HD-50 max, hectneices besar great wall, hectneices kecil great wall, perforator, stopmap batik, stopmap folio sari, stopmap plastic, snalhackter kertas jitu,snalhackter plastic kalubi, odner karton, logam excellent, tinta stempel zenith, stabilo, penggaris 30 cm enter, isolasi panfiek, isolasi kecil bening, lakban 1,5 inchi nachi, lakban 2 inchi nachi, cutter besar kenko,cutter kecil kenko, isi cutter besar kenko, isi cutter kecil kenko, tali raffia, gunting, file box 10 cm, file box 1 susun, batu baterai besar ABC, batu baterai kecil ABC, batu baterai chas kotak alkalin, kertas facsimile 30x210 mm oji termal, CD/DVD, refill toner laser, flasdisk tosiba, kertas continuous 3ply sinar dunia, kertas continuous 1ply sinar dunia, kertas continuous 4ply sinar dunia, kertas casing (samson), folio warna sinar dunia, map gantung, pita printer dot matrix (double folio), pita printer dot matrix (folio) dan ink jet catride Epson, refill tinta 100ml Epson t6641. Barang ATK yang sudah diterima pengelola kemudian barang ATK langsung dimasukan ke gudang dan dilakukan pengecekan supaya tidak terjadi kesalahan mencatatan laporan penerimaan barang. Sehingga tidak ada kendala dalam proses penerimaan ATK.

3.1.2.      Proses Penyimpanan.

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, penyimpanan alat tulis kantor merupakan proses kegiatan menyimpan peralatan di gudang dengan cara penempatkan peralatan yang diterima.

Dari proses penerimaan, langsung memasukan ATK yang baru datang ke dalam gudang ATK, ATK langsung disusun dan disimpan di lemari besi ATK sesuai jenisnya masing-masing. Misalkan ballpoint faster dijadikan satu dengan lem cair, spidol atau penghapus dalam penyimpanannya termasuk barang- barang ATK yang bentuknya kecil semua. Jadi kalau ada karyawan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah meminta ATK, pengelolan gudang ATK saat mengambil ATK di dalam gudang dengan cepat dan mudah ditemukan penyimpanannya.

Seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang proses penyimpanan. Diungkapkan :

“Penyimpanan ATK di dalam gudang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah, penyimpanannya Saya susun dan simpan dilemari. Saya sesuaikan sesuai jenisnya. Misalkan kertas jadikan satu dengan kertas. Kertas ada macam-macam yaitu ada kertas HVS, kertas facsimile, kertas buram, kertas folio Saya jadikan satu sesuai jenisnya. Kemudian alat tulis yaitu boallpoint, spidol, stabilo Saya jadikan satu. Yang buku-buku juga saya sendirikan. Jadi kalau saya mau mengambil barang lebih mudah dan jelas sesuai jenisnya masing-masing.”

Pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang kendala proses penyimpanan, juga mengungkapkan :

“Kendala dalam proses penyimpanan ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah itu tempatnya yang terlalu kecil dan kurang luas. Jadi Saya tidak bisa memesan barang ATK terlalu banyak .”

Pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang solusi proses penyimpanan ATK, juga mengungkapkan :

“Solusi proses penyimpanan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Saya melakukan pemesanan barang ATK sesuai dengan kapasitas gudang yang ada.”

Berdasarkan wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa proses penyimpanan yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah baik, karena disusun dan disimpan dilemari ATK sesuai jenisnya masing-masing. Tetapi kendala yang dihadapi dalam proses penyimpanan ATK yaitu kurang mencukupinya gudang penyimpanan barang ATK, sehingga pesanan barang ATK harus sesuai dengan kapasitas gudang penyimpanan yang tersedia.”

Gambar III.2

Lemari Besi yang Berisi Alat Tulis Kantor (ATK)

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Penulis amati pada saat pengelola gudang menyimpan barang ATK untuk kegiatan pegawai kantor. ATK yang biasa digunakan untuk membantu kegiatan kantor terdiri dari HVS 70 gram folio sinar dunia, HVS 70 gram kuarto sinar dunia, HVS bergaris dobel folio sinar dunia, HVS 80 gram folio sinar dunia, HVS 100 gram kuarto sinar dunia, karbon foilo daito, binder 32 mm kenko, binder 19 mm kenko, binder 25 mm kenko, binder 51 mm kenko, paper clip seagul, atom clip atom, buku ekspedisi 100 lembar glatik kembar, buku kas kuarto 100 lembar glatik, buku kwitansi glatik kembar, buku folio 100 lembar glatik kembar, spidol white board snowman, spidol besar permanrnt snowman, isi balpaoint pentel, ballpoint faster, bolliner, penghapus cair/corection fluid, penghapus papan tulis, lem cair, lem kental, lem stik kenko, penghapus pensil staedtler, penghapus pensil kombinasi staedler, pita mesin ketik rol kecil daito, hechmachine besar HD-50 max, hectneices besar great wall, hectneices kecil great wall, perforator, stopmap batik, stopmap folio sari, stopmap plastic, snalhackter kertas jitu,snalhackter plastic kalubi, odner karton, logam excellent, tinta stempel zenith, stabilo, penggaris 30 cm enter, isolasi panfiek, isolasi kecil bening, lakban 1,5 inchi nachi, lakban 2 inchi nachi, cutter besar kenko,cutter kecil kenko, isi cutter besar kenko, isi cutter kecil kenko, tali raffia, gunting, file box 10 cm, file box 1 susun, batu baterai besar ABC, batu baterai kecil ABC, batu baterai chas kotak alkalin, kertas facsimile 30x210 mm oji termal, CD/DVD, refill toner laser, flasdisk tosiba, kertas continuous 3ply sinar dunia, kertas continuous 1ply sinar dunia, kertas continuous 4ply sinar dunia, kertas casing (samson), folio warna sinar dunia, map gantung, pita printer dot matrix (double folio), pita printer dot matrix (folio) dan ink jet catride Epson, refill tinta 100ml Epson t6641. Penyimpanan ATK dilakukan untuk memudahkan kegiatan kantor selama tri wulan atau tiga bulan. Barang ATK di simpan di lemari besi dan pengelola yang boleh keluar masuk gudang untuk memeriksa atau mengambil barang ATK untuk keperluan kantor.

Kendala yang dihadapi dalam proses penyimpanan yaitu gudang ATK yang terlalu kecil dan sempit ukurannya jadi pesanan ATK harus sesuai dengan kapasitas gudang, padahal pesanan barang ATK dilakukan tiga bulan sekali.

Gambar III.3

Nomor Resi Lemari Besi ATK

Resi : Sensus BMD 2013

11.11.00.68.02.10.00.00

02.06.02.04.01.0009

Penulis amati pada saat melakukan penelitian pengelola memberikan nomor resi lemari ATK untuk memudahkan dalam mengganti lemari yang masih layak digunakan atau tidak layak digunakan. Untuk ukuran panjang lemari gudang ada 360 cm dan lebar lemari gudang ada 50 cm. Lemari yang sudah tidak layak bisa diganti agar tidak terjadi kerusakan barang ATK oleh serangga atau hewan. Sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan dan pemeliharaan.barang ATK. Proses penyimpanan sudah baik dan tidak ada kendala selama ini.

3.1.3.      Proses Pemeliharaan.

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, pemeliharaan alat tulis tulis kantor merupakan proses kegiatan merawat peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan.

Setiap harinya dalam proses pemeliharaan sudah melakukan pemeliharaan ATK dan melakukan fungsi administrasi rutin yang baik yaitu sebelum jam pulang kantor, pengelola gudang melakukan pengecekan barang dan merapikan ATK yang ada di dalam gudang setelah satu hari ada kegiatan pengelolaan ATK. Pengecekan apakah lemari besi dan gudang sudah dikunci atau belum, mengatur suhu kelembaban di gudang dan memantau proses keluar masuknya barang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang proses pemeliharaan. Diungkapkan :

“Pemeliharaan ATK di dalam gudang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ditaruh dilemari besi sesuai dengan klasifikasi barang- barang, catatan dan rapi untuk mempermudah dalam stock opname. Pemeliharaan gedung barang ATK masih biasa saja karena kebetulan kantor ini merupakan gedung baru. Jadi pemeriharaan gedung hanya melakukan pengecekan sehabis melakukan penerimaan dan pendistribusian barang ATK kesetiap bagian- bagian kantor kemudian mengunci lemari besi dan gudang. Hanya pengelola barang ATK yang bisa membuka gudang karena kunci dibawa atau dipegang oleh pengelola gudang ATK di kantor ini.”

Pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang kendala pemeliharaan , juga menambahkan bahwa :

“Dalam proses pemeliharaan ATK selama ini belum ada kendala dan aman- aman saja, karena belum ada barang yang hilang atau dirusak oleh tikus. ATK di gudang benar-benar dipelihara agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.”

Berdasarkan wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa proses pemeliharaan yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah baik yaitu dipelihara dengan cara 5R yaitu Ringkas, Rapih, Resik (bersih) , Rawat, Rajin secara terus menerus. Pemeliharaan yang baik, keawetan barang yang ada di gudang akan baik juga. Sehingga kualitas barang bisa terjamin, dan gudang terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Gambar III.4

AC Ruangan Gudang Alat Tulis Kantor (ATK)

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Penulis alami pada saat pengelola melakukan proses pemeliharan di gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah seperti suhu ruangan yang ada di gudang Sub Bagian Umum Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yaitu 18- 20 derajat celcius dengan 4 AC yang masih layak dipergunakan. Pengaturan sirkulasi udara juga termasuk salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban. Suhu ruangan gudang ATK mengikuti suhu ruangan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah karena dalam satu ruangan yang sama. Ruangan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah terdiri dari ruang kepala sub bagian, ruang pengawasan, ruang gudang dan ruang kegiatan yang bersamaan dengan ruang arsip. Untuk pengaturan pencahayaan biasanya menggunakan lampu ruangan saja karena tidak ada jendela dalam ruangan gudang, lampu yang digunakan adalah lampu panasonik dan lampu philips dengan jumlah 10 RM 2x18 untuk lampu panasonik, 8x23 dounlet untuk lampu philips dan 2x15  Led untuk lampu philips.

Dalam melakukan pemeliharaan gudang barang ATK sudah sangat baik, biasanya hanya dibersihkan debunya jika ada ATK yang berdebu, disapu jika lantai gudang kotor dan baru dipel lantainya. Sehingga tidak terjadi kendala dalam proses pemeliharaan gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

3.1.4.      Proses Pendistribusian atau Pengeluaran.

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, pendistribusian alat tulis kantor merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Salah satu cara yang harus ditempuh untuk menjamin situasi proses pendistribusian yaitu dengan menciptakan sistem distribusi yang cepat, efisien, tetapi sekaligus aman. Agar sistem distribusi yang handal itu tercipta, diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna ATK tertentu dengan para petugas pengelolaan gudang ATK itu sendiri, yaitu:

1.      Kebutuhan yang jelas.

Pengguna ATK menyampaikan kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang diperlukan, jumlahnya berapa, kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan semua permintaan yang datang dari berbagai satuan-satuan kerja.

2.      Kecekatan petugas.

Terdapat kecekatan petugas gudang untuk memproses permintaan yang diterimanya dan menyampaikan / mengirimkannya kepada satuan-satuan

kerja.

Sebelum ATK dikeluarkan dari gudang ATK, pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah mencatat permintaan karyawan. Misalkan salah satu karyawan Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan & Teknologi, Industri  dan Lembaga Keolahragaan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah meminta 3 HVS 70 gram kuarto sinar dunia , pengelola gudang segera mencatat permintaan barang dibuku bon barang kemudian mencari di bagian Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan & Teknologi, Industri  dan Lembaga Keolahragaan dan mencatat permintaan 3 HVS 70 gram kuarto sinar dunia ke dalam buku harian pengeluaran barang ATK. Pengelola gudang ATK segera mengambilkan 3 HVS 70 gram kuarto sinar kemudian diserahkan ke karyawan yang meminta HVS, dan karyawan tersebut harus paraf di buku bon barang yang sudah ditulis oleh pengelola ATK sesuai dengan permintaan karyawan Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan & Teknologi, Industri  dan Lembaga Keolahragaan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Proses pendistribusian atau pengeluaran dari gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah menerapkan adanya barang yang pertama masuk akan keluar duluan dari gudang, sehingga secara sederhana dapat digambarkan barang keluar akan sesuai dengan urutan ketika barang masuk di gudang ATK. Artinya yaitu ATK yang baru dikirim oleh penjual/pemasok disimpan terlebih dahulu, dan ATK yang masih sisa dihabiskan terlebih dahulu, kemudian jika stock yang dahulu sudah habis, baru membuka stock ATK yang masih baru/bersegel.

Sedangkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah proses pendistribusiannya sebagai berikut, yaitu seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang proses pendistribusian. Diungkapkan :

“Jadi masing-masung seksi/sub bagian mengajukan permohonan seperti butuh ATK apa dan berapa. Dan dalam proses pengelolaan gudang ATK mempunyai buku yang namanya buku kendali atau buku pengeluaran barang. Misalkan saya belanja 10 HVS 100 gram kuarto, disitu sudah dikeluarkan dari gudang 7 HVS 100 gram kuarto dan masih 3 HVS 100 gram kuarto jadi ada buku kendalinya. Buku kendali ini juga berfungsi untuk tahun kedepannya kalau saya mau melihat kebutuhan nyatanya seperti apa bisa untuk acuan. Proses pendistribusian barang ATK di gudang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah menerapkan adanya barang yang pertama masuk akan keluar duluan dari gudang, sehingga secara sederhana dapat digambarkan barang keluar akan sesuai dengan urutan ketika barang masuk di gudang ATK. Paling tidak seperti itu proses pendistribusian di dalam gudang ATK Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.”

Dalam proses pendistribusian ATK adapun kendala yang dihadapi, seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang kendala proses pendistribusian. Diungkapkan :

“Kendala proses pendistribusian biasanya barang yang diminta dari seksi/sub bagian lebih banyak dari persediaan barang yang tersisa atau yang di stock di gudang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa. Misalnya  stock HVS 70 gram masih 10 rim, amplop dinas kecil masih bandel dalam bayangan saya kebutuhan untuk satu Tri Wulan atau tiga bulan cukup. Kebetulan banyaknya kegiatan di Bulan Agustus untuk Dinas Luar kota seperti kegiatan di Sub Bagian Program yang selalu melakukan kegiatan yaitu kegiatan Kelitbang Tahun 2017,  Rencana Progam Kegiatan SKPD yang sudah dipilih oleh Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah, dan masih banyak kegiatan lainnya di seksi/sub bagian lain. HVS 70 gram masih 10 rim, amplop dinas kecil masih 10 bendel habis, dalam waktu dekat amplop dinas kecil tidak bisa langsung jadi, dan itu semua tidak bisa diprediksi pengeluarannya. Jadi kendalanya disitu.”

Adapun solusi dalam menangani kendala dalam proses pendistribusian ATK, seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 mengenai solusi proses pendistribusian ATK. Diungkapkan :

“Menurut saya karena itu kondisi nyata yang pengeluarannya pada Bulan Agustus banyak, Saya mencari solusi yang lain dengan meminta amplop dinas kecil ke seksi/sub bagian yang masih punya persediaan amplop dinas kecil. Atau kalau di seksi/sub bagian sudah tidak punya stock semua, salah satu caranya yaitu pesan tetapi dengan meminta waktu yang cepat.”

Berdasarkan wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa proses pendistribusian di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah kurang baik, karena tidak menyediakan stock HVS dan amplop dinas kecil dengan jumlah yang banyak untuk hal-hal yang tidak terduga pengeluarannya secara bersamaan kegiatan, seperti Dinas Luar kota seperti kegiatan di Sub Bagian Program yang selalu melakukan kegiatan yaitu kegiatan Kelitbang Tahun 2017,  Rencana Progam Kegiatan SKPD yang sudah dipilih oleh Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan kegiatan lainnya di seksi/sub bagian lain yang ternyata pengeluaran melebihi dari stock yang tersedia. Misalkan dalam satu bulan biasanya HVS stock 10 rim dan amplop dinas 10 bandel, ternyata pada Bulan Juli pengeluaran ATK banyak karena adanya kegiatan yang bersamaan, sehingga pendistribusian atau pengeluaran melebihi stock yang tersedia yaitu membutuhkan HVS 12 rim dan 12 bandel amplop dinas kecil. Dalam waktu dekat amplop dinas kecil tidak bisa langsung jadi, sehingga salah satu cara yang ditempuh karyawan pengelola adalah dengan meminta amplop dinas kecil ke seksi/sub bagian yang masih punya persediaan, atau kalau di seksi/sub bagian sudah tidak punya stock semua, salah satu caranya yaitu pesan tetapi dengan meminta waktu yang cepat.

Gambar III.5

Pembagian Alat Tulis Kantor Untuk di Distribusikan

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Penulis amati pada saat barang-barang atau ATK yang akan didistribusikan kepada bagian- bagian lain. Setiap bagian itu diberikan ATK dengan jumlah yang sama. Pemberian ATK diberikan dengan jumlah yang sama yaitu dengan jumlah satu buah semua untuk setiap barang. Jika ATK di salah satu bagian habis sebelum waktunya yaitu tiga bulan sekali, pegawai bagian  lain akan meminta ATK dengan buku bon barang untuk bisa mendapatkan barang ATK yang dibutuhkan.

Kendala yang dihadapi seperti salah satu bagian membutuhkan barang ATK akan tetapi barang ATK tidak mencukupi untuk keperluan kantor karena stock ATK habis dan adanya kegiatan yang bersamaan untuk keperluan kantor.

3.1.5.      Proses Pengendalian atau Pengawasan.

Menurut Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan, pengendalian alat tulis ksntor merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya peralatan dari gudang atau ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dalam lampiran.

Di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah proses pengendalian atau pengawasannya yaitu gudang dikunci saat jam pulang, sedangkan kalau karyawan pengelola tidak ada di tempat, karyawan pengelola menitipkan kunci gudang ke karyawan lain satu bagian yang tugasnya mengerjakan pekerjaan lain dan tidak sepenuhnya mengawasi gudang.

Seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang proses pengendalian atau pengawasan. Diungkapkan :

“Proses pengendalian atau pengawasan di gudang, Saya kunci pada saat jam pulang. Pengelola gudang bukan hanya saja tetapi ada karyawan yang lain juga, tetapi kalau Saya dan rakan Saya tidak ada di tempat, ada rapat atau keperluan lainnya. Biasanya Saya menitipkan gudang ke karyawan lain yang satu bagian sama dengan Saya dan sebagai kontrolnya Saya menitipkan buku bon barang, jadi Saya tahu barang apa yang keluar dari gudang pada saat Saya tidak ada ditempat untuk mengawasi gudang ATK. “

Di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah, ada hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses pengendalian atau pengawasan ATK di gudang. Seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016. Diungkapkan :

“Untuk mengawasi ATK digudang hal yang harus diperhatikan yaitu stock dengan catatan harus sama, dengan begitu saya akan tau kenyataannya seperti apa. Misalkan saja kertas HVS 80 gram di stock ada 10 rim, jadi di gudang juga harus ada 10 rim. Jadi kalau ada ATK yang hilang akan kelihatan. Jadi stok di gudang dan catatan harus sama. Dengan dibantu dengan buku pengeluaran barang”

Dalam proses pengendalian dan pengawasan ATK adapun kendala yang dihadapi, seperti yang diungkapkan oleh pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016 tentang kendala proses pengendalian dan pengawasan. Diungkapkan :

“Dalam proses pengendalian dan pengawasan gudang ATK selama ini tidak ada kendala dan aman- aman saja. Pengendalian dan pengawasan gedung sama seperti pemeliharaan karena belum ada barang yang hilang atau dirusak. ATK di gudang benar-benar diawasi agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.”

Berdasarkan wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa proses pengendalian atau pengawasan yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah sangat baik.

Selain itu untuk kendalinya dicatat dibuku pengeluaran barang yang sudah dibuat untuk mempermudah pekerjaan. Di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah juga memiliki kartu dan buku-buku pengendali lain khusus mengenai proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan diantaranya ada bon barang, buku pengeluaran barang, buku penerimaan barang, buku persediaan barang dan stock opname barang pakai habis (alat tulis kantor).

Gambar III.6

Contoh Bon Barang

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Keterangan :

1.      Nomor Urut

2.      Nama Baran

3.      Banyaknya

4.      Dengan Huruf

Penulis amati pada saat melakukan bon barang adalah pegawai dari sub bagian lain meminta ATK dengan bon barang biasanya pengelola gudang langsung mengambilkan ATK di gudang dan diberikan langsung kepada pegawai yang meminta ATK dengan bond barang. Setelah itu bon barang di catat di dalam buku pengeluaran barang.

Gambar III.7

Contoh Buku Pengeluaran Barang

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Gambar III.8

Contoh Kartu Persediaan Barang

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Keterangan :

1.      Tanggal

2.      No./Tgl Surat Dasar Penerimaan/Pengel

3.      Uraian

4.      Nama Barang

5.      Barang- barang Masuk

6.      Barang- barang Keluar

7.      Barang- barang Sisa

8.      Harga Satuan

9.      Jumlah Harga Barang Yang Diterima/ Yang Bertambah

10.  Jumlah Harga Barang Yang Diterima/ Yang Berkurang

11.  Jumlah Harga Barang Yang Diterima/ Yang Sisa

12.  Keterangan

Penulis amati pada saat melakukan pengendalian ATK yaitu dengan melakukan pengawasan seperti keluar masuknya barang ATK di gudang untuk keperluan kantor dan pengawasan dalm melakukan pencatatan penulisan laporan barang ATK.

Gambar III.9

Contoh Stock Opname Barang Pakai Habis (ATK)

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Keterangan:

1.      Nomor

2.      Nama Barang

3.       Masuk

4.      Keadaan Barang Masuk

5.      Keadaan Barang Keluar

6.      Keadaan Brang Sisa

7.      Harga Satuan

8.      Jumlah Harga Bertambah

9.      Jumlah Harga Berkurang

10.  Jumlah Harga Sisa

11.  Keterangan

Penulis amati pada saat melakukan stock opname barang pakai habis (alat tulis kantor) biasanya dilakukan pada saat mau melakukan pemesanan barang ATK dari penjual/ pemasok dan sesudah pembukuan penulisan laporan Tri Wulan/ tiga bulan.

Kartu dan buku-buku pengendali tersebut akan membantu karyawan pengelola gudang ATK untuk menjalankan tugasnya dalam pembuatan laporan secara manual dan laporan yang menggunakan komputer berupa laporan Tri Wulan atau tiga bulanan dan stock opname, laporan semester, laporan tahunan. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah, stock opname dilakukan untuk mengawasi pergerakan stock. Stock opname dilakukan tiga bulan sekali oleh pengelola gudang, dan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Yang menyatakan posisi stock ATK yang ada didalam gudang.

Dapat disimpulkan bahwa Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda Provinsi Jawa Tengah memiliki kartu dan buku-buku pengendali khusus mengenai proses penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian atau pengeluaran, proses pengendalian atau pengawasan. Kartu dan buku-buku pengendali tersebut membantu karyawan pengelola gudang ATK untuk menjalankan tugasnya dalam pembuatan laporan secara manual dan laporan yang menggunakan komputer.

Gambar III.10

Pengelola Gudang yang Sedang Mengawasi

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Penulis amati pada saat proses pengendalian, pengelola mengawasi gudang ATK dengan pembuatan laporan secara manual dan laporan yang menggunakan komputer berupa laporan Tri Wulan atau tiga bulanan dan stock opname, laporan semester, laporan tahunan.

3.2.      Kendala Dalam Mengelola Gudang Alat Tulis Kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Banyaknya kegiatan yang dilaksanakan dalam mengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawain Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah tidak lepas dari kendala yang ditemui, sehingga dapat menghambat kinerja dan efektifitas kerja karyawan yang mengelola gudang ATK.

Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Wigit Aji Sukmono selaku pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016. Diungkapkan :

“Begitu banyaknya ATK dan jenis-jenisnya, dengan 71 macam ATK dengan Kartu dan buku-bukunya ada Bon Barang, RAB Alat Tulis Kantor, Buku Pengeluaran Barang, Buku Penerimaan Barang, Kartu Persediaan Barang dan Stock Opname Barang Pakai Habis (ATK). Kendala pengelolaan gudang ATK dalam pembuatan laporan secara manual dan laporan yang menggunakan komputer berupa laporan Tri Wulan atau tiga bulanan dan stock opname, laporan semester, dan laporan tahunan itu dikerjakan bersama. Terkadang banyaknya yang harus dikerjakan, untuk membuat laporan secara manual dalam memasukkan laporan dikartu atau dibuku terjadi kesalahan penulisan. Sedangkan untuk gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sendiri itu terlalu kecil atau sempit, jadi pemesanan harus disesuaikan dengan kapasitas gudang. Padahal pemesanan barang- barang ATK itu Tri Wulan atau tiga bulan sekali dan kebutuhan akan ATK sangat banyak sekali.”

Berdasarkan wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa beberapa kendala dalam pengelolaan gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yaitu :

1.         Kurangnya ketelitian dalam memasukkan laporan secara manual ke dalam kartu persediaan barang. Begitu banyaknya kegiatan pengelolaan gudang dalam pembuatan laporan secara manual, karyawan pengelola membuat laporan bersama- sama dan ada beberapa yang salah dalam memasukkan laporan, sehingga ketelitian karyawan pengelola menjadi kurang.

2.         Gudang ATK yang kecil dan sempit ukurannya, jadi harus menyesuaikan dengan kapasitas gudang dan kebutuhan ATK selama Tri Wulan atau tiga bulan.

Gambar III.11

Gudang Penyimpanan Alat Tulis Kantor (ATK)

Sumber : Dokumentasi Penulis dari Sub Bagian Pemuda dan Olahraga

Provinsi Jawa Tengah (Selasa, 28 Juni 2016)

Penulis amati pada saat melakukan penelitian, gudang sebagai tempat penyimpanan barang ATK untuk kebutuhan kantor setiap harinya. Gudang ATK merupakan fasilitas penting bagi Sub Bagian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Untuk ukuran panjang gudang ATK ada 570 cm dan lebar gudang ATK ada 210 cm. Dengan adanya gudang dapat memperlancar kegiatan kantor. Sehingga tidak terjadi kendala dalam kegiatan kantor.

3.3.      Solusi Mengatasi Kendala Dalam Mengelola Gudang Alat Tulis Kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.

Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dalam mengatasi kendala dalam mengelola gudang ATK yaitu dengan mempekerjakan karyawan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian untuk membantu mengelola gudang ATK, sehingga dalam proses pendistribusian, dan proses pengawasan bisa terkendali dengan baik.

Seperti yang pengelola gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 28 Juni 2016. Beliau mengungkapkan tentang solusi untuk mengatasi kendala :

“Melihat pengelolaan gudang ATK seperti ini memang tidak susah, tetapi pada kenyataannya rumit dan perlu kesabaran. Dalam proses mendata dan mencatat barang ATK yang keluar dan masuk harus sangat teliti, kalau bisa diteliti beberapa kali supaya tidak terjadi kesalahan dalam mendata dan memcatat barang ATK untuk meminimalisir. Selama ini Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah memberikan tugas kepada salah satu karyawan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang setiap harinya salah satu karyawan tersebut pekerjaannya tidak terlalu sibuk untuk membantu mengelola gudang ATK, dan dalam pembuatan laporan agar teliti dengan melakukan pencatatan transaksi setiap harinya. ”

Berdasarkan wawancara di atas, dapat disimpulkan bahwa beberapa solusi untuk mengatasi kendala pengelolaan gudang ATK di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yaitu :

1.            Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah memberikan tugas kepada salah satu karyawan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah yang setiap harinya salah satu karyawan tersebut pekerjaannya tidak terlalu sibuk untuk membantu mengelola gudang ATK, sehingga dalam proses pendistribusian atau pengeluaran terhadap barang ATK akan berjalan lancar sesuai yang diharapkan.

2.             Agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan, pengelola gudang ATK harus melakukan fungsi rutin yaitu setiap harinya mencatat transaksi apa saja yang terjadi dalam kegiatan satu hari, dengan mencatat dan membuat laporan setiap hari, kartu atau buku-buku pengendaliankan tetap terkendali dan tidak terjadi keterlambatan laporan. Kesalahan-kesalahan dalam pembuatan laporan secara manual akan terminimalisir, dan gudang akan terawasi dengan baik.

3.             Untuk pengolahan ATK di gudang yang kecil dan sempit ruangannya, berarti pemesanan ATK juga tidak bisa terlalu banyak karena gudang di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah tidak bisa menampung atau menyimpan barang ATK yang terlalu banyak. Kebutuhan ATK harus digunakan sesuai kebutuhan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan jangan terlalu boros dalam penggunaannya.

BAB IV

PENUTUP

4.1.      Kesimpulan

Berdasarkan penyajian hasil temuan penelitian, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa :

1.      Pengelolaan gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pengelolaannya melalui proses :

a.       Proses Penerimaan.

Di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dalam proses penerimaan yang diterapkan sudah sangat baik yaitu sebelum menerima pesanan ATK dilakukan pengecekan terlebih dahulu agar semua pesanan sesuai dengan apa yang sudah dipesan. Sehingga tidak ada kendala dalam proses penerimaan ATK.

b.      Proses Penyimpanan.

Dalam proses penyimpanan yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah baik, karena disusun dan disimpan dilemari ATK sesuai jenisnya masing-masing. Tetapi kendala yang dihadapi dalam proses penyimpanan ATK yaitu kurang mencukupinya gudang penyimpanan barang ATK, sehingga pesanan barang ATK harus sesuai dengan kapasitas gudang penyimpanan yang tersedia.

c.       Proses Pemeliharaan.

Proses pemeliharaan yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah baik yaitu dipelihara dengan cara 5R yaitu Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin secara terus menerus. Pemeliharaan yang baik, keawetan barang yang ada di gudang akan baik juga. Sehingga kualitas barang bisa terjamin, dan gudang terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.

d.      Proses Pendistribusian atau Pengeluaran.

Proses pendistribusian Di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah kurang baik, karena tidak menyediakan stock HVS dan amplop dinas kecil dengan jumlah yang banyak untuk hal-hal yang tidak terduga pengeluarannya secara bersamaan kegiatan, seperti Dinas Luar kota seperti kegiatan di Sub Bagian Program yang selalu melakukan kegiatan yaitu kegiatan Kelitbang Tahun 2017,  Rencana Progam Kegiatan SKPD yang sudah dipilih oleh Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan kegiatan lainnya di seksi/sub bagian lain yang ternyata pengeluaran melebihi dari stock yang tersedia. Misalkan dalam satu bulan biasanya HVS stock 10 rim dan amplop dinas 10 bandel, ternyata pada Bulan Juli pengeluaran ATK banyak karena adanya kegiatan yang bersamaan, sehingga pendistribusian atau pengeluaran melebihi stock yang tersedia yaitu membutuhkan HVS 12 rim dan 12 bandel amplop dinas kecil. Dalam waktu dekat amplop dinas kecil tidak bisa langsung jadi, sehingga salah satu cara yang ditempuh karyawan pengelola adalah dengan meminta amplop dinas kecil ke seksi/sub bagian yang masih punya persediaan, atau kalau di seksi/sub bagian sudah tidak punya stock semua, salah satu caranya yaitu pesan tetapi dengan meminta waktu yang cepat.

e.       Proses Pengendalian atau Pengawasan.

Proses pengendalian atau pengawasan yang diterapkan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sudah sangat baik yaitu gudang dikunci saat jam pulang, sedangkan kalau karyawan pengelola tidak ada di tempat, karyawan pengelola menitipkan kunci gudang ke karyawan lain satu bagian yang tugasnya mengerjakan pekerjaan lain dan tidak sepenuhnya mengawasi gudang.

4.2.      Saran

Berdasarkan hasil penelitian, wawancara, dan pengamatan yang diperoleh langsung di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah, saran yang dapat penulis sampaikan adalah:

1.      Untuk lebih baiknya dalam pemesanan ATK dilakukan dalam jangka waktu satu bulan sekali bukan tiga bulan sekali karena kegiatan kantor di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah sangat banyak sehingga suatu waktu saat pegawai kantor membutuhkan ATK yang cukup banyak, tidak akan kekurangan dan atau tidak harus menunggu pesanan barang secara mendadak dari penjual/ pemasok untuk barang yang ingin digunakan pegawai tersebut. Kemudian untuk ATK sendiri harus digunakan sesuai kebutuhan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan jangan terlalu boros dalam penggunaannya.

2.      Akan lebih baik jika gudang penyimpanan alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah diperbesar supaya bisa memuat barang banyak, karena pemesanan ATK biasanya dilakukan dengan jarak waktu Tri Wulan/ Tiga Bulan sekali sehingga barang yang diperlukan di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah harus mencukupi sampai waktu tiga bulan untuk kegiatan kantor.

3.      Alangkah baiknya dalam pembuatan laporan, pengelola gudang alat tulis kantor (ATK) di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah setiap harinya melakukan pencatatan transaksi apa saja yang terjadi dalam kegiatan satu hari, dengan mencatat dan membuat laporan setiap bulannya dengan demikian kartu atau buku-buku pengendalian tetap terkendali dan tidak terjadi keterlambatan laporan. 

DAFTAR PUSTAKA

Antonius. 2014. Administrasi Perkantoran 1. http://ntoniusf1594.blogspot. co.id/2014/09/makalah-administrasi-perkantoran-1.html (Diakses tanggal 25 Agustus 2016, jam 9.24)

Dewi, Irra Chrisyant. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi. Surabaya: Prestasi Pustaka

http://dinpora.jatengprov.go.id/. (Diakses tanggal 16 Maret 2016, jam 07.00)

Peraturan Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan.

Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah

Rizkahufa. 2012. Alat Tulis Kantor. https://rizkahufa.wordpress.com/2012/11/26/alat-tulis-kantor/. (Diakses tanggal 15 Juni 2016, jam 21.14).

Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2006 Tentang Sistem Resi Gudang.

Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia