LAPORAN MAGANG
PROSEDUR
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI
KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA
PROVINSI
JAWA TENGAH
Disusun
oleh :
Nama :Betty Nugrahanti Mawengku
NIM :14020413060045
PROGRAM
STUDI DIPLOMA III
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS
DIPONEGORO
SEMARANG
Tahun Akademik 2015/2016
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan
ini telah diujikan pada :
Tanggal
: ………………………
Mengetahui,
Dosen
Pembimbing/Penguji Pembimbing
Magang
Dr. Hartuti Purnaweni,
MPA Taviv Suhendra, S.Sos,
M.Si
NIP. 19611202 198803 2
002 NIP.
19650328 199003 1 001
Ketua
Program Studi
DIII
Administrasi Perkantoran
NIP.
19590207 198303 2 003
KATA PENGANTAR
Dengan
mengucap puji syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah
serta inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Magang yang
berjudul “Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi
Jawa Tengah”.
Laporan magang ini disusun guna memenuhi sebagian
persyaratan untuk menyelesaikan studi bagi mahasiswa Program Diploma III
Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Diponegoro Semarang. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari beberapa
pihak, laporan magang ini tidak akan mungkin dapat terselesaikan dengan lancar
dan baik. Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak
yang telah membantu, terutama kepada :
1. Bapak
Drs. Budi Santoso, M.Si, selaku Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa
Tengah yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan Praktek
Kerja (Magang).
2. Bapak
Drs. Tri Laksono, MM Sekretaris Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa
Tengah sudah memberikan fasilitas serta pengarahan tentang sistem kerja
dan tugas pokok masing-masing pegawai.
3. Ibu
Dr. Hartuti Purnaweni, MPA selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan
pengawasan, didikan, dan perhatiannya kepada Saya selama melaksanakan Praktek
Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
4. Ibu
Prof. Dr. Dra. Sri Suwitri, M.Si selaku sebagai Dosen Wali yang telah
memberikan didikan dan perhatian selama melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
5. Ibu
Hesti Lestari, MS selaku Pengelola Magang dan Ketua Jurusan D-III Administrasi
Perkantoran yang telah mengarahkan dan mengijinkan Saya Praktek Kerja (Magang)
di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
6. Ibu
Linda Widiastuti Ariningrum, S.Sos, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian yang sudah memberikan pengarahan selama Saya Praktek Kerja (Magang)
di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
7. Ibu
Retno Fajar, S.Sos,MM selaku Kepala Sub Bagian Program yang selalu memberikan
arahan kepada Saya selama Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah.
8. Bapak
Taviv Suhendra, S.Sos, M.Si yang telah menjadi Pembimbing Magang selama
melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa
Tengah.
9. Bapak
dan Ibu Staff di Bidang Umpeg (Umum dan Kepegawaian) dan Bidang Program yang
telah banyak memberi informasi dan data kepada penulis.
10. Kedua
orang tua Saya yang telah memberikan kasih sayang, motivasi, semangat dan biaya
yang tidak akan pernah terganti.
11. Kakek
dan nenek Saya yang selalu memberikan semangat dalam melaksanakan Praktek Kerja
(Magang).
12. Adik
Saya yang selalu memberikan kasih sayang dan motivasi dalam melaksanakan
Praktek Kerja (Magang).
13. Sahabat-sahabat
Saya yang selalu memberikan semangat dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang).
14. Kakak
Lesriwita alumni D-III Administrasi Perkantoran yang sudah memberikan gambaran
mengenai pembuatan laporan dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah.
15. Kakak
Heny Handayani dan kakak Khairani selaku Kakak Tingkat D-III Administrasi
Perkantoran yang sudah memberikan arahan dan gambaran mengenai pembuatan
laporan dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di Dinas Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Jawa Tengah.
16. Teman-teman
Saya D-III Administrasi Perkantoran angkatan 2013 yang selalu memberikan
motivasi dalam pembuatan laporan dalam melaksanakan Praktek Kerja (Magang) di
Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Jawa Tengah.
17. Semua
pihak yang telah turut membantu penulis, baik langsung maupun tidak langsung.
Hanya terima kasih yang tulus yang mampu penulis ucapkan.
Penulis
menyadari masih terdapat banyak kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan
laporan ini. Oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat
diharapkan demi kesempurnaan laporan ini. Semoga dengan terselesaikannya
laporan ini, dapat menjadi titik tolak penulis untuk menjadi lebih maju dan
bersungguh-sungguh untuk kedepannya. Penulis juga berharap, semoga laporan ini
dapat bermanfaat bagi pembaca dalam menuju hal perubahan, Amin.
Semarang,
15 April 2016
Betty
Nugrahanti Mawengku
14020413060045
DAFTAR ISI
HALAMAN
COVER DEPAN………………………….…………………………i
HALAMAN
PENGESAHAN………………………………………………….…ii
KATA
PENGANTAR………………………………………………………..…..iii
DAFTAR
ISI……………………………………………………………………...vi
BAB
I PENDAHULUAN………………………………………...……………….1
1.1. Latar
Belakang……………………………………………………………1
1.2. Pokok
Permasalahan………………………………………………….…..3
1.3. Kerangka
Pemikiran/Konsep……………………………………………..3
1.3.1.Pengertian
Surat……………………………………………………….3
1.3.2.Bentuk
Surat…………………………………………………………..4
1.3.3.Jenis
Surat……………………………………………………...……...4
1.3.4.Bagian-bagian
Surat…………………………………………….……..5
1.3.5.Tujuan
Penulisan Surat……………………………………...………...5
1.3.6.Fungsi
Surat…………………………………………………….……..6
1.3.7.Macam-macam
Surat……………………………………..……...........6
1.4. Tujuan
Kegiatan Praktek Kerja (Magang)………………………………..7
BAB
II GAMBARAN UMUM LOKASI MAGANG……………………..……..8
2.1.
Sejarah Singkat Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah….....8
2.2.
Visi dan Misi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………9
2.3.
Struktur Organisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa
Tengah…………………………………………………………………....11
2.4.
Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi
Jawa Tengah…………..…………………………………………………12
2.4.1.
Tugas Pokok Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah….12
2.4.2.Fungsi
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………....12
2.4.3.Tugas
Pokok dan Fungsi Jabatan…………………………………….13
BAB
III LAPORAN PENGAMATAN/HASIL KEGIATAN MAGANG……21
3.1.
Diskripsi Pelaksanaan Magang……………………………………….....21
3.2.
Kegiatan Selama Magang…………………………………………….…22
3.3.
Analisis Hasil……………………………………………………………23
3.3.1. Analisis
Prosedur yang Sedang Berjalan……………………...…….23
3.3.1.1. Prosedur
Penanganan Surat Masuk di Kantor Dinas Pemuda
dan Olahraga Provinsi Jawa
Tengah………………………….....23
3.3.1.2. Prosedur
Penanganan Surat Keluar di Kantor Dinas Pemuda
dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah………………………….....29
3.3.1. Hambatan
yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat
keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah……...31
3.3.2. Cara
mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat
masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda
dan Olahraga Provinsi
Jawa Tengah………………………………………………………...32
3.4. Pengetahuan,
Pengalaman, Kemampuan atau Ketrampilan yang
penulis
dapatkan selama pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) di
Kantor
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah……………33
3.4.1. Pengetahuan…………………………………………………….…...33
3.4.2. Pengalaman…………………………………………………..……...33
3.4.3. Kemampuan…………………………………………………………33
BAB
IV PENUTUP……………………………………………………………...35
4.1.
Kesimpulan……………………………………………………...…...….35
4.2.
Saran……………………………………….…………………………….37
DAFTAR
PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Surat
menyurat merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang
operasioanalisasi suatu organisasi atau kantor. Pada setiap kegiatan kantor
baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan diperlukan adanya kegiatan kantor yang ada hubungannya dengan
prosedur surat masuk dan surat keluar. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan
administrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan teroganisasi. Sebagai
diketahui bahwa surat merupakan salah satu sarana komunikasi secara tertulis
untuk menyampaikan informasi dari pihak (orang, instansi, atau organisasi)
kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Informasi yang ada dalam
surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan, dan sebagainnya.
Dalam
buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah
(2009:121) dalam praktik komunikasi, surat merupakan salah satu pilihan yang
bisa digunakan dari beberapa saluran komunikasi yang tersedia, misalnya koran,
telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Sebagai media komunikasi tertulis,
surat memiliki keunggulan dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, diantaranya
sebagai berikut :
1. Dapat
merekam informasi secara panjang lebar,
2. Paraktis
(mudah),
3. Dapat
menyimpan rahasia,
4. Efektif
(informasi bisa langsung sampai ke tujuan),
5. Ekonomis.
Penulis
memilih magang di Dinas Pemuda Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah dan
ditempatkan pada Bagian Kepegawaian, karena penulis ingin mengetahui bagaimana
prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah.
Surat
yang masuk ke Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah setiap harinya
sangat banyak baik dari instansi pemerintahan ataupun swasta. Surat masuk misalnya :
surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan
bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat
pengumuman, surat peringatan, surat ucapan terima kasih, surat perintah kerja,
surat perjanjian kerja, surat pemberian izin, surat keputusan, surat permohonan
izin, surat pengusulan, surat susulan, surat kuasa, surat panggilan dan surat
berita acara. Sedangkan surat keluar misalnya : surat undangan, surat
keputusan, surat perintah tugas, surat nota dinas dan lain-lain.
Dalam
menangani surat masuk agendaris harus teliti, karena sering mengalami kekeliruan
dalam mendisposisi dan mendistribusikan surat. Hal ini terjadi karena kurang
teliti dalam mengklasifikasikan surat-surat tersebut. Permasalahan lainnya
yaitu ketika wewenang utama pendistribusian pemegang oleh Pemimpin Dinas Pemuda
dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah tidak berada di tempat, karena pemenuhan
tugas menghadiri undangan di lokasi Semarang maupun luar Semarang. Sehingga
terdapat pelimpahan wewenang kepada Sekretaris Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah.
Kelancaran
proses surat masuk dan surat keluar tergantung dengan keberadaan Pimpinan Dinas
Pemuda dan Olahraga, terutama surat – surat yang bersifat “segera” harus segera
didistribusikan kepada staff yang berwenang untuk menanganinya. Seorang
agendaris pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang bertugas untuk mengurusi
surat masuk, surat keluar, mencatat jadwal pimpinan, membuat lembaran buku
register surat masuk dan surat keluar, membuat lembaran disposisi dan
lain-lain. Melihat tugasnya yang begitu banyak sehingga seorang agendaris di
kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah harus bisa mengatur
waktunya sebaik mungkin.
1.2. Pokok Permasalahan
Untuk
lebih memfokuskan dan memperjelas topik yang dibahas dalam permasalahan yang
dikaji dalam penyususnan Laporan Magang
ini, maka penulis membatasi ruang lingkup masalah tentang.
1. Bagaimana
prosedur surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah ?
2. Hambatan
apa saja yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Kantor
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?
3. Bagaimana
cara mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar
di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah ?
1.3. Kerangka Pemikiran/Konsep
1.3.1. Pengertian Surat
Dalam
buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah
(2009:123), surat adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau organisasi) kepada
pihak lain (orang, instansi atau organisasi). Informasi dalam surat dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan,
dan sebagainya.
1.3.2. Bentuk Surat
Dalam
buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah
(2009:150), penempatan bagian-bagian surat
biasanya termuat dalam bentuk tertentu, yang berbeda satu sama lain bergantung
pada tiap-tiap organisasi yang menggunakannya. Bentuk surat biasa “style”.
Beberapa bentuk surat yang sudah kita kenal diantaranya :
1.
Bentuk resmi (official style)
2.
Bentuk balok/lurus penuh (full block
style)
3.
Bentuk balok yang diubah/lurus (block
style)
4.
Bentuk setengah balok/lurus (semi block
style)
5.
Bentuk inden/lekuk (indented style)
6.
Bentuk paragraf menggantung (hanging
paragraf)
1.3.3. Jenis Surat
Dalam
buku Manajemen Sekretaris menurut Saiman (2002:76), kegiatan kantor ditemukan
bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada
segi mana penggunaanya.
1.
Surat menurut wujudnya : kartu pos,
warkat pos, surat bersampul, nota, telegram dan surat pengantar.
2.
Surat menurut tujuannya : surat
pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat
peringatan, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat pesanan dan
surat penawaran.
3.
Surat menurut sifat isi dan asalnya :
surat dinas, surat niaga dan surat pribadi.
4.
Surat menurut jumlah penerimanya : surat
biasa, surat edaran dan surat pengumuman.
5.
Surat menurut keamanan isinya : surat
sangat rahasia, surat segera dan surat biasa.
6.
Surat menurut prosedur pengurusannya :
surat masuk dan surat keluar.
7.
Surat menurut jangkauannya : surat
intern dan surat ekstern.
1.3.4. Bagian-bagian Surat
Dalam
buku Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran menurut Durotul Yatimah
(2009:136), bagian – bagian surat terdiri dari :
a.
Kepala surat h. Alenia Pembuka
b.
Nomor surat i.
Isi Surat
c.
Tanggal surat j.
Alenia penutup
d.
Lampiran k. Salam Penutup
e.
Hal atau perihal l.
Pengirim Surat
f.
Alamat yang dituju m. Tembusan Surat
g.
Salam pembuka n. Inisial
1.3.5. Tujuan Penulisan Surat
Setiap
kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai
tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan - tujuan tertentu,
diantaranya :
1.
Ingin menyampaikan
warta atau informasi kepada pihak lain.
2.
Ingin mendapat
balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang
dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3.
Memperlancar arus informasi, sehingga
informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.
Sumber
: http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.co.id/
1.3.6. Fungsi Surat
Dalam
buku Surat Menyuarat Lengkap menurut Y.S. Marjo (2000:15), fungsi surat yang
aktif dalam kehidupan masyarakat sehari – hari adalah :
a. Sebagai
wakil atau duta dari sipenulis atau sipengirim surat.
b. Sebagai
bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hokum.
c. Referensi
dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktifitas.
d. Alat
pengingat.
e. Alat
untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu.
f. Bukti
sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha.
g. Jaminan
keamanan, misalnya surat jalan.
h. Alat
promosi pihak pengirim.
1.3.7. Macam-macam Surat
Macam – macam surat
dinas terdiri dari :
a.
Surat Pengumuman m.
Surat Panggilan Kerja
b.
Surat Permohonan Izin
n. Surat Undangan
c.
Surat Pemberitahuan o.
Surat Pemberian Izin
d.
Surat Berita Acara
p. Surat Keterangan
e.
Surat Rekomendasi q. Surat Keputusan
f.
Surat Peringatan
r. Surat Bantahan
g.
Surat Perintah
s.
Surat Perjanjian Kerja
h.
Surat Laporan t. Surat Pernyataan
i.
Surat Pengantar
u.
Surat Kuasa
j.
Surat Perintah Perjalanan Dinas
v.
Surat Tugas
k.
Surat Pengusulan w.
Surat Perjanjian Jual Beli
l.
Surat Perjanjian Sewa Menyewa
1.4. Tujuan Kegiatan Magang
Tujuan
diadakannya kegiatan Magang oleh Program DIII Administrasi Perkantoran yaitu :
1.
Meningkatkan pengetahuan, pengalaman,
kemampuan, dan ketrampilan mahasiswa.
2.
Mendapatkan masukan guna umpan balik
dalam usaha penyempurnaan materi mata kuliah.
3.
Membina dan meningkatkan kerjasama
antara Program Studi Diploma III Administrasi Perkantoran FISIP UNDIP dengan instansi
Pemerintah, maupun, pihak Swasta dimana mahasiswa ditempatkan.
Pada umumnya,
pengiriman surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal – hal sebagai
berikut :
1.
Pembaca atau penerima surat percaya
tentang hal atau masalah yang tertulis
2.
Pembaca mau menerima pandangan –
pandangan, gagasan atau keputusan – keputusan dari pengirim.
3.
Pembaca membalas surat dan meminta
informasi lebih lanjut.
4.
Pembaca memberi penjelasan atau
informasi kepada pengiriman.
5.
Pembaca memenuhi segala permintaan kita
atau pengirim.
6.
Pembaca atau penerima dapat memahami
segala pengaduan pengirim.
7.
Pembaca selalu ingin mengadakan
komunikasi dan menjadi relasi kita.
BAB II
GAMBARAN UMUM LOKASI MAGANG
2.1. Sejarah Nama Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah
Sumber : Buku Pembangunan Kepemudaan dan
Keolahragaan Provinsi Jawa Tengah Tahun 2011. Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah.
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
berdiri pada tahun 2007. Dengan telah dibentuknya Kementrian Pemuda dan
Olahraga pada era kepemimpinan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, makin kuat
untuk dibentuknya Dinas yang menangani permasalahan olahraga dan pemuda di
daerah provinsi Jawa Tengah. Seiring ditunjuknya Menteri Pemuda dan Olahraga
(MENPORA) muncul penggabungan – penggabungan dan pemecahan pada dinas daerah
yang sudah ada. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dipecah menjadi Dinas
Pendidikan dan Dinas Pariwisata Jawa Tengah. Salah satu sub dinas yang mengampu
Pendidikan Luar Sekolah dan Olahraga (PLS OR) di Disdik dengan perkembangan
yang ada menjadi cikal bakal dibentuknya Dinas Pemuda dan Olahraga (DINPORA)
Provinsi Jawa Tengah.
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
merupakan Perwujudan dari dibentuknya MENPORA dan merupakan gabungan dari Sub
dinas Pendidikan Luar Sekolah dan Olahraga yang didalamnya ada bidang
kepemudaan dan keolahragaan serta Biro Pemuda dan Olahraga di Sekretaris Daerah
(SETDA) Jawa Tengah, lalu kedua dinas tersebut dilebur menjadi satu sehingga
menjadilah Dinas Pemuda dan Olahraga dibentuk dengan Peraturan Pemerintah Nomor
38 tahun 2007 Pasal 7 ayat 2, yang diterapkan oleh Gubernur Jawa Tengah Bapak
Ali Mufiz dan Sekretaris Provinsi Jawa Tengah Bapak Hadi Prabowo.
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
beralamat di Jalan Ki Mangunsarkoro No. 12 Semarang. Dinas
Pemuda dan Olahraga dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah
Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa
Tengah dengan struktur organisasi sebagai berikut:
1.
Kepala Dinas
2.
Sekretaris
-
Sub Bagian Program
-
Sub Bagian Keuangan
-
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3.
Bidang Kepemudaan
-
Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan
Pemuda
-
Seksi Perlindungan Pemuda dan
Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan
4.
Bidang Keolahragaan
-
Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan
Olahraga
-
Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi, Industri dan Lembaga
Keolahragaan
5.
Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan
-
Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sarana
Prasarana
-
Seksi Kemitraan, Informasi Kepemudaan
dan Keolahragaan
2.2. Visi dan Misi Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah
-
VISI
“MEWUJUDKAN
KEPEMUDAAN DAN KEOLAHRAGAAN YANG SEMAKIN BERKUALITAS DAN BERDAYA SAING”.
-
MISI
1.
Meningkatkan Sistem Informasi,
Sinergitas Dan Kemitraan Dengan Thakeholder Kepemudaan Dan Keolahragaan;
2.
Meningkatnya Kualitas Dan Kuantitas SDM
Kepemudaan Dan Keolahragaan Yang Berkarakter;
3.
Menguatkan Kelembagaan Kepemudaan Dan
Keolahragaan Yang Dinamis, Partisipasif Dan Berbudaya;
4.
Meningkatkan Kualitas, Kuantitas Sarana
Dan Prasrana Kepemudaan Dan Keolahragaaan;
5.
Meningkatkan Kualitas Pelayanan Teknis
Administratif Pengelolaan Keuangan, Umum Dan Kepegawaian.
2.3. Struktur Organisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi
JawaTengah
2.4. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas
Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa
Tengah Nomor 6 Tahun
2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah dan Peraturan Gubernur Nomor 68 Tahun 2008
tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda dan
Olahraga Provinsi Jawa Tengah dapat diuraikan tugas pokok, fungsi
dan struktur organisasi DINPORA sebagai
berikut :
2.4.1.
Tugas Pokok Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008
tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
mempunyai tugas pokok melaksanakan
urusan Pemerintahan Daerah Bidang Kepemudaan dan Keolahragaan berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan.
2.4.2.
Fungsi
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Untuk
menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksudkan diatas, Dinas Pemuda dan
Olahraga Provinsi Jawa Tengah mempunyai fungsi :
-
Perumusan Kebijakan Teknis Bidang
Pembinaan Pemuda dan Olahraga;
-
Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan dan
Pelayanan Umum Bidang Pembinaan Kepemudaan dan Keolahragaan;
-
Pembinaan dan Fasilitasi bidang
kepemudaan dan keolahragaan lingkup provinsi dan kabupaten/kota;
-
Pelaksanaan tugas di Bidang Kepemudaan,
Keolahragaan, Sarana Prasarana Olahraga dan Kemitraan;
-
Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan
Bidang Kepemudaan dan Keolahragaan;
-
Pelaksanaan Kesekretariatan Dinas;
-
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan
oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.4.3.
Tugas
Pokok dan Fungsi Jabatan
Dalam
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas
Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah bidang Kepemudaan
dan Keolahragaan berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan. Penataan
kelembagaan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah diatur dalam
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 tahun 2008 tentang Uraian Tugas
Sekretariat, Bidang, Subbagian dan Seksi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi
Jawa Tengah terdiri dari :
A. Kepala
Dinas
Kepala
Dinas mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi sebagaimana yang dimaksud dalam Tugas
Pokok dan Fungsi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
B.
Sekretaris
1)
Tugas Sekretaris
Sekretaris
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaran tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan
pelaksanaan di bidang program, keuangan, umum dan
kepegawaian.
2)
Fungsi Sekretaris
Untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretaris mempunyai fungsi :
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang program;
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan;
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian;
o
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan
oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
a)
Subbagian Program
Subbagian
Program mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, meliputi : Koordinasi
perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pengelolaan sistem
informasi di Lingkungan Dinas.
b)
Subbagian Keuangan
Subbagian
Keuangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan, meliputi : Pengelolaan
keuangan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di lingkungan Dinas.
c)
Subbagian Umum dan Kepegawaian
Subbagian
Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan
kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara
terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang Umum dan
Kepegawaian, meliputi : Pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi
dan tatalaksana, ketatausahaan, rumah tangga dan perlengkapan di Lingkungan
Dinas.
C. Bidang
Kepemudaan
1)
Tugas Bidang Kepemudaan
Bidang
Kepemudaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan, dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan pemuda serta
perlindungan pemuda dan pemberdayaan lembaga kepemudaan.
2)
Fungsi Bidang Kepemudaan
Untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Kepemudaan mempunyai fungsi
:
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan pemuda;
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perlindungan pemuda dan pemberdayaan
lembaga kepemudaan;
o
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan
oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
a)
Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda
Seksi
Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan
dan pengembangan pemuda, meliputi :
·
Pengembangan keserasian kebijakan
pemberdayaan;
·
Pengembangan IPTEK, dan keimanan dan
ketaqwaan (IMTAQ);
·
Peningkatan profesionalisme,
kepemimpinan dan kepeloporan, aktivitas kepemudaan yang berskala Provinsi;
·
Fasilitasi dan dukungan aktivitas
kepemudaan lintas Kabupaten/Kota;
·
Pembangunan pusat pemberdayaan pemuda,
pendidikan dan pelatihan kepemudaan tingkat Provinsi;
·
Pembinaan terhadap kegiatan kepemudaan;
·
Pembinaan pemberian bimbingan, supervisi
dan konsultasi urusan pemerintahan di bidang kepemudaan;
·
Pembinaan pendidikan dan pelatihan di
bidang kepemudaan; serta
·
Pengembangan manajemen, wawasan dan
kreativitas di bidang kepemudaan.
b)
Seksi Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan
Seksi
Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
perlindungan pemuda dan pemberdayaan
lembaga kepemudaan, meliputi :
·
Pengembangan kapasitas dan kompetensi
lembaga kepemudaan;
·
Pencegahan dan Perlindungan bahaya destruktif;
·
Koordinasi antar Dinas terkait,
koordinasi dengan lembaga non Pemerintah, koordinasi antar Provinsi dan Kabupaten
Kota;
·
Pembinaan terhadap organisasi
kepemudaan;
·
Pembinaan koordinasi pemerintahan antar
susunan pemerintahan;
·
Pembinaan penyusunan pemberian pedoman
standart pelaksanaan urusan pemerintahan;
·
Pembinaan perencanaan, penelitian,
pengembangan, pengaturan pengawasan terhadap pelaksanaan norma dan standart di
bidang kepemudaan.
D. Bidang
Keolahragaan
1)
Tugas Bidang Keolahragaan
Bidang
Keolahragaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan dan pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan pengembangan olahraga,
pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, industri dan lembaga keolahragaan.
2)
Fungsi Bidang Keolahragaan
Untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Keolahragaan mempunyai
fungsi :
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan
o
pelaksanaan di bidang pemberdayaan dan
pengembangan
o
olahraga;
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,
industri dan lembaga keolahragaan;
o
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan
oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
a)
Seksi Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga
Seksi
Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan bidang
pemberdayaan
dan pengembangan olahraga, meliputi :
·
Pengembangan dan keserasian kebijakan
olahraga;
·
Pembinaan dan pengembangan keolahragaan;
·
Pengelolaan keolahragaan;
·
Penyelenggaraan pekan dan kejuaraan
olahraga;
·
Pendanaan keolahragaan;
·
Pengembangan manajemen olahraga;
·
Peningkatan profesionalisme atlet,
pelatih, manajer dan pembina olahraga;
·
Pengaturan sistem penganugerahan,
penghargaan dan kesejahteraan pelaku olahraga, pemberdayaan dan pemasyarakatan
olahraga serta peningkatan kebugaran jasmani masyarakat, aktivitas keolahragaan
skala Provinsi, Nasional dan International;
·
Fasilitasi dan dukungan aktivitas
keolahragaan lintas Kabupaten/Kota;
·
Kerjasama antar Kabupaten/Kota skala
Provinsi, Pemerintah dan International;
·
Pendanaan keolahragaan;
·
Pembangunan sentra pembinaan prestasi
olahraga;
·
Pembinaan terhadap kegiatan
keolahragaan, pembinaan pengelolaan olahraga dan tenaga keolahragaan;
·
Pembinaan dan pengembangan prestasi
olahraga termasuk olahraga unggulan;
·
Pembinaan koordinasi pemerintahan antara
susunan Pemerintahan di Provinsi;
·
Pembinaan perencanaan;
·
Pengaturan pengawasan terhadap
pelaksanaan norma dan standart di bidang keolahragaan, pengawasan terhadap
penyelenggaraan olahraga maupun pengawasan terhadap pelaksanaan anggaran/dana.
b)
Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi,
Industri
dan Lembaga Keolahragaan Seksi Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi,
Industri dan Lembaga Keolahragaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan bidang
pengembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi, industry dan lembaga keolahragaan, meliputi :
·
Pengembangan IPTEK Keolahragaan,
pembangunan dan pengembangan industri olahraga;
·
Koordinasi antar Dinas atau Instansi
terkait, koordinasi dengan lembaga non Pemerintah dan masyarakat, koordinasi
antara Provinsi dan Kabupaten atau Kota;
·
Pembinaan pendidikan dan pelatihan di
bidang keolahragaan;
·
Pembinaan dan pengembangan industri
olahraga;
·
Pengawasan terhadap pelaksanaan anggaran
atau dana;
·
Pembinaan terhadap organisasi
keolahragaan;
·
Penelitian, pengembangan, pemantauan,
dan evaluasi pelaksanaan urusan pemerintahan di bidang keolahragaan.
E. Bidang
Sarana Prasarana dan Kemitraan
1)
Tugas Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan
Bidang
Sarana, Prasarana dan Kemitraan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan
pengembangan sarana prasarana, kemitraan, dan informasi kepemudaan dan keolahragaan.
2)
Fungsi Bidang Sarana Prasarana dan Kemitraan
Untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Sarana Prasarana dan
Kemitraan mempunyai fungsi :
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengembangan sarana prasarana;
o
Penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang kemitraan dan informasi kepemudaan dan
keolahragaan;
o
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan
oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
a)
Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana
Seksi
Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan
dan pengembangan sarana
prasarana,
meliputi :
·
Peningkatan prasarana dan sarana;
·
Pembangunan dan peningkatan prasarana
dan sarana olahraga;
·
Fasilitasi dan dukungan aktivitas
keolahragaan lintas Kabupaten atau Kota.
b)
Seksi Kemitraan dan Informasi Kepemudaan dan
Keolahragaan
Seksi Kemitraan dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan
di bidang kemitraan dan informasi kepemudaan dan keolahragaan meliputi :
·
Pengembangan kemitraan Pemerintah dengan
·
Masyarakat dalam pembangunan;
·
Kemitraan dan kewirausahaan olahraga;
·
Pengembangan jaringan dan sistem
informasi;
·
Pengembangan kerjasama dan informasi
keolahragaan.
BAB III
LAPORAN PENGAMATAN/HASIL KEGIATAN
MAGANG
3.1. Diskripsi Pelaksanaan Magang
Penyusunan
laporan ini, merupakan hasil penulis telah melakukan magang di Kantor Dinas Pemuda
dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah pada tanggal 13 Januari 2016 sampai dengan
tanggal 13 April 2016. Adapun jadwal kegiatan magang yang penulis lakukan yaitu
:
1.
Apel Pagi
Apel
pagi dilaksanakan secara rutin setiap hari Senin sampai dengan Jumat dimulai
pukul 07.00 WIB sampai selesai.
.
2.
Pengisian Kartu Kendali
Di
Dinas Pemuda dan Olahraga diajarin caranya pengisian kartu kendali surat masuk
dan surat keluar, kemudian bagaimana caranya memasukan kode nomor surat sesuai
isi surat sesuai Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 68 Tahun 2008.
3.
Pengisian Lembar Disposisi Surat
Dikasih
tahu bagaimana caranya mendisposiskan surat masuk dan bagaimana proses surat
masuk yang datang ke kantor Dinas Pemuda dan Olahraga.
4.
Mengoprasikan Komputer
Di
kantor juga diajarin cara membuat surat keluar, cara mengetik buku agenda surat
masuk dan surat keluar, cara mengetik Surat Perjanjian Pekerjaan di Lingkungan
Dinad Pemuda dan Olahraga, Cara mengetik Evaluasi Kelengkapan Dokumen
Administrasi Penyerahan Hasil Kegiatan APBD – APBN Tahun Anggaran 2015, cara
mengetik Format Usulan Kegiatan Kelitbang Tahun 2017, cara mengetik Materi
Sasaran dan Prioritas, cara mengetik Rencana Program Kegiatan SKPD dan cara
mengetik Rekapituliasi RKA/KAK Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Tahun Anggaran 2017.
5.
Mencatat Jadwal Pimpinan dan Pegawai
Di
kantor juga diajarin bagaimana cara menjadwal kegiatan Kepala Subbag dan
Pegawai di Bagian Program Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
6. Mengedarkan
Surat
Di
sana juga diajarin cara mengedarkan surat keluar atau dokumen – dokumen ke
bagian – bagian lain dalam lingkungan Dinas Pemuda dan Olahraga.
7. Menerima
Telepon
Di
kantor juga dikasih tahu cara menelepon dan menerima telepon dengan baik dan
benar.
3.2.
Kegiatan
Selama Magang
Selama
tiga bulan melakukan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah penulis ditempatkan di Sub Bagian Umum dan kepegawaian
selama 1 (satu) bulan kemudian dipindah di Sub Bagian Program selama 2 (dua)
bulan dibagian Agendaris untuk menangani surat masuk dan surat keluar. Selama
melaksanakan Praktek Kerja (Magang) penulis mendapatkan banyak pengetahuan
tentang surat-menyurat baik mengagenda, mendisposis, mengarsip dan
mendistribusikan surat. Diskripsi Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat
Keluar, hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan serta menangani
hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar.
3.3.
Analisis
Hasil
Setelah
selesai magang penulis memperoleh data mengenai analisa surat yang menggambarkan
bagaimana dan untuk apa saja surat menyurat itu digunakan dalam Prosedur Surat
Masuk dan Keluar Pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Untuk
itu, analisa surat menyurat merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam
terlaksananya kegiatan administrasi.
3.3.1.
Analisis
Prosedur yang Sedang Berjalan
3.3.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk di
Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Surat
masuk adalah surat yang masuk ke instansi Pemerintahan Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa
Tengah yang berasal dari intern instansi maupun ekstern instansi. Surat masuk
intern misalnya surat pemerintahan seperti : surat Balai Kota, Setda,
Dinsospora, Bappeda, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan, Dinas Hubkominfo, Dinas
Bina Marga, Dinas PSDA, Dinas Industri dan Perdagangan, Dinas Koperasi dan
UMKM, Dinas Cipkataru, Dinas Pertanian dan Holtikultural, Bupati, Lembaga
Pengembangan Manajemen Akuntansi Pemerintahan, Bupati, Dinsos, Dewan Pengurus,
Gerakan Pramuka Kwartir dan lain – lain yang merupakan cakupan dari kantor
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Sedangkan surat ekstern
merupakan surat yang berasal dari perusahaan – perusahaan dan organisasi swasta
lainnya.
Pengurusan
surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam suatu kantor.
Cara atau prosedur pengurusan surat – surat masuk apabila telah diterima oleh
staf Pengadministrasian Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Setelah
surat diterima maka staff agendaris harus segera mulai dengan pengurusan surat
– surat itu agar segera dapat diserahkan kepada Pimpinan secepat mungkin.
Adapun alat – alat yang dibutuhkan oleh Staff Agendaris dalam pengurusan surat
masuk adalah antara lain : Gunting atau cutter untuk membuka amplop surat,
steples atau hechter, bolpoint, kartu kendali, lembar diposisi, dan buku
agendaris untuk mencatat surat – surat masuk.
Prosedur Penanganan Surat
Masuk antara lain :
1. Menerima
Surat
Surat
yang masuk dari instansi atau organisasi lain diterima oleh PKD atau security
yang bertugas untuk menerima surat. Biasanya semua surat masuk diantarkan di
Bagian Umum dan Kepegawaian tepatnya di bagian staff pengadministrasian umum.
Staff Administrasi Umum yang bertugas menangani surat masuk tersebut. Kemudian
surat tersebut dibuka menggunakan gunting atau cutter.
2. Pembacaan
Surat
Surat
– surat dibaca untuk dikategorikan menurut jenisnya yaitu surat yang “Amat
Sangat Rahasia”, “Sangat Rahasia”, “Rahasia”, “Biasa”, “Penting”, “Sangat Penting”,
“Amat Sangat Penting”, “Amat Sangat Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera”. Jika
surat tersebut “Amat Sangat Rahasia”, “Sangat Rahasia” dan “Rahasia”, staff
agendaris tidak boleh membuka kecuali Pimpinan. Untuk Surat yang berisikan “Amat
Sangat Segera”, “Sangat Segera” dan “Segera” berarti surat tersebut harus
segera dinaikkan ke unit pengolah.
3. Penelitian
Surat
Surat
yang sudah dibuka satu persatu diteliti untuk memastikan apakah ada surat yang
sama, alamat yang dituju benar atau salah, perihal dan isi surat sudah benar
atau belum.
4. Pengisian
surat
Surat
yang sudah dibaca selanjutnya dilampiri Kartu Kendali dan Lembar Diposisi.
Kemudian baru pengisian Kartu Kendali dan Lembar Diposisi. Kartu Kendali
terdiri dari 3 (tiga) rangkap dengan warna yang berbeda (putih = lembar I;
kuning = lembar II; merah = lembar III) untuk memudahkan dalam pengendalian.
Sedangkan Lembar Disposisi untuk memudahkan dalam pengolahan surat, kemudian
surat baru dinaikkan ke Sekretaris.
Contoh Gambar Lembar Diposisi
Mengisi lembar diposisi tersebut dengan
hal – hal sebagai berikut :
i.
Asal Surat :
Pada bagian ini akan dicantumkan
nama instansi atau organisasi yang mengirim.
ii.
Tanggal Surat :
Pada bagian ini dicantumkan tanggal
pembuatan surat. Tanggal sangat penting untuk dilampirkan karena bisa digunakan
sebagai dasar untuk melaksanakan sesuatu dan bisa memudahkan penggandaan.
iii.
Nomor Surat :
Pada bagian ini berisi nomor urut
terbitnya surat, kode surat dan angka tahun pembuatan surat.
iv.
Tanggal Penerima Surat :
Bagian ini juga penting untuk
ditulis karena digunakan untuk mengetahui waktu penerimaan surat.
v.
Nomor Agenda :
Nomor agenda surat ditulis untuk
mengetahui nomor urut surat yang masuk.
Contoh
Gambar Kartu Kendali
Mengisi kartu kendali tersebut juga
hampir sama dengan pengisian lembar diposisi, akan tetapi ada tambahan pada
kartu kendali antara lain :
a. Kode
Surat :
Kode yang ditulis untuk pembuatan
nomor surat sesuai Peraturan Gubernur Jawa Tengah No. 68 Tahun 2008.
b. Nomor
Urut Surat :
Nomor urut surat ditulis untuk
mengetahui nomor agenda surat masuk.
c. Isi
Ringkasan :
Isi ringkasan penting ditulis
karena untuk pengetahai perihal dan maksud surat tersebut.
d. Lampiran
:
Lampiran surat ditulis untuk
mengetahui berapa lembar surat yang terlampir.
e. Pengelola
:
Pengelola surat ditulis untuk
mengetahui bahwa surat tersebut sudah diteruskan kepada Kasubbag atau Kasi
dilingkungan instansi.
f. Tanda
Terima :
Tanda terima di cantukan untuk
mengetahui bahwa surat sudah diterima oleh Pimpinan.
g. Catatan
:
Catatan ditulis untuk mengetahui apa
saja yang dibutuhkan atau dibawa.
Nama – nama bagian atau staf yang berhak
menangani surat lebih lanjut adalah :
1. Kepala
Dinas
2. Sekretaris
a. Kasubbag
Program
b. Kasubbag
Keuangan
c. Kasubbag
Umum dan Kepegawaian
3. Kabid
Kepemudaan
a. Kasi
Pemberdayaan dan Pengembangan Pemuda
b. Kasi
Perlindungan Pemuda dan Pemberdayaan Lembaga Kepemudaan
4. Kabid
Keolahragaan
a. Kasi
Pemberdayaan dan Pengembangan Olahraga
b. Kasi
Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Industri dan Lembaga Keolahragaan
5. Kabid
Sarana, Prasarana dan Kemitraan
a. Kasi
Pembinaan dan Pengembangan Sarana Prasarana
b. Kasi
Kemitraan dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan
5. Menyortir
Surat
Surat
yang sudah naik Kesekretaris, baru sekretaris menyortir surat – surat bagi
pimpinan berdasarkan sifat – sifat surat, terutama surat yang bersifat Rahasia,
Penting atau Segera untuk ditangani. Selanjutnya menggolongkan atau membagi
surat ke dalam surat pribadi dan dinas. Sekretaris membaca, meneliti dan
mencatat di lembar disposisi tentang isi surat untuk memberi saran kepada
pimpinan, apabila diberi wewenang untuk masalah yang berkaitan dengan surat
tersebut. Kemudian surat dinaikkan ke Pimpinan untuk menanggapi perihal surat
dan saran dari Sekretaris. Setelah itu surat turun ke Sekretaris untuk
diteruskan kepada Kasubbag – kasubbag di lingkungan kantor.
Surat
yang sudah turun ke bagian lingkungan kantor misalnya surat turun kepada
Kasubbag program dan surat tersebut diterima oleh staff agendaris program. Lalu
di lampiri diposisi Ibu untuk menyediakan catatan kecil, kepada pegawai bagian
program siapa yang akan menangani dan bertanggungjawab atas surat tersebut.
Contoh Gambar Disposisi
Ibu / Kasubbag Program
6. Mengagenda
Surat Masuk
Setelah
itu surat turun ke staff agendaris bagian program, surat tersebut difotocopy,
disimpan / diarsip dan di agenda surat masuk supaya memudahkan dalam penemuan
surat jika suatu waktu dibutuhkan kembali. Kemudian surat baru diberikan kepada
pegawai yang bertanggungjawab untuk mengurus perihal surat tersebut.
Demikan
prosedur penanganan surat masuk di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi
Jawa Tengah.
3.3.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar di
Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Surat
keluar adalah surat yang akan dikirim ke instansi lain atau perusahaan lain
sesuai dengan alamat yang dituju. Surat keluar merupakan surat yang sudah
lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, isi surat yang sudah benar dan
ditandatangani pejabat yang berwewenang / Pimpinan kantor) yang dibuat oleh
instansi pemerintahan kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Prosedur Penanganan
Surat Keluar antara lain :
1. Pengkonsepan
Surat
Konsep
surat dipersiapkan terlebih dahulu oleh unit pengelolah atau masing – masing
staff penanggungjawab Dinas Pemuda dan Olahraga yang akan mengirim surat. Surat
yang dibuat oleh staff Dinas Pemuda dan Olahraga yang terdiri dari bermacam –
macam surat misalnya :
a.
Surat Undangan l. Surat Pengantar
b.
Surat Pemberitahuan m. Surat
Permohonan Bantuan
c.
Surat Keterangan n. Surat Tugas
d.
Surat Edaran o. Surat Pernyataan
e.
Surat Pengumuman p. Surat Peringatan
f.
Surat Ucapan Terima Kasih q. Surat Perintah Tugas
g.
Surat Perjanjian Kerja r. Surat
Pemberian Izin
h.
Surat Keputusan s. Surat Permohonan Izin
i.
Surat Pengusulan t. Surat Susulan
j.
Surat Kuasa u. Surat Panggilan
k.
Surat Berita Acara v.
Nota Dinas
2. Pemprosesan
Surat
Surat
yang telah siap diproses kemudian dinaikkan ke Kepala Bagian, setelah itu
dinaikkan ke Sekretaris selanjutnya dinaikkan lagi kepada Kepala Instansi untuk
ditandatangani, proses yang teliti ini dilakukan agar sejak dari staff yang
pertama menangani dapat diantisipasi apakah surat tersebut sudah benar atau
belum. Selanjutnya surat turun ke staff agendaris untuk dimintakan tanggal
pembuatan surat dan nomor surat sesuai kode masalah surat tersebut kepada staff
administrasi umum. Setelah itu surat baru dicatat dan atau diketik dalam buku
agenda surat keluar.
3. Pengiriman
Surat
Surat
yang sudah diproses oleh staff agendaris, kemudian difotocopy dan diarsip, baru
yang surat asli diserahkan kepada staff yang bertanggungjawab yang mengkonsep
surat keluar tersebut untuk dikirim. Pengiriman surat biasanya dilakukan oleh
staff Dinas Pemuda dan Olahraga itu sendiri.
Demikan
prosedur penanganan surat keluar di kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi
Jawa Tengah.
3.3.2.
Hambatan
yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Dinas Pemuda dan
Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Hambatan
yang dialami penulis selama melakukan pekerjaan tentang prosedur surat masuk
dan surat keluar pada kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
meliputi :
1. Permasalahan
pada surat masuk yaitu:
a. Surat
yang sering bolak – balik ke ruangan pimpinan dan sekretaris kantor untuk
pendisposisian, hal ini menyebabkan tidak efisien.
b. Ketika
Pimpinan Kantor menghadiri rapat ke luar atau sedang melaksanakan tugas
ekstern, banyak surat yang menumpuk dan tidak bisa segera diproses sebagaimana
mestinya.
c. Ada
surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada staff pengelola, disebabkan
adanya kekurangtelitian dalam pemprosesan surat.
d. Adanya
surat langsung naik ke Kepala Sub Bagian dan langsung turun atau
didistribusikan kepada staff pengelola, sebelum surat diagenda dan diarsip.
2. Permasalahan
pada surat keluar antara lain :
a. Jika
staff pengelola meminta nomor surat butuh ketelitian untuk mengamati
permasalahan surat.
b. Keterlambatan
dalam pengiriman surat yang disebabkan oleh ketidakhadiran Pimpinan Kantor.
3.3.3.
Cara
mengatasi hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di
Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
Dalam
menyikapi hambatan yang dihadapi penulis selama melaksanakan Praktek Kerja
(Magang), yang lebih memfokuskan pada penangangan surat masuk dan surat keluar
pada Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
Adapun
cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat masuk antara lain:
a. Pada
surat masuk untuk menghindari surat yang bolak – balik untuk meminta
pendisposisian, maka surat diserahkan kepada staff pengadministrasian terlebih
dahulu sambil menunggu surat masuk berikutnya.
b. Untuk
menghindari surat yang menumpuk, ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat
keluar, maka wewenang penandatanganan surat dilimpahkan kepada Sekretaris
Kantor.
c. Untuk
menghindari kehilangan surat sebelum pendistribusian, maka penulis dituntut
lebih teliti dalam kepengurusan surat masuk.
Adapun
cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat keluar antara lain:
a. Untuk
menghindari kesalahan pada pemberian nomor surat keluar, maka penulis dituntut
lebih teliti.
b. Untuk
menghindari keterlambatan surat pada pengiriman surat, maka wewenang
penandatangan surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.
3.4.
Pengetahuan,
Pengalaman, Kemampuan atau Ketrampilan yang penulis dapatkan selama pelaksanaan
Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah
3.4.1.
Pengetahuan
Dalam
pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) ini, penulis mendapatkan pengetahuan
mengenai pendistribusian, pengolahan dan penanganan surat masuk dan surat
keluar Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah.
3.4.2.
Pengalaman
Selama
pelaksanaan Praktek Kerja (Magang) di Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Jawa Tengah pengalaman yang penulis dapat mengenai dunia kerja yang
ada dilapangan, yang merupakan penerapan teori yang penulis pelajari selama
mengikuti kuliah di jurusan DIII Administrasi Perkantoran FISIP UNDIP selama
ini.
3.4.3.
Kemampuan
Kemampuan
yang penulis dapat dari penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas
Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah antara lain :
a. Tata
cara pengolahan surat masuk mulai dari penerimaan surat, pendisposisian surat,
pengadendaan surat dan pendistribusian surat kepada staff penanggungjawab
pengolah surat.
b. Tata
cara pengolahan surat keluar mulai dari pengkonsepan surat, pemprosesan surat
dan pengiriman surat kepada instansi yang dituju.
c. Kemampuan
mengoprasikan komputer dengan baik.
d. Kemampuan
mengklasifikasi surat, menurut sifat : surat biasa dan surat rahasia. Sedangkan
menurut urgensi : surat biasa, surat segera dan surat penting.
Surat
yang sifatnya segera atau penting harus segera ditangani.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dengan
adanya surat menyurat dapat mempermudah komunikasi secara tertulis untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Surat menyurat
merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menunjang
operasioanalisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah. Oleh karena
itu perlu adanya kegiatan administrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan
teroganisasi.
1. Terdapat
beberapa Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar diantaranya :
A. Prosedur
Penanganan Surat Masuk :
a. Menerima
Surat d. Pengisian surat
b. Pembacaan
Surat e. Menyortir Surat
c. Penelitian
Surat f. Mengagenda Surat
Masuk
B. Prosedur
Penanganan Surat Keluar :
a. Pengkonsepan
Surat
b. Pemprosesan
Surat
c. Pengiriman
Surat
2. Hambatan
prosedur surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Pemuda dan Olahraga
Provinsi Jawa Tengah meliputi :
A. Permasalahan
pada surat masuk yaitu:
·
Surat yang sering bolak – balik ke
ruangan pimpinan dan sekretaris kantor untuk pendisposisian, hal ini
menyebabkan tidak efisien.
·
Ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat
ke luar atau sedang melaksanakan tugas ekstern, banyak surat yang menumpuk dan
tidak bisa segera diproses sebagaimana mestinya.
·
Ada surat yang hilang sebelum
didistribusikan kepada staff pengelola, disebabkan adanya kekurangtelitian
dalam pemprosesan surat.
·
Adanya surat langsung naik ke Kepala Sub
Bagian dan langsung turun atau didistribusikan kepada staff pengelola, sebelum
surat diagenda dan diarsip.
B. Permasalahan
pada surat keluar antara lain :
-
Jika staff pengelola meminta nomor surat
butuh ketelitian untuk mengamati permasalahan surat.
-
Keterlambatan dalam pengiriman surat
yang disebabkan oleh ketidakhadiran Pimpinan Kantor.
3. Mengatasi
hambatan yang dialami dalam menangani surat masuk dan surat keluar di Dinas
Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa Tengah meliputi :
A. Adapun
cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat masuk antara lain:
o
Pada surat masuk untuk menghindari surat
yang bolak – balik untuk meminta pendisposisian, maka surat diserahkan kepada
staff pengadministrasian terlebih dahulu sambil menunggu surat masuk
berikutnya.
o
Untuk menghindari surat yang menumpuk,
ketika Pimpinan Kantor menghadiri rapat keluar, maka wewenang penandatanganan
surat dilimpahkan kepada Sekretaris Kantor.
o
Untuk menghindari kehilangan surat
sebelum pendistribusian, maka penulis dituntut lebih teliti dalam kepengurusan
surat masuk.
B. Adapun
cara untuk mengatasi hambatan pada penanganan surat keluar antara lain:
·
Untuk menghindari kesalahan pada
pemberian nomor surat keluar, maka penulis dituntut lebih teliti.
·
Untuk menghindari keterlambatan surat
pada pengiriman surat, maka wewenang penandatangan surat dilimpahkan kepada
Sekretaris Kantor.
4.2. Saran
Pada
proses penerimaan prosedur surat masuk, biasanya terdapat kesalahan dan tidak
ketelitian sehingga masih ada surat yang hilang sebelum didistribusikan kepada
staff pengelola. Cara untuk mengatasinya adalah sebagai seorang staff agendaris
yang bertugas menangani surat masuk harus teliti dan konsekuen dalam pengurusan
surat – surat tersebut, sedangkan untuk prosedur pengiriman surat keluar,
biasanya terdapat kesalahan pada pembuatan isi surat. Jadi sering terjadi naik
turunnya surat atau revisi dalam pembuatan surat keluar. Untuk mengatasinya
yaitu dengan memahami dan meneliti surat sebelum dinaikkan kepada pimpinan, dan
membuat template untuk beragam surat guna meminimalisir kesalahan.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Peraturan Gubernur
Jawa Tengah
Nomor 68 Tahun
2008 Tentang
Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata
Kerja Dinas Pemuda
dan
Olahraga
Provinsi Jawa Tengah.
Buku
Pembangunan Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Tengah Tahun
2011. Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Jawa
Tengah.
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern Dan Administrasi
Perkantoran.
Bandung:
Pustaka Setia
Saiman.
2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta:
Ghalia Indonesia.
Marjo,
Y.S. 2000. Surat – Surat Lengkap. Jakarta: Setia Kawan
http://dinpora.jatengprov.go.id/
(Diakses
tanggal 16 Maret 2016, jam 07.00)
http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.co.id/
(Diakses
tanggal 27 Maret 2016, jam 09.00)
(Diakses tanggal 3 April 2016, jam
08.00)
No comments:
Post a Comment